Çalışanların yöneticilerinde olmasını bekledikleri özelliklerden biri, yöneticilerinin iyi bir dinleyici olmasıdır. Çünkü bu şekilde hem yönetici korkulan bir kişilik olmaktan çıkar, hem de yönetici-çalışan arasında dostça ilişki ve anlayış sağlanabilir. Ofis ortamı daha huzurlu ve yönetim daha etkin hale gelir. Kişilerarası iletişimin en önemli parçalarından biri, iyi bir dinleyici olabilmektir. Bu nitelik, yöneticilerin personelini anlayabilmesi için, önemli bir araçtır. Acaba siz iyi bir dinleyici misiniz?
- Karşınızdakinin konuşmasını o cümlesini bitirmeden kesiyor musunuz?
- Karşınızdaki kişi sizinle konuşurken, ona ne söyleyeceğinizi ya da herhangi başka bir konuyu düşünüyor musunuz?
- Konuşma esnasında az soru sorup, çokça yanıt vermeye mi çalışıyorsunuz?
- Hoşunuza gidenleri duyup, gitmeyenleri genelde dinlememe huyunuz var mı?
- Olumlu ya da olumsuz, kendi fikrinizi söylemek için karşınızdaki kişinin konuşmasını bölüyor musunuz?
Yukarıdaki sorulara verdiğiniz “evet” cevapları “hayır” cevaplarından fazlaysa, iyi bir dinleyici olduğunuz söylenemez. Belki siz de bu yönünüzü kabul etmeyenlerdensiniz; çünkü çoğu insan iyi bir dinleyici olduğunu düşündüğü halde, aslında bu konuda pek de yetenekli değildir.
Kendinizi bu konuda geliştirmeye başlamanız için öncelikle bu eksikliğinizi fark edip, kabul etmeniz gerekmektedir. İyi bir dinleyici olmayışınız, ofis ortamının dışındaki günlük hayatınızda da etkili olacaktır. Arkadaşlarınızın ve ailenizin bu konuda fikirlerini alın ve kendinizle ilgili objektif bir yorum getirmeye çalışın. Aşağıda, bu konuyla ilgili bazı ipuçları bulacaksınız..
Dikkatinizi yoğunlaştırın
Dikkatinizi karşınızdaki kişiye yoğunlaştırmak, hem en önemli hem de uygulanması en zor olan konuşma niteliğidir. Karşınızdaki insan sizinle konuşmaya başladığında, o ana odaklanmak, onun size anlattıklarından başka bir şeye dikkat etmemek ve başka birşey düşünmemek oldukça zordur. Karşınızdaki kişinin sizi cidden dinleyip dinlemediğini anlamanız kolaydır. Bu nedenle sizinle konuşan kişi de sizin onu dinleyip dinlemediğinizi anlayacaktır. Konuşma esnasında aklınıza herhangi bir soru gelirse soruyu not edin ve karşınızdaki kişinin konuşmasını bölmemeye özen gösterin; çünkü konuşmaya herhangi bir müdahale, konunun dağılmasına ve karşınızdaki kişinin anlatmak istediklerini tam anlamıyla anlatamamasına neden olabilir. Kimi zamansa sizin düşüncelerinize tamamen ters ve hatta sizi sinirlendirebilecek sözler duyabilirsiniz. Bu durumda da yapılması en doğru davranış; sakin olup, konuşmanın bitmesini beklemektir. Bu çoğumuz için zordur; çünkü çoğumuz karakteriniz gereği ile çabuk sinirleniyor olabiliriz. Yine de karşınızdakinin anlattıklarını sonuna kadar dinlemek daha doğru ve yapıcı olacaktır.
Mimiklerinizi kullanın
Mimikler ve beden dili kişilerarası iletişimde oldukça önemlidir. Karşınızdaki kişiye konuşulan konu ile ilgilendiğinizi göstermek için göz teması kurmak, ilginizi çeken kısımlarda veya onayladığınız durumlarda başınızı sallamak, gülümsemek konuşan kişiyi cesaretlendirecektir. Bu tip bir pozitif etkileşim hissedemeyen çalışan, sizi bir tehdit olarak görecek ve belki firma için çok faydalı olabilecek yeni fikirlerini sadece bu yüzden dile getirmeye çekinecektir.
Sessiz kalabilmeye alışın
Konuşmadığınız zamanlar daha etkili bir dinleyici olacağınızı aklınızdan çıkarmayın. Konuşmayı bölmeden dinlemenin bir diğer faydası da konuştuğunuz an sizin söyleyeceklerinizin öneminin artacağıdır; çünkü her vurgunuz, uzun bir dinleme ve değerlendirme aşamasından sonra karşınızdakine bir ünlem gibi gelecektir.
Sıra size geldiğinde yapmanız gereken en önemli şey, karşınızdakinin anlattıklarını belli bir süre ölçüp değerlendirdikten sonra yanıtlamak olmalıdır. Acele cevap vermekten kaçının. Aktarılan konuda tam anlamıyla belirginleşmemiş veya aklınıza yatmayan bölümler varsa, karşınızdakine konuyu netleştirmek için doğru soruları sorabilmelisiniz. Doğru soruları sorarken;
- Nasıl ve neden soruları sormaya özen gösterin. Yanıtının “evet” ve “hayır” olarak verildiği sorular etkili olmayacaktır.
- Bir sorun hakkında konuşuluyorsa, “ben” şahısıyla kendinizi olaylara dahil ederek, karşınızdakini rahatlatın.
- Eğer karşınızdakini zorlayacağına inandığınız bir soru soracaksanız, bunu yumuşak ve nazik bir ifadeyle yapın.
Düşünce farklılıklarına açık olun
Kendi inançlarına ve değer yargılarına ters düşen fikirlere karşı gelmek ve tepki göstermek insanın yaradılışında vardır. Bu tip konular konuşulduğunda çoğu insan genellikle, karşısındakinin anlatmak istediklerine algısını kapatır. Bunu siz de yapıyorsanız, bir şekilde açık fikirli olmaya çalışın ve önce dinlemeyi deneyin.
İyi bir dinleyici olmak sabır ve pratik gerektiren bir süreçtir. Sadece çalışanlarınız değil, müşterileriniz ve çevreniz de iyi bir dinleyici olmamanızdan sıkıntı duyabilir. Başarılı bir diyalog aynı zamanda başarılı iletişim gerektirdiğinden kendinizi bu yönde geliştirmeniz her zaman için sizin yararınıza olacaktır.
Empati kurmayı deneyin
Sizinle önemli olduğunu düşündüğü bir konu hakkında konuşmaya gelen çalışanınızdan hiç hoşlanmıyor olabilirsiniz ama iyi bir dinleyici olmak için, objektif olmanız gerekiyor. Bu noktada empati kurmaya çalışın; mümkün olduğunca kendinizi onun yerine koyarak düşünmeyi deneyin. Karşınızdaki kişiden hoşlanmadığınızda, onun size ters gelen bir tek lafı, tüm konuşmayı kesip, ona olan öfkenizi göstermeniz için yeterlidir; ama bu davranış biçimi, çağımız lider yönetici modeline uymamaktadır.
Karşınızdakinden öğrenmeyi deneyin
Her diyalog, karşınızdaki kişinin karakteri ile ilgili fikir edinebileceğiniz bir kaynaktır. Bu yönüyle diyalog, kişileri anlamak için kullanılabilecek bir araç olarak da görülebilir. Eğer önyargısız ve açık görüşlü bir şekilde karşınızdakini dinlerseniz, onunla ilgili çok şey öğrenebilirsiniz.