.jpg)
Doğuş Otomotiv İK’sı şirket ve çalışan ihtiyaçlarını birleştirerek yeni uygulamalar planlıyor ve hayata geçiriyor. Doğuş Otomotiv’e özel D-İnsan Yönetimi Sistemi ve D-staj gibi bu uygulamalar, uzun vadede geçerli altyapılar kuruyor.
Doğuş Otomotiv Grubu İK Departmanı, Otomotiv Grubu bünyesindeki şirketlerin işe alım, ücretlendirme ve ödüllendirme, eğitim ve gelişim faaliyetleri, performans yönetimi, potansiyel belirleme, yedekleme, özlük işleri, kariyer planlama, organizasyonel değişimler, öneri ve ödül uygulamaları gibi İK uygulamalarını yürütmek ve yönlendirmek amacıyla kuruldu. Aynı zamanda tüm yetkili satıcılar için satış ekibi işe alım sürecinin koordinasyonunu da sağlayan merkezi bir yapılanmaya sahip. Doğuş Otomotiv İK’sı değişen şartlar ve şirket ihtiyaçlarını daha etkin bir şekilde karşılamak için gerekli değişiklikleri sürekli yapıyor. Doğuş Otomotiv’e özel E-oryantasyon, D-İnsan Yönetim Sistemi, D-Staj, Panel ve Söyleşi programları, İç Eğitmen Projesi etkin bir şekilde kullanılıyor. Ayrıca yakın dönemde; Yedekleme, Potansiyel Belirleme, Öneri Ödül sistemi, İç Eğitmen Uygulaması ve her birim için tüm süreçlerden sorumlu bir İK’cının görev alması gibi projeler hedefleniyor. Doğuş Otomotiv İK süreçleri, projelerini Doğuş Otomotiv İK Direktörü Ela Kulunyar anlattı.
Departmanın kendi içinde görev ayrımları var mı?
İnsan Kaynakları olarak Organizasyonel Gelişim, İşe Alım, Eğitim, Personel ve Özlük İşleri olmak üzere 4 birime ayrılmış durumdayız. Ancak değişen şartlar ve şirketimizin ihtiyaçlarını daha etkin karşılayabilmek amacıyla yapısal bir değişiklik yapmayı hedefledik. Mayıs ayı itibariyle her marka ve bölgenin tüm İK süreçlerinden sorumlu bir İK’cı olmasını planlıyoruz. Şimdiye kadar tüm ekibin güçlü ve zayıf yönlerimizi tespit ederek gelişim açığımızı iç eğitimlerle kapatmaya çalıştık. Bu şekilde destek verdiğimiz departmanlara daha hızlı ve etkin hizmet vererek, daha yakın çalışarak iç müşteri memnuniyetimizi yükseltmeyi amaçlıyoruz.
İşe alım süreciniz hangi adımlardan oluşuyor?
Mülakat sırasında kurum değerlerine uygunluk, bilgi, beceri ve genel nitelikler açısından yeterli bulduğumuz adaylarımızı, pozisyonlarımızın niteliğine göre ölçme ve değerlendirme araçlarıyla test ediyoruz. Başlangıç pozisyonlarındaki adaylarımızı, kurumumuza özel hazırlanan “Sözel&Sayısal Yetenek Testleri”nin yanı sıra seviye belirlemeye yönelik İngilizce sınavımıza dahil ediyoruz. Deneyimli ve üst pozisyonlarda değerlendirilecek adaylarımızaysa İngilizce seviye belirleme testine ek olarak “Kişilik Envanteri” uyguluyoruz. Referans kontrolü süreci de bizim açımızdan önemli bir adım, referans görüşmelerini mutlaka gerçekleştiriyoruz. İK olarak olumlu bulduğumuz adayları ilgili pozisyonun yöneticileriyle tanıştırıyor, onlarında değerlendirmeleri sonunda nihai adayları belirliyoruz.
Oryantasyon eğitiminiz hakkında bilgi verir misiniz?
İşe yeni başlayan çalışanlarımıza, bugüne kadar sınıf içi eğitim olarak verilen oryantasyon programı, Ocak 2009 itibariyle intranet üzerinden e-öğrenme (e-learning) olarak gerçekleştiriliyor. Çalışanlarımızın Doğuş Otomotiv Grubu’ndaki ilk günlerinde ihtiyaç duyabilecekleri her konuda gerekli bilgiyi içeren e-oryantasyon programında; Doğuş Otomotiv Grubu’nun ilk kurulduğu günden bugüne kadar tarihsel gelişiminden, günlük uygulamaları içeren yönetmeliklere kadar her türlü konu yer alıyor. İşe başlayan her çalışanın, işe girişinden itibaren en geç 1 ay içerisinde e-oryantasyon programını tamamlaması gerekiyor. Yaklaşık 2 saat süren programı çalışanlarımız gün içinde uygun oldukları saatlerde tamamlıyorlar.
