Motivasyon genel anlamıyla bir işi verimli bir şekilde yapma isteği olarak ifade edilmektedir. Her birey gerçekte motivasyon sahibidir. Önemli olan sahip olunan motivasyonun ofis ortamında da yüksek tutabilmesidir. Çalışan motivasyonunu yüksek tutmak, onları verimli çalışmaya teşvik etmek ve başarılarını ödüllendirmek de firmaların görevidir. Kimi zaman çalışanların motivasyonlarını yükseltmede yöneticilerinin yapabilecekleri çok şey olmasa da, bu konuda çalışanlara destek olunmalı ve işlerin etkin yapılmasını sağlayacak bir ortam yaratılmalıdır.
Motivasyon, insan kaynakları fonksiyonlarının en önemli olanlarından ancak uygulamada en fazla ihmal edilenlerindendir. Bunun nedeni ise motivasyonun öneminin çoğu firma ve yönetici tarafından yeterince farkedilmemesidir.
Her bireyin değişik kişilik yapısı olduğu için, motive edici faktörler de farklılık göstermektedir. Bu nedenle birçok değişik motivasyon etmeni vardır. Bu makalenin temel konusunu, çalışan motivasyonunun gayrımaddi yollardan sağlanmasını oluşturmaktadır.
“Para” çalışan motivasyonunda en etkili faktör olarak görülse de; firma için önemli olan ve firma başarısına direk katkıda bulunan çalışanlar için çoğu zaman maddiyat yeterli olmayabilir. Eğer çalışan yaptığı işten psikolojik ve sosyal bir tatmin almıyorsa, bir süre sonra para bu açığı kapatmaya yetmeyecektir. Yapılan işin kalitesi, geçerliliği ve kişiye kazandırdığı prestij bireyleri firmalarına bağlayan en etkili noktalardan biridir.
Psikologlar çalışan bireyleri altı ana gruba ayırıyorlar;
Esneklik,
Çalışanların önemli günlerinin hatırlanması,
Ofis/çalışma ekipmanlarının tamam olması, temiz ve düzenli çalışma ortamı sağlanması, vb,
Terfi veya daha üst seviyede bir projede çalışmak,
Ek tatil,
Bireylerin gelişimi için kurs veya beceri geliştirici bir seminerler,
Belirli aralıklarla kokteyl/şirket yemeği düzenlenmesi,
Şirket bülteni ve duyuru panoları ile çalışanlar ve şirket hakkında bilgi verilmesi.
Çalışanların yetkilerini ve sorumluluklarını arttırmak, özgür bir ofis atmosferinde daha yaratıcı ve daha verimli işler yapılmasını sağlayacaktır. Çalışanların üzerinde baskıcı bir denetleme mekanizmasının olması, her fikrin sürekli yöneticilere sorularak yapıldığı bir ofis ortamı, çalışanları oldukça zorlayıcı ve verimliliklerini azaltıcı bir niteliğe sahiptir. Kişilerde motivasyonun artması için denetimin uygun seviyede kalması gerekmektedir. Ayrıca bireye, onu motive edecek ve kendini gerçekleştirmesini sağlayacak yapıcı eleştiriler yöneltilmelidir.
Çalışanlar genellikle kendilerini belli bir rutine sokmayacak işleritercih ederler. Bu nedenle yapılan işlerin çeşitliliği büyük öneme sahiptir. Genellikle yeterli derecede iş çeşitliliğinin motivasyonu artırdığı kanıtlanmıştır. Bunun tersinin olduğu durumlarda bireylerde yapılan işten sıkılma, çabuk yorgunluk ve konsantrasyon eksikliği gözlemlenmiştir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta da, çok fazla çeşitliliğin olduğu durumlarda çalışanın “Bu kadar çok işle nasıl başa çıkacağım?” şeklinde düşünüp strese girebilme olasılığıdır. Bu iki durumunda dengelendiği koşullarda çalışanlar en yüksek motivasyon seviyesine sahip olacaklardır.
Terfi kendi başına çalışanların motivasyonlarını doğrudan etkileyen bir etmendir. Bunun temel nedeni, terfi alan çalışanın yöneticisi tarafından takdir edildiğini ve kendisine değer verildiğini hissetmesidir. Ayrıca çalışan çevresi tarafından saygı gördüğünü anlayacak ve kendini gerçekleştirdiğini hissedecektir. Terfi alan çalışan işine daha büyük bir şevkle yaklaşacak, kendine daha fazla güvenecek ve ilerde daha da başarılı olmayı isteyecektir; çünkü karşılığını alabildiğini görmüş olacaktır.
Çalışanların motivasyonlarının sağlanmasında çalıştıkları ofis ortamı da oldukça önemlidir. Ofisin temizliği, düzenli ve tertipli oluşu, ısısı, havalandırması, rutubeti gibi bütün bu özellikler çalışanların verimli olmalarında etkili etmenlerdir.
Firmalarda verimliliğin artması için yöneticiler gerekli düzeyde rekabeti desteklemelilerdir; çünkü rekabet işlerin yapılma hızını arttıracak, çalışanları şevklendirecek, onları daha çok çalışmaya itecek bir araçtır. Çalışanlar rekabeti verimliliklerini arttırıcı ve motivasyonları yükseltici bir araç olarak görürüler. Bunun nedeni de rekabetin olduğu bir şirkette bireylerin daha başarılı olmaları ve sonrasında saygı görme, prestij sahibi olma, kendini gerçekleştirme güdülerini tatmin etmeleridir. Yani rekabet motivasyonel bir araçtır.
Eğitim çalışanların motivasyonu yükseltmek için yöneticilerin kullandığı bir diğer araçtır. Şirketler belirli aralıklarla eğitim gereksinimlerini gözden geçirmeli ve çalışanlarına bu olanağı sunmalılardır. Çalışanların güncellenmiş bilgilerle donatılmaları, firmanın yeni gelişmelere uyum göstermesi ve günü takip edebilmesi açısından oldukça önem taşımaktadır. Kendilerine yeni bilgiler sunulan ve eğitilen çalışanlar sevgi görme ve ilgilenilme gibi sosyal içerikli gereksinimlerini karşılayabilirler.