Dünya devi PBG’nin İK’sında neler oluyor?

The Pepsi Bottling Group Türkiye’de 1490 kişiyle çalışıyor. Bu kalabalık ailenin eğitiminden performans yönetimine, seçme ve yerleşme sürecinden kariyer planlamasına bütün İK süreçlerini 20 kişilik bir ekip yönetiyor. Var olan İK projelerinin yanı sıra yeni projeler de yolda. İşte PBG’nin tüm İK çalışmaları…

The Pepsi Bottling Group, dünyanın en tanınan tüketici markalarından olan Pepsi-Cola içeceklerinin dünyadaki en büyük üreticisi, satıcısı ve dağıtıcısı. PBG, New York Borsası’nın tarihindeki en büyük halka arzlardan biri yoluyla Mart 1999’da halka açıldı.
PBG, yılda yaklaşık 14 milyar dolar satış yapıyor. Şirket, ABD, Kanada, Yunanistan, Meksika, Rusya, İspanya ve Türkiye’de faaliyet gösteriyor ve Kuzey Amerika’da satılan Pepsi-Cola içeceklerinin yarısından fazlasını ve tüm dünyadaki Pepsi-Cola sistemi hacminin yaklaşık yüzde 40’ını oluşturuyor. PBG, dünya çapında 100’den fazla fabrika, 70 bin çalışan ve 530 dağıtım merkezine sahip. Bu dünya devinin Türkiye İK departmanını analiz altına aldık. İşte PBG Türkiye İK departmanının verdiği yanıtlar…

Bu çapta bir firmanın çalışanı olmak insana ayrı bir güven ve gurur veriyor. Birçok alanda olduğu gibi İK uygulamalarında da kurumsal bir firma olmanın avantajlarını yaşıyoruz. Birçok yeni İK modeli, projesi ve programı global anlamda geliştirilerek lokal uygulamalar amacıyla bizlere transfer ediliyor. İK olarak her anlamda bir iş ortağı olmak için maksimum çaba sarfediyoruz. İçinde bulunduğumuz sektörü, firmamızın tüm çalışma mekanizmasını, öncelikleri ve riskleri anlamaya çalışarak, müşteri odaklı bir sistemler bütünü yaratmaya çalışıyoruz. Şirketimizin sahip olduğu marka imajını tüm çalışanlarımız her zaman arkalarında hissederler. Markamızın saygınlığı, ürünlerimizin kalitesi ve insan odaklı kurumsal kültürümüz PBG’yi çalışılabilecek en iyi şirketler arasına sokuyor.

Bu iddiamızın en önemli kanıtı ise American Forbes Dergisi tarafından yapılan araştırmada, 3 sene boyunca üst üste “The Most Admired Companies” sıralamasında 2. sırada yer almamız.

PBG Türkiye olarak hemen hemen her yıl farklı seviyelerde ve fonksiyonlarda, örnek olabilecek yeni İK projeleri geliştirmeye, daha da önemlisi bu projeleri sürdürülebilir bir platforma taşımaya gayret ediyoruz. Her yıl kapsamını genişlettiğimiz Pepsi Akademi bu projelerden biri. Temel olarak bir kariyer gelişim modeli üzerine kurulmuş olan programda tüm pozisyonlarımız için, bir sonraki kariyer basamağının ne olabileceği ve buraya ulaşabilmek için hangi kriterlerin sağlanması gerektiği gayet net, şeffaf ve açıklıkla tanımlanmıştır. Bu proje aynı zamanda şirketimizin son derece önemli İK süreçlerinden biri olan People Planning projesine destek oluyor. Ayrıca, sektördeki satış dinamiklerinin daha iyi anlaşılmasını sağlamaya yönelik olarak kurguladığımız ve tüm genel müdürlük çalışanlarının sahaya çıkarak satış yapıp, saha uygulamalarını gözlemledikleri “Hepimiz Sahada Beraberiz”, mavi yakalı çalışanlarımız için 3 yıldır geliştirerek uyguladığımız öncephe gelişim programımız “IVME” gibi farklı birçok projemizi de yürütüyoruz.

PBG Seçme ve Yerleştirme süreci, üzerinde en çok durduğumuz ve kendimizi sürekli olarak geliştirmeye çalıştığımız bir alan. İkame edilemeyen tek kaynağımızın oluşturulmasında olabildiğince hassas davranıyoruz. Bu konuda zaman zaman PepsiCo’nun tecrübesinden de faydalanıyoruz. İşe alım prosesimiz aslında yıllık planlamalarla başlıyor. Her yılsonu, bir sonraki yılda kaç kişi ile çalışacağımızı o senenin hedefleri ile paralel olarak belirleyip planlıyoruz. İK olarak önceliğimiz her zaman ihtiyaçlarımızı iç kaynaklarla karşılamak. Bu mümkün değilse farklı yöntemlerle arama sürecine başlıyoruz. Gelen başvuruların İK tarafından ilk değerlendirmesi yapıldıktan sonra, uygun adayları görüşmeye çağırıyoruz ve bir short list hazırlayıp ilgili birim yöneticisine götürüyor ve ikinci görüşmeleri yaptırıyoruz. Daha sonra pozisyonun seviyesine göre, değerlendirme merkezi, kişilik envanteri, yetkinlik testleri gibi yöntemleri tek tek veya birlikte uygulayarak en uygun adayı belirliyoruz. Yazılı teklifimizin kabulünü takiben de yeni çalışanımızı aileye kabul ediyoruz.

