3500 çalışanıyla 2002’dan bu yana 10 yılda 120 kat büyüyen Doğa Koleji’nin İK Koordinatörü Kemal Pehlivanoğlu, “Geleceğin insan kaynağını yetiştiren insan kaynağını yönetiyoruz” diyor. Firma işe alımda dijital ortamda çalışarak çevre bilincine sağladığımız katkıların dolayı, İstanbul Çevre Konseyi Federasyonu Çevre Büyük Ödülü’ne layık görüldü
Bugün 19 ilde eğitim veren Doğa Koleji’nin İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü 2007’de kuruldu. Genel müdürlük yapılanmasında işe alım, kariyer planlama, eğitim ve etkinlik yönetimi, performans yönetimi, motivasyon-ödüllendirme, ücret yönetimi ve özlük işleri fonksiyonlarını yürüten 9 kişilik uzman bir ekibi var. İK stratejilerini belirleyen, süreçlerini koordine genel müdürlük yapılanmasının yanı sıra okullarda, sahadaki yöneticiler de İK süreçlerinde görev alıyor.
Adımız “özel” okul olsa da, diğer işletmeler kadar özerk değiliz
Eğitim kurumlarında İK yönetiminin, diğer işletmelerden oldukça farklılık gösteriyor. Diğer hizmet sektörlerinde insan faktörü çok önemli olsa da, eğitim kurumlarında bu özellik çok daha fazla ön planda. Eğitim sektöründe, gerek işe alım ve çalışma süreçleri, gerek ücret yönetimi, özlük uygulamaları ve personel arz talep dengeleri Millî Eğitim Bakanlığı’nın uygulama ve stratejilerine göre şekilleniyor. Örneğin akademik personelin taban ücretlerini, çalışma ve sözleşme sürelerini Bakanlık belirliyor.
Hizmet sektörlerinin en büyük gider kalemi personel ücretleridir. Hiçbir sektörde olmayan bir ayrıcalıkla, tüm personelimizin yüzde 85’ine yaz aylarında 2- 2.5 ay ücretli izin veriyoruz. Eğitim sektörünün doğası gereği, çalışanlarla genelde bir yıllık süreli sözleşme yapılır. Sözleşmeler her yıl güncellendiğinden diğer sektörlerden farklı olarak turnover oranı yüksek.
Sektördeki kurumların yapısına ve kültürüne göre, “Gelecek yıl sözleşmem yenilenir mi, yenilenmez mi”; “Çalışıyoruz ama ücretimizi alabilecek miyiz” çoğu çalışanın en temel kaygısı. Bu nedenle özel öğretim kurumunda çalışıyor olmasına rağmen devlet atamasına başvuran veya her yıl bir başka kurumda çalışmayı alışkanlık haline getirmiş öğretmenler olabiliyor.
İK uygulamalarıyla sektörde öncü
Kurumsal sadakat programı, ödül ve motivasyon programları, iş saatlerinin çalışan lehine düzenlenmesi, adaletli ücret yönetimi uygulamaları, hobi kulüpleri, yurtdışı gezileri fırsatları, eğitim ve gelişim programları çalışan bağlılığını ve motivasyonunu artırmak için yürütülen İK politikaları arasında başlıcaları… İK departmanı sektördeki birçok kurumda yer almıyor. Olanlarda da hala, ücret hesaplamalarının yapıldığı, bordo ve vizite kağıdı talep edilen bir birim olarak algılanıyor.
“Teknolojiyi kullanan en iyi okul” kategorisinde dünya birincisi
Nisan 2010’dan bu yana, Doğa’daki tüm İnsan Kaynakları süreçlerini ve uygulamalarımızı web tabanlı olarak dijital ortamda takip ediyoruz. Bu çalışmaya da “Yeni Nesil/Dijital İK” ismini verdik. 2008 de, 3500 civarındaki aday okul arasında yapılan değerlendirmede aldığımız “Teknolojiyi En İyi Kullanan Okul” kategorisindeki Dünya birinciliğimizi, İK’daki uygulamalarla da pekiştirmiş oluyoruz. Örneğin, bu uygulamaların bir sonucu olarak, 2009’dan bu yana Doğa Koleji’ne kağıt cv ile başvuru kabul etmiyoruz. 39 bin 500 adayın başvurduğu Kariyer net üzerinden seçme ve yerleştirme sürecini yönetiyoruz. İlanlarımıza başvurup bizi tercih eden adaylarımızı değerlendirmeye öncelik veriyoruz. Dijital ortamda çalışarak çevre bilincine sağladığımız katkılardan dolayı, İstanbul Valiliği tarafından İstanbul Çevre Konseyi Federasyonu Çevre Büyük Ödülü’ne layık görüldük.
“Üniversitelerle işbirliği yapıyoruz”
Standart İK uygulamalarının ötesinde, öğretmenlerimizin kişisel gelişimini, teknolojiye yatkınlığının artırılmasını ayrıca önemsiyoruz. Bu konuda yapılan yatırımın geleceğimize yatırım olduğunun bilincindeyiz. Bu nedenle, İstanbul, Yıldız Teknik, Özyeğin ve Marmara Üniversiteleri ile gerçekleştirdiğimiz işbirlikleri ve bu çerçevede oluşturduğumuz “Doğa Öğretmen Akademisi”, “Yönetici Geliştirme Programları” sektörümüzde bizi öne çıkaran uygulamalardan bazıları.
“Eğitimde Değişim Hareketi” ile de sosyal sorumluluk programının yönetiminde de Doğa İnsan Kaynakları olarak aktif yer alıyoruz. Bu programın içeriğindeki etkinliklerle de; hem kurum içi, hem de kurum dışındaki öğretmen ve yöneticilerimize yönelik proje grupları, eğitim programları ve sosyal-kültürel çalışmalarla-eğitimcilerimizin kişisel gelişimlerine ve kariyer birikimlerine katkı sağlıyoruz.
