Derya, özel bir firmada çalışan ve belli sorunları olan bir çalışan. En önemli sorunu da, işlerini bitirmesi gereken zamanda bitirememesi ve yapması gerekenleri aksatması.. Kısaca zaman yönetimi konusunda pek başarılı olamaması.. Uzun zamandır beklediği terfiyi alabilmesi de yöneticisine göre bu nedenden dolayı oldukça zor görünüyor. Peki acaba birileri Derya’ya bu durumun nedenlerini sorup, ona bir açıklama şansı verecek mi?
Acaba sorun cidden Derya’nın zaman yönetimindeki başarısızlığından mı, yoksa istemeden yapılan dış engellemelerden mi kaynaklanıyor?
Eğer sorsalardı, Derya’nın işlerini başarıyla bitirebilmek için yaptığı planlarının, her gün ona verilen ek işler ve son dakika değişimleri gibi durumlardan dolayı aksadığını ve bu durumun kendisinin zamanını yönetemeyen bir çalışan olarak adlandırılmasına neden olduğunu söyleyecekti. Bu noktada iyi bir lidere düşen en önemli görevlerden biri, çalışanlarının bu tip dış etkenler nedeniyle motivasyonlarının düşmesine engel olmak, onların beklentilerini, duygularını ve sorunlarını analiz edebilmektir. İyi ve takdir edilen bir lider olmanın temel taşlarından biri de budur. Bu tip konulara önem vermeyen lider, çalışanları tarafından saygı görmez ve prestiji düşer. Bunun nedeni çalışanların öncelikle anlaşılmak ve yöneticileriyle karşılıklı saygı teşkil eden bir diyalog içinde olmak istemeleridir. Bunu sağlamak, sağladığını düşünmekten daha zordur ve iyi liderlik, doğru yönetim, yüksek duygusal zeka ve eğitim gerektirir.
Olayların bu noktaya gelmesinde Derya’nın yöneticisinin payı oldukça büyüktür. Bir çalışanınıza “Şu işi hemen bitirivermek senin için bir sorun olmaz sanırım.” şeklinde yaklaştığınızda, o işi çalışanınızın kabul etmeme gibi bir şansının kalmadığını biliyorsunuz. Bu veya bu tip “rica” şekillerinin aslında bir emirden farksız olduğunu eklemek de yanlış olmaz. Bu durum çalışanınıza iki seçenek bırakıyor; ya sizin o gün verdiğiniz işi yapacak ve bu arada esas planı aksayacak, ya da esas planına sadık kalacak ve sizin verdiğiniz işi yapamayacak. Her iki durumda da işlerden biri sonraya ertelenecek, Derya’nın zaman yönetimi yine aksayacak ve işlevselliğini kaybedecektir.
Peki bu durumda Derya’nın hiç yanlışı yok mu? Bu tip ek işler, tabii ki görevi olan kişi tarafından yapılmak zorundadır; ama bu noktada dikkat edilmesi gereken, işlerin öncelik ve önem sırasıdır. Planlamaları alt üst ederek, devreye giren ek işler, Derya ve Derya gibi birçok çalışanın işlerini zamanında bitirememelerine, motivasyonlarının düşmesine, işlerine ve ürettikleri ürüne karşı heyecanlarının azalmasına ve üstüne üstlük bunca çabaya rağmen başarılı olarak nitelendirilmemelerine yol açaktır.
Derya sonuç olarak bu makale için yaratımış hayali bir karakterdir. Fakat karşılaştığı sorunlar birçok firmada yaşanmaktadır. Derya’ların yöneticilerine “Bana sürekli ek işler vererek, esas projemi gerçekleştirmemi ve planlarıma sadık kalmamı imkansız hale getiriyorsunuz” diyebilmelerinin makul bir yolu olmayabilir. Bu tip sorunlarını yöneticilerine açmakta tereddüt edenler bir süre sonra zaman yönetimindeki başarısızlıkları nedeniyle belki işlerini kaybedebilir; ya da sorunları anlattıkları ama ikili iletişimin iyi sağlanamadığı durumlarda yöneticileri tarafından yanlış anlaşılabilirler.
Yöneticilerin alt katmanlarda çalışan personeli hakkında bu tip performans değerlendirmeleri yapmaları oldukça doğaldır.
