BSH Profilo İnsan Kaynakları Departmanı, bordro işlemleri için Eczacıbaşı Bilgi İletim’le bir dış kaynak kullanımı anlaşması yaptı. Yeni sistemle, çalışanların bordro ve gelişim süreçleri elektronik ortamda takip edilecek. Uygulamayla ilgili sorularımızı, BSH Profilo’dan proje sorumlusu Melike Uslu’ya yönelttik. BSH Profilo Elektrikli Gereçler Sanayi AŞ, çalışanlarının bordro ve gelişim süreçlerini bir insan kaynakları yönetimi sistemiyle takip etmek amacıyla yeni bir proje başlattı. Ekim sonunda tamamlanması planlanan proje, Eczacıbaşı Bilgi İletim’in danışmanlığında gerçekleştiriliyor. BSH PEG projesi kapsamında, SAP R/3 İnsan Kaynakları (SAP R/3 HR) çözümünün içerdiği personel yönetimi (SAP HR PA) ile bordro ve personel gelişimi (SAP HR PD) modülleri uyarlanacak.Bu uygulama nasıl avantajlar sağlıyor?
SAP R/3 çözümü, insan kaynakları yönetiminde BSH PEG’ye pek çok avantaj sağlayacak. Personel yönetimi kısmında, çalışanın sicil bilgilerinin tutulması, bordro hesaplamalarının yapılması, çalışana ait bilgilere dayanarak işverenin vermekle yükümlü olduğu yasal raporların alınması ve çalışan masraflarının planlanması gerçekleştirilecek. Personel gelişimi kısmında ise çalışanın nitelik ve yetkinliklerinin takibi, kariyer ve yedekleme planlamalarının yapılması, çalışanın eğitim ve toplantı aktivitelerine katılımının ve sonraki işlemlerin gerçekleşmesinin sağlanması ile başvuru süreçlerinin takibi mümkün olacak.
Nasıl uygulanacak?
BSH PEG’nin insan kaynakları yönetimi projesi, dört aşamada yaşama geçirilecek. Buna göre, ilk etapta proje eğitimleri verilerek proje ekibinin SAP R/3 HR PA, Bordro ve PD sistemlerinin özelliklerini öğrenmeleri ve uyarlamaları sağlanacak. Daha sonra, kavramsal tasarım yapılacak. Bu aşamada, şirketin tüm insan kaynakları süreç ve raporları analiz edilecek; SAP HR PA, Bordro ve PD sistemlerinin nasıl uyarlanacağı belirlenecek ve süreç uyarlamaları, bir rapor haline getirilecek. Detay tasarımda, kavramsal tasarım raporuna bağlı kalınarak modelin uyarlanması gerçekleştirilecek. Son aşama olan canlı kullanım desteğinde ise kullanıcıların SAP HR sistemine alışmaları sağlanacak.
Neden böyle bir dış kaynak kullanımına ihtiyaç duydunuz?
SAp programının bize özel olarak uyarlanması gerekiyordu. Her firmanın kendine has kuralları var ve bunun SAp programı içine yerleştirilmesi gerekiyor. Bu uyarlamaları yapmak içim biz de kendimize bu konuda uzmanlıklarına inandığımız Eczacıbaşı Bilgi İletim’i danışman olarak seçtik.
Sizce böyle bir ortaklık içine girerken en çok dikkat edilmesi gereken noktalar neler?
Ortaklık demeyelim ama, danışman seçiminde danışman şirketin tecrübesi, danışmanın nitelikleri, size ayıracakları zaman ve bugünden yarına ortadan kalkmayacak bu piyasada kalıcı olan firma ile anlaşmak önemli.
Sizce İnsan Kaynakları’nda dış kaynak kullanımı hangi konularda yapılmalı, hangi konularda yapılmamalı?
Şahsi fikrim, uzmanlığımız dışında olan görevlerin dış kaynak kullanımına bırakılması yönünde. Dışarıdan bilen birini kadroya dahil etmek de söz konusu ama, proje bittiğinde bu kadar tecrübeli birini atıl tutmak riski ortaya çıkıyor. Dahası, kendi konularında uzmanlaşmış firmalar bu deneyimi zaten çok farklı şirketlerle edinerek sağlıyorlar. Size getirecekleri fikirler de bu deneyimden kaynaklanan yaşanmış tecrübeler oluyor.
Dış kaynak kullanımı şirket içi İK Departmanları’nın sonu anlamına gelebilir mi?
Ben dış kaynak kullanımının daha çok İnsan Kaynakları departmanlarının daha etkin çalışabilmesi için bir araç olduğunu düşünüyorum. Hizmet sağlayıcı firmaların güçlü ve iyi oldukları noktalarda kendileri ile işbirliği yapmak bu sektörü daha da güçlendirecektir diye düşünüyorum.
Kurumunuzda İnsan Kaynakları Departmanı’nın rolü bu uygulamadan sonra nasıl değişti? Departmanın kazançları neler oldu?
Bu ortaklık proje bazlı bir işbirliği. Başka firmalarda edindikleri İnsan Kaynakları deneyimini bizim bilgi teknolojileri değişimi sırasında aktarmaları ile, yapıların kurulumu sırasında, aydınlatıcı ve farklı olabilecek bir kaç öneri getirdiler. Bu öneriler uygulamadan ziyade, danışmanlığı aldığımız konu olan bilgi teknolojileri konusunda. Şartlar daha verimli bir sonuç sağlayacaksa başka konularda da dış kaynak kullanımından faydalanmayı düşünüyoruz.
Genel olarak İnsan Kaynakları alanının geleceğini nasıl değerlendiriyorsunuz?
Geleceği değerlendirmek için, önce geçmişi değerlendirmek gerekiyor. İnsan Kaynakları departmanları Türkiye’ye ilk geldiğinde adının yanına nasıl bir görev yazılacağı bile belli değildi. Birçok şey denenerek bulunmaya çalışıldı. Önceleri personel bölümünden miras olarak devraldığı sorunlarla uğraşan bir İnsan Kaynakları departmanı tablosu çizildi. Bu yüzden de İnsan Kaynakları bölümü hep sevimsiz bir takım işleri yapan, ortalıktaki hastalıklı durumları, yaraları kesip biçen bölüm olarak davranmak zorunda kaldı. Sonra bu görevlerle sınırlı kalmaktan sıkılıp şirketlerine karşı daha gülen bir yüz sergilemeye çalıştı İnsan Kaynakları uzmanları. Ama bu sefer de sadece az riskli ve daha havai işlerle uğraşma hatasına düştüler. Piknikler, doğum günleri, yemekler, tiyatro gösterileri düzenlemek gibi… Artık bu ikisi de değil daha farklı bir yerde İnsan Kaynakları departmanları. Her iki rolün de ömrü tükendi diye düşünüyorum. Bence günümüz proaktif olmayı gerektiriyor. Sorunlar çıkmadan, bunu önceden hissedip gerekli tedbirleri alan İnsan Kaynakları departmanına ihtiyaç var.
Şirket yönetiminin çalışanlarla ve çalışanların birbirleriyle ilişkilerini eskitmeden, yıpratmadan, alınan kararların ucunun nereye varıp nereleri tetikleyeceğini ne yapılacağını bilecek kadar deneyim sahibi artık insan kaynakları bölümleri. Bu deneyimin sonuçlarına kararların alınması aşamasında ihtiyacı var şirketlerin.