Aras Kargo 2010 yılında “Sanal Şube”, “Aras’ı Geleceğe Taşıyanlar”, “Öğretmenlerimizi Arıyoruz” gibi birçok İK projesini hayata geçirdi. Aras Kargo İK Genel Müdür Yardımcısı Gülçin Poyraz, çalışan aidiyetini, doğru bilgi akışını arttıran ve eğitim ihtiyaçlarına yönelik İK projelerine öncelik verdiklerini söylüyor.
8200 çalışana sahip olan Aras Kargo, kalabalık bir İK departmanına sahip. Genel müdürlükte 15 kişi ve Bölge Müdürlüklerinde 38 kişi olmak üzere 53 kişi İK departmanında görev yapıyor. Aras Kargo İK departmanı; Seçme & Yerleştirme ve Organizasyonel Gelişim, Ücret Yönetimi ve Özlük İşleri, Eğitim birimleri olmak üzere 3 farklı birim olarak faaliyet gösteriyor. Aras Kargo İK Genel Müdür Yardımcısı Gülçin Poyraz, yürüttükleri İK faaliyetlerine yönelik sorularımızı yanıtladı.
İşe alımlarda aradığınız genel özellikler neler? En çok istihdam yarattığınız pozisyon için örnek verir misiniz?İşe alacağımız adaylarda aradığımız ortak özellikler, pozisyonun gerektirdiği tecrübe ve yetkinliklerle beraber şirketimizin kurum kültürü ve değerleriyle uyumlu kişilik özelliklerine sahip olunması. Sektörün özelliği gereği ağırlıklı olarak istihdamı mavi yaka tabir ettiğimiz kurye, sürücü ve müşteri hizmetleri sorumlusu pozisyonları için gerçekleştiriliyoruz. Ancak bunun yanı sıra büyüyen bir organizasyon olduğumuz için geleceğin yönetici adaylarını bugünden seçiyor ve tüm Türkiye genelinde bu tür seçme yerleştirme faaliyetlerini sürdürüyoruz.
İşe alım süreciniz hakkında bilgi verir misiniz? İlanının verilişinden itibaren ne kadar sürede işe alımı sonuçlandırıyorsunuz?Şirketimizin işe alım süreci araskargo.com.tr ve Kariyer.net aracılığıyla ilan yayınlanmasıyla başlıyor. Başvuruların incelenmesi, sıralı mülakatlar, kişilik envanterleri yapılmasıyla devam ediyor. Teklif yapılacak adaya referans kontrolü, ücret belirleme çalışmasının yapılması ve yazılı iş teklifinin adaya sunulmasıyla sonuçlanıyor. Ayrıca şirket kültürümüzün temelini “insana verilen değer” oluşturuyor. Bu anlamda sürecin sonunda bizi tercih edip, bize başvuran her adaya mutlak suretle başvuru sonuçlarıyla ilgili geri bildirimler veriliyor. Çünkü bizim için olumsuz aday yok; karşılıklı beklentilerin uyuşmadığı adaylar var. Mavi yaka personel istihdamı ortalama bir hafta içerisinde beyaz yaka personel istihdamı ise ortalama 3 hafta içerisinde sonlandırıyoruz.
Oryantasyon sürecinden bahseder misiniz?Aras Kargo’ya yeni katılan herkes, şirketin eğitim şubelerinde ve bölge müdürlüklerinde, eğitim yönetmeliği çerçevesinde; süresi ve pozisyonuna göre değişen oryantasyon eğitimine tabi tutuluyor. Türkiye genelinde farklı illerde toplam 56 eğitim şubesi bulunuyor. Bu süre içerisinde eğitim şube personeli oryantasyon eğitim kılavuzu içeriğine sadık kalarak yeni katılımcıların şirkete uyumuna ve kazandırılmasına yardımcı oluyor. 2010 yılında teorik ve pratik eğitimin aynı anda verilmesi, kuruma aidiyetin arttırılması ve başlangıçta doğru bilgi aktarımı amacıyla merkezi lokasyonlarda “Sanal Şube” projesi gerçekleştirildi, 2011 yılında hayata geçirilmesine karar verildi. Aras Kargo’da oryantasyon süreci şubelerden başlayıp, bölge müdürlükleri, transfer merkezi müdürlükleri ve genel müdürlük olmak üzere 4 adımda gerçekleşiyor.
Aras Kargo Hakkında
Aras Kargo İK Departmanı 2002 yılında kuruldu
2009 yılı işe alım: 1400
Çalışan sayısı: 8200
En çok işe alım yapılan pozisyonlar: Kurye, sürücü, müşteri temsilcisi
Eğitim süresi: Yıllık ortalama 10 saat
Stajyer sayısı: 2009 yılında 55 öğrenci
Eğitimlerden faydalanan çalışan sayısı: 3276
Çalışan motivasyonunu artırmak için yaptığınız çalışmalar neler? Aras Kargo’da tüm takım üyeleri, eğitim şubelerinde ve bölge müdürlüklerinde, eğitim yönetmeliği çerçevesinde; süresi ve pozisyonlarına göre değişen oryantasyon eğitimine tabi tutuluyor. Kurumumuz için “sürekli öğrenme” en temel yetkinliklerimizden biri. Bu nedenle özellikle fonksiyonel eğitimlere ağırlık veriyoruz ve sıkça uyguluyoruz. Ayrıca kişisel ve yönetimsel yetkinliklerimizin geliştirilmesi için de kurumumuza özgün eğitim programları tasarlayıp uyguluyoruz. Her yeni üyemizin şirket kültürümüze uyum sağlayabilmesini ve görev aldığı birimin işlerini öğrenebilmesini sağlamak için de yoğun ve yapılandırılmış bir oryantasyon programı uyguluyoruz.