Ama kimi zaman yöneticilerin çalışanlarından, kendilerinin ve diğer yöneticilerinin performansları ve liderlik özellikleri ile ilgili geribildirim almaları yararlı olabilir. Geleneksel sisteme göre aykırı olarak nitelendirilebilecek bu performans değerlendirmesi, çağdaş yönetici ve liderlik kavramlarının tartışıldığı ve kabul edildiği günümüzde aslında oldukça doğal bir durumdur.
Bunun gerçekleşmek için firma içi etkili bir İnsan Kaynakları ve Halkla İlişkiler Bölümü gerekmektedir. Bireylerin rahat cevap verebilecekleri türde anketler hazırlanmalı ve bu anketlerin amacı çalışanlara iyice anlatılmalıdır. Onlara bu anketleri cevaplamak zorundalar şeklinde otoriter bir şekilde değil de, kendilerini baskı altında hissetmeden, objektif yorum yapmalarını teşvik edecek bir biçimde yaklaşılmalıdır. Özellikle cevaplayanın belirtilmediği anketler ve açık uçlu cevaplar tercih edilmelidir.
Aynı anketin yöneticilere de uygulanması mümkündür. Aynı düzeydeki farklı bölüm yöneticilerine ve en üst düzey yöneticilere uygulanan bu anketler, katılanların liderlik, planlama, zaman yönetimi ve eğitim becerileri üzerinde yoğunlaşır. İyi bir ölçme değerlendirme birimi gözetiminde yönetimin aksayan yönleri varsa, ortaya çıkarılır. Her geri bildirim programında olduğu gibi, burada da sonuçlar büyük bir titizlikle incelenmelidir. Eğer gerekli duyarlılık ve titizlik gösterilmezse, bundan hem bireyler hem de firmanın kendisi ve prestiji zarar görebilir.
Bu tip değerlendirmelerin en önemli yanlarından biri de, yöneticilerle çalışanlar arasında daha açık ve iyi bir diyaloğun oluşmasını sağlamasıdır. Ayrıca daha verimli ve çalışan-işveren arasındaki diyalog gereksinime göre oluşturulmuş yönetim biçimleri oluşturulabilir. Bu tip geliştirilmiş bir ofis ortamında, karşılıklı saygı ve hoşgörü çok rahat oluşturulabilir.
Performansları ile ilgili geri bildirim almak istemeyen ya da bundan kaçınan yöneticilerin, çalışanları tarafından nasıl değerlendirildikleri konusunda hiçbir zaman bilgileri olmayacaktır. Oysa kimi zaman düşündükleri kadar kötü bir yönetici veya tahmin ettiklerinden daha iyi bir yönetici olarak anket sonuçlarına yansıyabilirler. Örneğin bir yönetici kendini risk alabilen ve sorunlarla mücadelede yenilikçi olarak düşünüyor; ama anket sonrası ekibinden alınan geri bildirimlerden bunun tam tersi ortaya çıkabiliyor. Bu tip anketler, buna hazır olmayan yöneticiler ve firmalar için etkin bir yol olmamakla birlikte, doğru kullanıldığında etkisi yüksek bir iletişim tekniğidir. Nasıl ki satış-pazarlama ekibi sürekli olarak yeni ürünlerine duyulan tepkiyi ölçmek için yöntemler geliştiriyor ve gelen geri bildirimlere göre ürünlerini müşteri memnuniyetine uyarlıyorsa, yöneticilerin de liderlik tarzlarını ve yönetimlerinn bu geri bildirimlerin ışığında yönlendirmeleri yararlı olacaktır; çünkü daha huzurlu bir ofis ortamı ve daha verimli çalışanlardan oluşan bir kadroya sahip olmanın esas kuralı liderlik özellikleri yüksek bir yöneticidir.
Tabii her firmada işler Derya’nın durumuna benzer ilerlememekte… Kimi öngörüşlü yöneticiler, günümüzde yönetimin en önemli işlevlerinin liderlik ve iletişim olduğunu, çalışanları doğru koşullar altında daha açık olmaya teşvik etmenin ve onlardan düzenli geri bildirimler almanın faydalı olabileceğini görebiliyorlar.