Çalışanlarınız her yıl ortalama kaç saat eğitim alıyor? Bölümlerin ihtiyaçlarına göre eğitim saatleri farklılık gösteriyor. Kişi başı eğitim saati ortalaması 2008 yılında distribütör şirketimizde çalışanlarımız için 16 saat, perakende şirketimizdeyse
teknik eğitimleri de içeren kişi başı eğitimimiz 35 saat.
En çok hangi alanlarda eğitimler gerçekleştiriyorsunuz?
Eğitimlerimiz yetkinlik eğitimleri, bilgi-beceri eğitimleri ve teknik eğitimleri kapsıyor. Hem Doğuş Otomotiv ve Doğuş Oto çalışanlarını hem de yetkili satıcı ve servis çalışanlarına eğitim hizmeti veriyoruz. Şirketimizde ağırlıklı olarak teknik ekiplerin motor, güç aktarma sistemleri, araç elektriği, kaporta ve boya konularında eğitimleri gerçekleştiriliyor.
Nasıl bir performans değerlendirme sistemi uyguluyorsunuz?
Performans yönetim sistemimiz çerçevesinde çalışanlarımızın; iş performansı, kariyer beklentileri, güçlü ve geliştirilmesi gereken yönleri ve Doğuş Grubu değerlerine uyumları değerlendiriliyor. Değerlendirmeler için tüm Doğuş Grubu bünyesinde ortak olarak kullanılan D-İnsan Yönetim Sistemi altyapısı kullanılıyor.
Uzun vadeli şirket hedeflerine ulaşmak ve kurumu geleceğe taşımak ancak şirket her çalışanın bu hedefleri benimsemesi ve kendi üzerlerine düşen sorumlulukları başarıyla yerine getirmesiyle mümkün. İş performansı değerlendirmesinde, her yıl çalışanlarımızın şirket hedefleriyle uyumlu olarak belirledikleri bireysel hedeflere ne derecede ulaştıkları değerlendiriliyor. Performans değerlendirme süreci sonunda, yöneticiler çalışanlarıyla önceki senenin değerlendirmesi ve kariyer gelişim süreci görüşmesini kapsayan “Yuvarlak Masa Görüşmeleri” yapılıyor. Bu görüşmeler İK tarafından da kayıt altına alınarak çalışanların gelişimlerinin sağlanması ve takibinde kullanılıyor. D-İnsan’dan aldığımız sonuçlar; ücretlendirme, ödüllendirme, eğitim, kariyer gelişimi, yedekleme sistemlerine girdi sağlıyor. D-İnsan çalışanlarımız için beklentilerini ortaya koyabilecekleri ve gelişimlerini takip edebilecekleri bir zemin hazırlıyor.
Stajyer alımlarınızı ne zaman yapıyorsunuz? Hangi özellikleri arıyorsunuz?Başvuruları staj dönemleri başlamadan önceki Şubat, Haziran, Ekim ayları sonunda alıyoruz.
Stajyer şeçimlerimizi yaparken, belirlediğimiz hedef üniversiteler ve bölümlerde okumaları ve MS Office uygulamalarına hakim olmaları gibi konuların yanısıra kişisel gelişime açık, işe karşı ilgili ve öğrenme isteği olan, öğrendiklerini uygulama becerisine sahip öğrencileri aramızda görmek istiyoruz.
Staj sürecinizden kısaca bahseder misiniz?
Şirketimizde D-Staj adı altında bir program yürütüyoruz. Bu program yılda 3 dönemden oluşuyor, staj dönemlerini Mart, Temmuz ve Kasım aylarında başlatıyoruz. Stajyerlerimiz 6 hafta süresince şirketimizde staj yapabiliyorlar. Staj programının ilk günü stajyerlerimizi dahil ettiğimiz e-oryantasyon programında, öncelikli olarak Doğuş Grubu, Doğuş Otomotiv Grubu şirketleri, D-Staj Programı ve şirket kuralları hakkında bilgilendiriyoruz. Seçme sürecinde gerçekleştirilen, birebir ya da grup mülakatlar sonrasında başvuruları değerlendirerek, aday ve departman eşleştirmelerini gerçekleştiriyoruz. Her departmanımızın üniversite ve fakülte seçmi farklı olabiliyor.