Değişimi seven yeni jenerasyon çalışanlarınızı elde tutmak için İK olarak ne gibi çalışmalar yapıyorsunuz? Çalışanların aidiyet duygularını arttırmak amacıyla kendilerinin yetkinliklerini arttıracak, kişisel gelişimlerine katkı sağlayacak programlar organize ediyoruz. Faaliyetlerini devam ettirdikleri fonksiyonlarının yanı sıra farklı projelerde farklı kişilerden oluşturulan proje gruplarında çalıştırılıyor. Projeler belli süreler sonunda üst yönetime sunuluyor ve onaylananlar hayata geçiriliyor. Ayrıca bu kişileri Ar-Ge ve İnovasyon çalışmalarının içersine de katarak gelişimlerine katkı sağlıyoruz.
Çalışan eğitimine özel uygulamalarınız var mı? En çok hangi departmanlara yönelik eğitimler düzenliyorsunuz?Çalışanlar eğitim olanaklarından adil ve eşit oranda faydalanıyor. Ancak bütçe paralelinde belirli önceliklendirmeler yapılıyor. Bu çerçevede 2010 yılı daha ziyade müşteriye dokunan noktalarda çalışan personelin eğitimine öncelik verilen bir yıl oldu, 3276 çalışanımız eğitimlerden faydalandı. Eğitimler, 2010 dönemi itibariyle sertifika programı şeklinde gerçekleştirildi. Kasım 2009 tarihinde başlayan ve Haziran 2010’a kadar devam eden Yönetici Geliştirme Sertifika Programı, “Aras’ı Geleceğe Taşıyanlar” olarak isimlendirildi. Bu program Aras Holding grup şirketlerinden 24 orta kademe yönetici için tasarlanmış 240 saat süren mini MBA programı olup BÜYEM’de (Boğaziçi Üniversitesi Yaşamboyu Eğitim Merkezi) gerçekleştiriliyor. Ayrıca kişisel gelişim, müşteri ilişkileri, satış-pazarlama konularında da kuryeler için “10 Numara Kurye Sertifika Programı”, Müşteri hizmetleri sorumluları için “Müşteri Memnuniyetinde Mükemmellik Sertifika Programı”, yönetmenler için “Şube Yöneticiliğinde Mükemmellik Sertifika Programı” 12’şer saat olarak tasarlanmış olup ve çözüm ortaklığı yaptığımız üniversitelerle ortak olarak çalışanlara sunuluyor. 2008 dönemi başından beri genel müdürlük personelimiz için yaşam kalitelerini arttırmak amacıyla “-1 de +1 Şeyler” adı altında “Bilinçlendirme Seminerleri” organize ediliyor. Seminer konusu seçiminde güncel sağlık konuları tercih edilmekte olup; Cilt Analizi ve Cilt Bakımı, Sigarayla Savaş, Kadın Sağlığı seminerleri organize edildi. Benzer başlıklardaki seminerler yıl içerisinde devam ediyor.
MT programınız hakkında bilgi verir misiniz?
MT işe alım sürecine araskargo.com.tr ve kariyer.net aracılığıyla ilan yayınlanmasıyla başlıyoruz. Başvuruların incelenmesi, sıralı mülakatlar, kişilik envanterleri yapılmasıyla devam ediyoruz. Süreci teklif yapılacak adaya referans kontrolü, ücret belirleme çalışmasının yapılması ve yazılı iş teklifinin adaya sunulması ile sonuçlanıyoruz. Şirket bünyesine Management Trainee (MT) ve Saha Yönetici Adayı olarak seçilen kişilere özel gelişim programları eğitim bölümü tarafından tasarlanıyor. Gelişim planları oryantasyon sürecinden başlatılmış olup ara değerlendirme toplantıları ve periyodik gerçekleştirilen proje grup çalışmaları sonuçlarına göre eğitim ve gelişim planları sürekli ihtiyaca özel yapılıyor. Eğitim süreci esnasında her MT’nin gelişiminden sorumlu mentorlar belirleniyor. Belirlenen mentor, kişinin kurum kültürüne adaptasyonun sağlanması ve gelişimlerinin takibi için MT ile sürekli iletişim içerisindedir ve belirlenen dönemlerde eğitim bölümüne değerlendirme raporu gönderiyor. MT programıyla aramıza katılan arkadaşlarımız tüm fonksiyonlarda minimum 3 ay çalıştırılarak her süreçten haberdar hale getirilerek bu sürecin sonucunda kargoculuk konusunda tam donanımlı hale geliyorlar.
