İçinde bulunduğumuz küresel mali kriz nedeniyle yurt dışı talebinin daralması Türkiye’de bazı firmaları olumsuz etkiledi. Böyle bir dönemde hatırlanması gereken en önemli tecrübe ise, krizi aşmada ve sonrasında yaşanacak hızlı büyümeyi sürdürmede, bilgi sistemlerinin sağladığı etkin destektir.
Krizler ekonomide bozulan bazı dengelerin yerine gelmesini sağlayan, çok sert düzeltmelerin yaşandığı ve bazı temel varsayım ve gerçeklerin değiştiği zorlu anlardır. Ancak bazı firmalar krizlerde kendilerine büyüme fırsatı yaratmayı başarırlar. 1994 ve 2001 krizleri sırasında işlerini iyi yöneten firmalar, ellerindeki nakdin normal zamandan çok daha değerli olması sayesinde, daha uygun koşullarla yatırım yapmış, kriz esnasında büyümüşlerdir. Kriz zamanı büyümüş bu tür firmalar, kriz baş gösterdiğinde hemen nakde döndüklerini, mevcut işletme sermayelerini küçülterek nakit stokunu arttırdıklarını ve ellerindeki bu nakit ile kriz sonrası en yüksek getirisi olacağını düşündükleri alanlara yatırım yaptıklarını belirtiyorlar.
Maliyetlerinizi azaltın
Daralan talep ile birlikte, arz-talep eğrisinin kesişim noktası daha düşük bir fiyatta gerçekleşecektir. O yüzden sunduğunuz ürün ve hizmetleri daha düşük fiyata satmak zorunda kalacaksınız. Karlılığınızı devam ettirebilmenin tek yolu maliyetlerinizi düşürebilmektir. Müşterilerimiz arasında bu alanda çok yaratıcı firmalar bulunuyor. Örneğin, bayi kanalı ile satış yapan bir müşterimiz, dört kişilik bir departman ile bayilerinin sipariş ve sevkıyat işlerine destek olmaktaydı. Bu departman tüm gün boyunca bayilerden gelen ellerindeki stok, sipariş teslim zamanı, yeni sipariş, sipariş değişikliği, sevk adresi değişikliği gibi bilgileri sisteme girerek, bayi kanalına hizmet vermekteydi. Firma tüm bu süreçleri tek bir merkezi yazılımda toplayıp, sistemi bayilerine internetten açtı. Bayiler internetten sorgu, yeni sipariş girişi, sipariş değişikliği ve sevk durumunu takip eder hale geldiler. Her sabah, kendi siparişleri ile ilgili durumu bildiren e-bülten ile bilgilendirilmeye başladılar. Bayilere destek veren departman çalışanları da, coğrafi yayılımı genişletmek amacıyla kurulmakta olan bölge müdürlüklerindeki insan kaynağı ihtiyacını karşılamak üzere, katma değerli işlere yönlendirildiler.
Çalışan verimliliğinizi arttırın
Benzer bir durum bağlı bulunduğu grubun tüm ihracatını yönetmekte olan bir başka müşterimiz tarafından da uygulandı. Firma yurt dışındaki satış temsilcileri ile grubun ürettiği tüm ürünlere müşteri bulmaya çalışıyordu. Potansiyel müşteri çıktığında, teklif oluşturmak için navlun ve gümrük giderlerinin doğru hesaplanması, işi alacak kadar düşük, ama kar edecek kadar yüksek fiyat verilmesi için ayrıntılı çalışmalar yapılması gerekiyordu. Hem satış temsilcileri hem müdür ve şef pozisyonundaki çalışanlar vakitlerinin büyük bölümünü, bu hesaplamalara harcıyordu. Sipariş alınırsa, ilgili fabrikalarda üretimi takip etmek, temin edilen ürünlerin sevk programlarını yapmak, ihracat ve gümrük belgelerini oluşturmak da yine aynı personelin görevleri arasındaydı. Firmanın genel müdürü, personelin bu hesaplamalar ve belgelerle uğraşmaktan, asıl işleri olan satış ve pazarlamaya odaklanamadıklarını fark ederek, tüm fabrika ve satış ofislerini merkezi bir sistemde birleştirme kararı aldı. Bu sistem ile teklif oluşturmak için gerekli navlun hesaplamaları, proforma faturalar ve gümrük belgeleri otomatik olarak çıkartılmaya başlandı. Eskiden yarım gün süren teklif hazırlama işlemi beş dakikaya indi. Bu sayede müdür ve şefler sadece yeni müşteri bulma ve ürünlerini yeni pazarlara tanıtmaya odaklanarak, iki sene içinde cirolarını iki kat arttırdılar.
Gelirinizi arttırın
Geliri arttırmak için de bilgi teknolojilerinden yaratıcı modeller çıkartmak mümkün. Çok kolaylıkla devreye alınabilecek sadakat programları ile, mevcut müşterilerinizin alımlarını takip ederek, sizi her tercih ettiklerinde onları ödüllendirebilirsiniz. Örneğin bir yolcu taşıma şirketi, her bilette gidilen kilometrenin yüzde 10’unu ödül olarak müşterisinin hesabında biriktirerek, müşterisinin başka bir seyahatinde kullanmasını sağlayabilir. Bu alandaki bir örnekte, bilgi teknolojileri ile müşteri seyahat alışkanlıklarını takip ederek, doluluk oranı düşük seferler için yüzde 25 – yüzde 50 indirimle bilet teklif edildi. Bunu yapan kuruluş bir yıl içinde altı milyon dolarlık ek gelir elde edeceklerini hesaplamaktadır.