Sanal ortamda performans değerlendirme
Doğa PYS – 3600 Performans Yönetim Sistemi’ni İnsan Kaynakları web sayfamız üzerinden tüm öğretmen ve yönetici dahil beyaz yakalı personelimize uyguluyoruz. Her pozisyon ve branş için belirlenmiş performans yetkinliklerimiz var. Değerlendirmeye katılan tüm personelimiz kendi performans karnelerini ve Yöneticilerimiz ise kendine bağlı çalışanların e-karnelerini görüntüleyip yorum yapabiliyorlar. 3600 Performans Yönetim Sistemimizin de birçok özel eğitim kurumuna göre farklılık gösterdiğini ifade edebilirim.
İnsan Kaynaklarında, bölüm başkanları ve Okul yöneticileriyle birlikte işe alım sürecimizde görev alan 82 kişilik geniş bir kadromuz var. Personel işe alımlarında tüm başvurular öncelikle İK koordinatörlüğü tarafından değerlendiriliyor. Bundan sonraki süreçlerde, raporlamalar da dahil tüm randevu, iş görüşmesi, geri bildirim ve takip aşamaları, Doğa Randevu ve Görüşme Sistemi (DRAGOS) modülümüz üzerinden web ortamında gerçekleştiriliyor.
Doğa Koleji’nin organizasyon şemasında yatay hiyerarşi yer alıyor. Her çalışan kendi işiyle ilgili inisiyatif sahibi. Çalışan odaklı ücret yönetimi uygulamaları, yurt içi yurt dışı geziler, eğitim uygulamaları, çalışanlarımızın organize ettiği veya katıldığı sosyal sorumluluk projeleri destekleri hepsi çalışan motivasyonunu sağlayıcı uygulamalarımız.
Kurumsal sadakat programımız içeriğindeki uygulamalar hem Y kuşağını hem de deneyimli çalışanlarımızı hedefliyor. Çalışanlarımıza sunduğumuz fırsatlar ve yan haklar sayesinde kurumdan ayrılma oranı sadece yüzde 5.2. Sektör ortalamasının yaklaşık yüzde 15 civarında olduğunu göz önüne alırsanız oldukça iyi bir durumdayız.
Sosyal sorumluluk bilinciyle hareket ediyorlar
Gönüllülük esası doğrultusunda sosyal sorumluluk projelerimizde görev alan beyaz yaka personelimize ayda bir gün ayrıca izin vereceğiz. Bu uygulamanın detayına indiğinizde, gönüllülük projelerinde görev alacak 2000 personelin izin ücret bedeli karşılığının kurum bütçesine maliyeti, Doğa kolejinin ve çalışanlarının sosyal sorumluluk projelerine ne kadar önem verdiğinin ciddi bir göstergesi. Ayrıca performans yönetim sistemi sonuçlarına göre bu yıl çalışanlarımıza iki farklı dönemde 200 bin TL’yı bulan performans ödülleri dağıttık.
Kurum sadakatini ödüllendirme adına, her yıl öğretmenler günü kutlamalarında hediye ve ödül programı düzenliyoruz; Doğa Koleji’nde 5 ve üzeri yılını dolduran öğretmen ve yöneticilerimize çok çeşitli ödüller ve hediyelerin verildiği bir program. Bu yıl 3. hediye otomobilimizi de Kartal Doğa Koleji’nden sınıf öğretmenimize verdik.
Sektörde eğitim denince akla ilk gelen “sınıf yönetimi” gibi eğitimler oluyor. Oysa öğretmenlerin ve akademik birim yöneticilerinin, Y kuşağına hitap etme, eğitim teknolojileri uygulamaları, liderlik ve koçluk uygulamaları, yurtdışı ilişkiler, problem çözme teknikleri, iletişim sanatı gibi eğitimlere öncelik verilmesi gerekiyor. Okulların orta ve üst düzey yöneticilerin ise kesinlikle ihtiyacı olan eğitimler; müşteri memnuniyeti, ürün geliştirme ve marketing stratejileri, işletme finansman yönetimi gibi doğrudan işletmenin ayakta kalıcılığına ve geliştirilmesine yönelik eğitimler alması gerekir.
Çalışanların cep telefonlarına kısa eğitim mesajları gönderilecek
Bu yıl 10 yeni kampüs açmamız nedeniyle, şu an en sıcak gündemimiz seçme yerleştirme, uzaktan eğitim projeleri ve yeni personelin oryantasyon eğitimleri. Turkcell ile geçen ay imzaladığımız işbirliği çerçevesinde çalışanlarımızın ve velilerimizin cep telefonlarına gönderilecek kısa videolar formatında eğitimler tasarlatıyoruz.
Gönüllü çalışanlarımızın katkılarıyla, Boğaziçi Üniversitesi Görme Engelliler Teknoloji ve Eğitim Laboratuvarı (GETEM) ile görme engellilere yönelik kitap okuma kampanyamız devam ediyor. Tüm çalışanlarımızın evlerinde ve iş ortamında doğaya duyarlılığı artıran ve onu korumayı amaçlayan “Green School & Office” uygulamalarını Nisan ayında başlatıyoruz. WWF ile yürütmeyi planladığımız “yeşil ofis” uygulamalarımızı tüm Doğa Okulları’nda etkin uygulamaya geçiyoruz. Aydınlatma sistemleri, kağıt tasarrufu, bitki yoğunluğunu artırma gibi alt proje çalışmaları olacak.