Farklı İK uygulamalarınız var mı?
Projeler Paneller ve Aktivite Takımları: Çalışanlar arası iletişimi geliştirmek amacıyla bu yıl ilk kez Doğuş Otomotiv bünyesinde çeşitli konu ve konuklarla Panel ve Söyleşi programlarına başladık. Konusunda uzman kişilerle çalışanlarımızın, sağlık, sektörel haberler, kişisel gelişim, ekonomik değerlendirmeler gibi konular hakkında bilgi edinmesini sağlamayı hedefliyoruz. Yıl sonuna kadar her ay bir konuk olmak üzere bu çalışmalarımıza devam edeceğiz.
Happy Hour: Yine çalışanlarımız arasındaki iletişimi arttırmak ve keyifli vakit geçirmek amacıyla Cuma günleri Happy Hour düzenliyoruz.
İç Eğitmen Projesi: Araştırmacı olan, değişime açık olan, analitik düşünebilen, iletişim yönü güçlü olan, çözüm odaklı olan, kendini ve çervesini geliştiren, öğrenen ve öğreten, davranışlarıyla rol model olan çalışanlarımızdan oluşan iç eğitmen takımı ile eğitim ihtiyaçlarımızın bir bölümünü karşılamayı hedefliyoruz.
Ela Kulunyar hakkında
Neden İK alanında çalışmayı seçtiniz? Çalıştığım şirkette uzun dönemdir satış bölümünde görev yapıyordum. O dönem tüm dünyada ve ülkemizde personel başlığı yerine İnsan Kaynakları Yönetimi yeni bir kavram olarak ortaya çıkıyordu, bu konudaki çalışmaları önem kazanmıştı. Şirketimizde de bu gelişmelerin etkisi olarak İK uygulamalarının hayata geçirilmesi yönünde kararlar alınmıştı. Rotasyon amaçlı bu projelerden birinde görevlendirildim. Bugün ki anlamda seçme yerleştirme, organizasyonel gelişim ve performans değerlendirme gibi İK uygulamalarının tüm grup şirketlerine yayılması konusunda çalıştığım bu projenin ardından İnsan Kaynakları Yöneticiliği’ne atamam gerçekleştirildi.
Ne zamandır Doğuş Otomotiv’de görev yapıyorsunuz? Şubat 2008’den beri Doğuş Otomotiv Grubu’nda İnsan Kaynakları Direktörü olarak görev yapıyorum.
Göreve başladığınızda ilk ilgilendiğiniz, öncelik verdiğiniz konu veya konular ne oldu?
Göreve ilk olarak, şirketi tanımaya ve çalışanların beklentilerini belirlemeye yönelik yüzyüze görüşmeler yaparak başladım. Mevcut İK süreçlerini inceleyip, ihtiyaçlarla beklentileri eşleştirerek, İK açısından yapılması gerekenleri belirledik ve öncelik sırasına göre iş planlarını oluşturduk. Öncelikle şirket süreçlerinin her birim için süre/sıklık detayında yazılı hale gelmesi sonrasında norm kadro çalışmaları tamamlandı. Buna paralel olarak Hay iş değerlendirme ve ücretlendirme sistemi alt yapısı kuruldu. Ardından şirketimizde performans yönetiminin işleyişine yönelik hedeflerin doğru verilmesi ve tüm şirket genelinde değerlendirme sürecinin aynı yöntemle tamamlanması konusunda geliştirmeler yaptık. Satış prim sistemini revize ettik. Çalışanlarımızla iç iletişimi artırmaya yönelik Yıllık İK İletişim Planı’nı oluşturduk. İşe alım uygulamalarımızda kullandığımız testleri değiştirerek, kurumumuza özel yetenek sınavları ve seviye belirlemeye yönelik İngilizce testinin uygulanması konusunda çalışmalar yaptık. Stajyer programımızı revize ederek D-Staj programını başlattık. Eğitimlerimizi doğru ve etkin bir yöntemle belirlemek üzere ihtiyaç analizi yaptık. E – oryantasyon uygulamasını hayata geçirdik.
Yakın dönemdeki İK’ya yönelik projelerinizden bahseder misiniz?