Çalışanlarınızı motive edin
Kriz dönemlerinde çalışanların motivasyonun sağlanması da zorlaşır. Her ne kadar şirketler işten çıkarmaları son önlem olarak düşünseler de, en azından yeni personel alımı iptal edilmekte, bu da mevcut personelin iş yükünü arttırmaktadır. Yukarıda örneklerini verdiğimiz, sipariş alan, değişiklik yapan, standart belge üreten çalışanların iş yükü bu tür merkezi sistemler ile ortadan kaldırılabilir.
Böyle merkezi bilgi sistemlerine geçiş sırasında destek bölümlerinde çalışan ve kariyer imkanı kısıtlı çalışanlar için de yeni fırsatlar çıkmaktadır. Sistem mantığı ile düşünebilen, birimler arası bilgi akışını kavrayan ve yönetimin hedeflerine ulaşmasına katkıda bulunan personel bu tür projelere daha kolay adapte olarak, öne çıkabilmektedir. Çoğu firma bu tür çalışanları, proje esnasında kritik görevlere getirerek, yeni ve farklı kariyer imkanları yaratabiliyor. Bir müşterimizin genel müdürü bu durumu “Yöneticinin görevi çalışanlarının sahip olduğu potansiyeli görebilmektir. Eğer çalışanların üzerlerinde fark edilmelerini zorlaştıran toz tabakası kaplanmışsa, o tozu fark etmek ve silmek yöneticinin görevidir. Bu tür kapsamlı projeler çalışanların üzerlerinde biriken tozu süpürmek ve potansiyel sahiplerini ortaya çıkarmak için büyük fırsatlardır” diye özetlemişti.
Yeni hizmetler bulun
Talep daralması nedeniyle, ürün ve hizmetlerden planlanan gelir elde edilemiyorsa, en hızlı çözüm planlanmayan gelirler yaratmak olabilir. Planlanmayan gelirler, popüler ismi ile yenilikçi yaklaşımlar sayesinde orta ve uzun vadede geliştirilebilir. Ancak bilgi sistemleri kısa vadeli çözümler sunabilir. Örneğin lojistik sektöründe bir müşterimiz, kurmuş olduğu güçlü bilgi sistemleri alt yapısı ile, müşterilerinin sadece ürünlerinin nakliyesini gerçekleştirmek yerine, müşterisi adına giriş kalite kontrol, depo yönetimi ve müşterisinin kendi mağazalarında ki ürün stok takibi ve stok yenileme süreçlerini gerçekleştirmeyi teklif etti. Hatta kendi kullandığı bilgi sistemlerini, bu tür gelişmiş alt yapısı olmayan firmalara kiralama mantığı ile açmaya karar verdi. Ay içinde yapılan toplam iş hacminin yüzde 10’u kadar bedelle donanım, yazılım ve bakım hizmetlerini sundu.
Ne ekersen onu biçersin
Genelde en çabuk sonuç veren gelir attırma yöntemi, artan gelirden çalışanlarınıza pay vermektir. Nasıl sadakat programları ile sürekli gelir yaratan müşterilerimizi ödüllendiriyor ve bize gelir yaratmaya devam ettikleri müddetçe onlara ek bazı avantajlar sağlıyorsak, çalışanlarımızı da, şirket hedeflerine uygun yaptıkları satışları takip ederek, kompleks prim sistemleri ile ödüllendirebiliriz. Örneğin, çalışanlarınızın yapmış olduğu satışları ürün grubu, satış kanalı, coğrafi bölge, ortalama ödeme vadesi ve zamanında tahsilat oranı gibi alt açılımlar ile takip ederek, şirketin elde ettiği gerçek kazanımlar oranında prim teklif edebilirsiniz. Bir müşterimiz, oluşturduğu çok boyutlu prim sistemine ‘Ne ekersen onu biçersin’ adını verdi ve çalışanlarının ne ektiğini ölçebilmek için kurumsal yazılım yatırımı gerçekleştirdi. Çalışanlarının aylık primini hesap ederken, toplam yaptıkları satış, bu satışın bir önceki yılın aynı ayına oranı, yapılan satışın ödeme vade ortalaması, müşterilerinin zamanında ödeme performansı gibi farklı kriterler hesaba katıldı. Bu sayede çalışanların şirkete kazandırdıkları olabildiğince net ortaya konarak, bu kazanımlardan pay sahibi olmaları sağlandı. Çalışanların çıkarı ile şirketin çıkarı aynı paralelde birleştirilerek, şirket gelirlerinde her sene yüzde 50 artış elde edildi. Bilgi teknolojilerini stratejik bir unsur olarak gören ve bu sistemler ile yapabilecekleri hakkında vizyon sahibi yöneticiler, şirketlerini de krizden büyüyerek çıkarmayı başaracaklar. . .
Kriz zamanında ek yatırım yapmadan mevcut kaynakları ile yola devam etme kararında olan firmalar için yönetim danışmanları dört adımdan oluşan bir plan öneriyorlar:
Maliyetlerinizi Kontrol Altına Alın
Mevcut Müşterileriniz ile İlişkilerinizi Geliştirin
Yeni Pazarlar Yaratın
Yeni Katma Değerli Hizmetler Sunun
Bu planın her adımını bilgi teknolojileri uygulamaları ile destekleyerek, kısa zamanda krizin olumsuz etkilerinden kurtulmayı başarabilirsiniz.
Kariyer Dergi Ocak 2009