Hepimiz sürekli olarak işlerimizin yoğunluğundan ve zamanın kısıtlılığından şikayet edip dururuz. Bitirmemiz gereken işler, teslim etmemiz gereken projeler, bunların yanında da her gün yapmamız gereken bazı rutin işler vardır.
Zaman yönetimi bize boşa geçen anlarımızı kazandırmayı ve bu yoğun tempoya ayak uydurmamızı sağlamayı amaçlar. Zamanı düzenli ve sistematik bir şekilde kullanabilmek, önemli işlere daha çok vakit ayırabilmek için rutin işleri daha az zamanda bitirebilmek, dahası iş dışında tüm hayatımızı aynı düzen içinde sürmektir.
Zaman yönetimi ve Kişisel Verim konusunda yirmi yıldır çalışan Dr. Donald Wetmore’un zaman yönetimine başlamak için ilk sekiz kuralı şöyle;
- Dokümanlarınızı düzenleyin. Artık çoğumuz kağıt karmaşası içinde boğuluyor olmasak da, bilgisayarlarımızın ‘My Documents’ bölümünde ya da ‘masa üstünde’ bir çok gereksiz doküman dağınık bir şekilde duruyordur mutlaka. Sıklıkla kullandığınız metinleri ya da bilgileri kolay erişilebilir bir yerde ve düzenli bir şekilde tutmalısınız.
- Tek bir takviminiz olsun. İnsanların farklı farklı ‘Yapılacaklar’ listeleri, ajandaları, aynalarının buzdolaplarının, panolarının üzerinde not kağıtları vardır. Bunlarla başa çıkmak çok zordur, bu yüzden iş hayatınız için bir adet, özel hayatınız için bir adet olmak üzere toplam en fazla iki adet takviminiz olmalı.
- Masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin. Dağınık insanlar zamanlarının büyük bir kısmını aradıklarını bulmakla ya da dikkatlerini dağıtan nesnelerle uğraşmakla geçirirler. Üst düzey yöneticilerin odasına girerseniz tertemiz bir masada çalıştıklarını görürsünüz, bunu başarılı olmalarının sebeplerinden biri sayabilirsiniz.
- Her zaman yeterli araç, gereçiniz olsun. Kalem , kağıt, ataç, zarf ya da sürekli olarak kullandığınız ofis gereçlerini arayarak vakit kaybetmeyin, her zaman ihtiyacınız olan gereçlerden yeterli sayıda bulundurun.
- Fiziksel ortamınızı çalışabilir bir hale getirin. Fax makinesini, dosyalarınızı, masanızın üzerindeki gereçlerinizi düzenleyin. Sürekli olarak kullandılarınızı elinizin altına, kullanmadıklarınızı ise gözünüzün görmeyeceği bir yere koyun.
- Fonksiyonel bir çanta hazırlayın. Özellikle çok seyahat ediyorsanız ya da sürekli ofis dışındaysanız çantanızı özenle hazırlamalısınız. Gideceğiniz yerde kullanacağınız eşyaların yanında, gerekli olabilecek şeyleri taşımakta da fayda var. Hesap makinesi, cep haritası, kalem, zarf, not kağıtları, pul?vs., neye ihtiyacınız olabilir ise. Ve trafikte sıkışıp kalma ihtimaliniz için üzerinde çalışabileceğiniz ya da okuyabileceğiniz bir şeyler bulundurmakta fayda var.
- Programlarınızı aksatmayın. İşiniz yüzünden sürekli olarak kendinizle, arabanızla, evinizle ilgili kontrolleri ihmal etmeyin, daha sonra başınıza çok daha büyük işler açılabileceğini unutayın.Şİmdilik ertelenecek işler gibi görünse de, sonunda birikerek baş edilemeyecek hale gelebilirler.
- Kontak isimlerinizi listeleyin. Gelecekte de işinize yarayacağını düşünerek iletişim ağınıza önem verin. Kontak isimlerin listesini ve ulaşabileceğiniz numaraları düzenleyin.
Unutmayın ki;
‘Zaman bazılarının düşündüğü gibi saatlere bölünmüş sabit bir yapı değildir.’
Boris Vian.