Yedekleme, Potansiyel Belirleme, Öneri Ödül sistemi, İç Eğitmen Uygulaması ve her birim için tüm süreçlerden sorumlu bir İK’cının görev alması gibi projelerimiz tamamlanmak üzere, önümüzdeki günlerde bu projelerimizi uygulamaya alacağız.
İşinizle ilgili en sevdiğiniz şey nedir? Şirket ve çalışan ihtiyaçlarını birleştirerek İnsan Kaynaklarına yönelik yeni uygulamalar planlamak ve hayata geçirilmesini sağlamak. Sonuçlarının kişi ve kuruma etkisi hissedilmeyen, kağıt üstünde kalan, ideal sistemler ortaya koymamaya özen gösteriyorum. Bu yüzden tüm tarafların beklenti ve ihtiyaçlarına dikkate alarak, uygulamaya yönelik ve uzun vadede de geçerli olacak altyapılar kurmaya çalışıyoruz.
İşinizle ilgili sizi çok etkileyen bir anınızı paylaşır mısınız?
Daha önce görev aldığım şirkette Yetkinlik Değerlendirme Sistemi’nin altyapısının kurulması ve tüm grup şirketlerinde uygulanmasına yönelik bir projenin liderliği bana verilmişti. Ekip olarak çok kısa sürede, çok yoğun çalışarak ve araştırarak bir sistem kurgulamıştık. Projeyi başkanlar ve tüm grup şirketleri İK çalışanlarına sunacak ve onay alacaktık. Çalışmanın tüm alt detayına hakimdim ve sunum için bir gece önce çok çalışmıştım. İlk sunum sırası bizde idi, sahnede yerime geçtim, seyirciler sustu, dikkatle başlamamı bekliyorlardı ama aklımda tek kelime yoktu. En ön sırada ekip arkadaşlarım oturuyordu, hepsi birlikte ve haydi yapabilirsin şeklinde gözlerimin içine bakarak kafalarını salladılar ve beni kendime getirdiler. Her başımı onlara çevirdiğimde gözlerindeki ifade bana daha da cesaret verdi. Sunum bittiğinde salonda bir alkış koptu. Ekip olmak ne demek, neyi sağlar, nasıl bir güçtür bir kez daha anladım. Daha sonra iş hayatımın her aşamasında iyi bir ekiple çalışmanın başarılı olmanın temel sebeplerinden biri olduğuna inandım ve yaşadım.
Mülakatlar için özel bir sorunuz var mı?
Adayın görüşmeye gelmeden önce şirket hakkında bilgi almış olması, görüşmeyi yapacağı şirketin ürün ve hizmeti hatta iş sonuçları ile ilgili detaylı araştırma yapmış olması bence çok önemli. Bu sebeple her görüşmede mutlaka şirketi araştırıp araştırmadığı konusunda adaylara sorular yöneltirim. Bence kişinin işe verdiği değeri ve daha sonraki süreç için ne seviyede “farkında” olduğunu gösterir. Bu hem kendi kariyeri hem de şirket için önemli bir bilgi.
İK NOT DEFTERİ
Şirketiniz kaç kişiden oluşuyor? Doğuş Otomotiv Grubu olarak toplam çalışan sayımız 1.720 kişi.
İK departmanınızda kaç kişi çalışıyor?
17 kişi
Hangi operasyonlar outsource edilmiş durumda, hangilerini kendiniz yürütüyorsunuz?
Tüm operasyonları kendimiz yürütüyoruz.
İK danışmanlığı alıyor musunuz?
Kademelendirme sistemi altyapısı, işe alımlarda kullandığımız ölçme değerlendirmeye yönelik yetenek testlerinin geliştirilmesi, kişilik envanteri kullanılması, değerlendirme merkezi uygulamaları gibi çalışmalarda danışmanlık hizmeti aldık.
Headhunter firmalarla çalışıyor musunuz?
İçerden adayımız olmayan bazı özel pozisyonlarda Headhunter firmalardan destek alıyoruz.
İşe alımda her adayın mutlaka geçtiği aşamalar neler? İşe alım sürecimizde mülakat, çeşitli ölçme&değerlendirme metodları ve referans kontrol yöntemlerini kullanıyoruz.
Geçtiğimiz sene kaç kişi işe aldınız?
Doğuş Otomotiv için toplam 113, Doğuş Oto için toplam 231 işe alım yaptık.
En çok hangi pozisyonda işe alım yaptınız?2008 yılındaki işe alımlarımız daha çok Satış, Lojistik, Muhasebe, Pazarlama, İK, Satış Sonrası Hizmetler ve IT pozisyonlarında gerçekleşti.
