Hangimiz iyimser bir tahminle en az bir saat süren toplantılardan sıkılmıyoruz ki? Dikkatini bir konu üzerine en fazla 15 dakika ya da yarım saat odaklayabilen canlılar olduğumuzu düşünürsek uzun toplantıların verimliliği de eleştiriye açık hale geliyor. Elbette bir konu üzerinde düşünmek ve birlikte fikir üretmek toplanmaktan, beyin fırtınası yapmaktan geçiyor ama işin özü bunu çok da uzatmadan yapabilmekte. Peki, ideal toplantı süresi kaç dakika olmalı? 30 dakikalık toplantının gücü nedir?
Bregman Partners şirketi CEO’su Peter Bregman, bitmek bilmeyen ve çoğunlukla verimsiz geçen toplantılarla ilgili nasıl bir düzenlemeye gidebileceğini düşünmüş ve acaba bir toplantı sadece 30 dakika sürerse sonuç ne olur sorusuna odaklanmış. Zaman yönetimi adına aldığı bu karardan sonra hayatındaki değişiklikleri not alan Bregman’a göre stres azalıyor, azalan stres nedeniyle verimlilik artıyor, kişisel ilişkiler iyileşiyor ve kişi kendisine daha çok zaman ayırabilmenin tadına vardıktan sonra işine daha yenilikçi bir bakış açısıyla yaklaşabiliyor.
İşte 30 dakikalık toplantıların iş yaşamında verimliliğe katkıları:
- Kimse toplantıyı kaçırmak istemez. Zamanında gelir ve daha özenli bir katılım sağlar. Çünkü o odada sadece 30 dakika kalması gerektiğini bilir.
- Söylenenler daha değerlidir. Herkes kafasındakileri süre nedeniyle az ve öz şekilde ifade eder.
- Ne zaman biteceği belli olmayan toplantıya katılan kişi daha en başından demotive olduğundan toplantıya özenle hazırlanmaz. Oysa 30 dakikalık toplantıda herkes daha hazırlıklıdır.
- Odaklanmak daha hızlı ve kolaydır. Sistemli ve hızlı ilerleyen toplantıda detayları kaçırmak istemeyen katılımcı 30 dakika boyunca dikkat kesilir.
- 30 dakikanın dinamizmi nedeniyle ortam daha yaratıcı ve canlıdır. Herkes kafasındaki soruları hızlıca ifade eder, etkileşim yüksektir.
- Daha hızlı aksiyon alınır. Uzun süren, çoğunlukla sonuna doğru asıl konudan uzaklaşılan ve herkesin sorumlulukları ile ilgili kafa karışıklığı yaşayabileceği toplantıların aksine 30 dakikalık toplantılarda hızlı çözüm geliştirilir, herkes ne yapması gerektiğine dair daha net bir fikirle toplantıdan ayrılır.
- Herkes daha cesaretlidir. Uzun toplantılarda uzun uzun konuşulanları dinleyen ve bir yerde söz alma motivasyonunu yitiren katılımcı, 30 dakikalık toplantıda söz almaya daha isteklidir.
- Hiyerarşi yoktur. 30 dakika sürecek toplantıda süre nedeniyle herkes söz almak durumundadır. Bu nedenle yönetici daha kısa süre ve toparlayıcı bir şekilde konuşması gerektiğini bilir.