Geçtiğimiz yıl gerçekleştirdiğiniz memnuniyet anketiniz sonucunda ne gibi çalışmalarınız oldu bahseder misiniz?
2009 Çalışan Memnuniyeti Anketi sonucunda ilk sıralarda yer alan beklentiler doğrultusunda yeni bir ücret yönetimi sistemi kuruldu. Aras Akademi çatısı oluşturularak Türkiye genelinde üniversite işbirlikleriyle tüm çalışanlar için ihtiyaçları doğrultusunda sertifika programları hayata geçirildi. Sertifika programları başarı puanları Performans Yönetim Sistemi’nin bir parametresi haline getirildi ve terfilerde dikkate alınmaya başlandı.
Aras Akademi’nin yapısı güçlendirildi
“Öğretmenlerimizi Arıyoruz” projesini 2010’da hayata geçiren Aras Kargo, bu projeyle Aras Akademi’nin öğretmen eksikliklerini tamamlıyor.
10 üniversiteyle işbirliği
Şirketimizin gelişim programlarının standardını oluşturmak, ölçülebilirliği sağlamak amacıyla 2009 yılının sonunda Aras Akademi’nin temelleri atıldı. Aras Akademi; kargo taşımacılığı alanına sunduğu modern ve çağdaş eğitim-öğretim ortamıyla, akademik ve mesleki bilgi birikimine sahip, donanımlı ve deneyimli eğitmenleriyle çağdaş, ayrıcalıklı, sürekli eğitim-öğretim, Ar-Ge ve inovasyon hizmeti veriyor. Aras Akademi eğitimlerinin etkinliğinin ölçülmesi ve eğitimlerin iş yapış biçiminde olumlu katkısının gözlemlenebilmesi adına eğitimi tamamlanan personeli, genel müdürlük eğitim uzmanları yerinde ziyaret ediyor ve değerlendiriyor. Herhangi bir ihtiyaç oluşması halinde “Yerinde Eğitim Uygulaması” yapılıyor. Aras Akademi Platformu’nda sağlanan 10 Üniversite işbirliğiyle şube kadrolarımızın tamamına, bölge müdürlerimize, transfer merkezi yöneticilerimize, denetim ekibimize ve genel müdürlük birim yöneticilerine uzun soluklu eğitimlerle sertifikalar veriliyor. Ayrıca genel müdürlük çalışanlarımız için yabancı dil eğitimleri gerçekleştiriliyor.
2010 yılına özel projeHer dönemin başında iç eğitmen havuzunu zenginleştirmek ve yeni katılımlar sağlamak için Eğitim Bölümü tarafından tüm çalışanlara bilgilendirme yapılıyor. Örneğin; 2010 döneminde Aras Akademi çatısı altında “Öğretmenlerimizi Arıyoruz” sloganıyla bir kampanya yapıldı ve aramıza yeni katılımcılar eklemek için genel bir duyuru yayınlandı. Gönüllülük esasına dayanan bu platformda iç eğitmenler, çalışanların teknik bilgi, beceri ve mesleki yeterliliklerinin gelişimi için tasarlanmış Mesleki Gelişim ve Ürün Eğitimleri’nin gerçekleştirilmesinde görev alıyorlar. Aras Akademi İç Eğitmen Havuzu’nda yer almak isteyen çalışanlar, yapılan mülakatlardan sonra uzmanı oldukları alanıyla ilgili, kendilerinin tercih ettiği bir konuda eğitim hazırlayıp, Aras Akademi eğitim kadrosuna sunuyorlar. Sunum sonrası eğitmen olmaya yetkin ve yeterli görünen adaylar eğitici olarak eğitilerek eğitmen havuzuna dahil ediliyor. Böylece iç eğitmen olmak isteyen çalışanların profesyonel olarak bu platformda yer almaları destekleniyor ve bilgi alabilecekleri, beceri kazanabilecekleri, hali hazırda bu mesleği yapan kişilerle tecrübe paylaşımında bulunabilecekleri bir ortam oluşturuluyor.
İK projeleri hız kesmiyorİnsan Kaynakları Yönetimi olarak intranet üzerinden İK portalı oluşturmak ve çalışanlarımızın tüm ihtiyaçlarını (Kişiye özel bordro, Sağlık Belgesi, gibi) sistem üzerinden karşılamayı hedefliyoruz. Ayrıca eğitim bölümüne dair, eğitim portalı oluşturarak, oryantasyon eğitimlerini simülasyon merkezlerinde gerçekleştirmek ve mevcut eğitim sürecimizde sürekli iyileşme felsefesiyle ilerlemesini sağlamak istiyoruz. Her yöneticimizi gönüllü İnsan Kaynakları Temsilcisi yapmak ve İnsan Kaynakları Departmanının yönetim felsefesini tabana yaymak en büyük hedefimiz. En büyük sloganımız “İnsan Kaynakları işi sadece İK’ya bırakılamayacak kadar önemli bir iştir.”