Biz oryantasyonu Seçme ve Yerleştirme sürecimizin en son basamağı olarak konumlandırıyoruz. Oldukça detaylı ve uzun bir programımız var. Çalışanlarımız ilk gün masalarına oturduklarında, isimlerine kayıt edilmiş telefonları, bilgisayarları, çiçekleri, kartvizitleri, varsa araçları hazır buluyorlar. Aynı zamanda ilk gün çalışacağı ofisteki herkesle bire bir tanıştırılıyorlar. Çalışanlarımız süreçlerimizi ve yapacakları işleri anlayabilmek için ilk haftalarını ofiste geçiriyorlar. Oryantasyon programımızın ikinci bölümünü diğer departman yöneticileri ve yetkilileriyle bire bir görüşmeler oluşturuyor. Sözkonusu görüşmeler genellikle İK ile başlıyor ve İK sistemleri ile birlikte, kurum kültürümüzü, çalışanlarımızdan genel beklentilerimizi, değerlerimizi ve prensiplerimizi anlatıyoruz. Bu görüşmeler tamamlandıktan sonra her kanalımızda (Zincir Mağazalar, Yerinde Tüketim, Geleneksel Kanal) birer gün Müşteri Temsilcisi veya Satış Şefi ile saha çalışması gerçekleştiriyorlar böylece satış kanallarımızın dinamiklerimizi yerinde izleme şansı buluyorlar. Saha programlarını da tamamlandıktan sonra yarım gün fabrika ziyareti gerçekleştirerek üretim mekanizmamızı da gözlemliyorlar. Bu arada bazen ihtiyaç duyulması halinde arkadaşlarımızı birlikte çalışacakları kişilerle tanıştırabilmek amacı ile New York Sommers’deki genel merkezimize gönderiyoruz.

Ayrıca 2 ayda bir de şirketimizin değişik bölgelerinde işe başlayan arkadaşlarımızı Merkez Ofise çağırarak departmanların tanıtıcı sunumlarını gerçekleştirdiği ve iki gün süren bir oryantasyon modülümüz mevcut.

Tüm bunların yanında üretim ve satış departmanlarımızda işe başlayan arkadaşlarımız için, çalışacakları bölgede uygulanan ve yoğun olarak kendi yapacakları işe odaklanmış daha detaylı ve yapılandırılmış oryantasyon programlarımızı da eklememiz gerekiyor.

Yeni katılan arkadaşlarımızı bu süreç sonrasında da yalnız bırakmıyoruz; belirli dönemlerde adaptasyonlarını, uyumlarını ve ilk gözlemleri yöneticileri ve beraber çalıştığı kişiler aracılığı ile takip ediyoruz. Belirli bir süre geçtikten sonra ise standart bir formatta birebir görüşme yapıp, izlenimlerini, beklentilerini, gördüğü aksaklıkları dinleyip, ihtiyaç duyduğu alanlarda destek vermek amacı ile aksiyon planları oluşturuyoruz.

İK sistemlerimizin tamamı bir entegre düşünce yapısı ile birbirine bağlı. Bu çerçevede performans yönetimi ve kariyer planlama sistemlerimizi tek bir çatı altında değerlendirebiliriz. Performance Managament Process adını verdiğimiz bu modelde çalışanlarımızın bireysel iş sonuçlarını, şirket verimliliğine sağladığı katkıyı, diğer çalışanların gelişimine verdiği desteği ve kişisel gelişim performansını sene başında belirlenen hedefler doğrultusunda değerlendiriyoruz. Hedeflerin belirlenmesinde ise şirketin en tepesinde yapılan stratejik planlama temel oluşturuyor. Değerlendirme sonucu ortaya çıkan yeni kişisel gelişim hedeflerini ise People Planning sürecimizle takip ediyoruz. Çalışanlarımızı söz konusu alanlarda kendilerini geliştirebilmeleri için de eğitim, koçluk, rotasyon, farklı birimlerle ortak projelere katılım gibi yöntemlerle sürekli destekliyoruz.

Çalışanlarımızın sürekli gelişimi bizim için olmazsa olmazlarımızdan biri. Eğitim ihtiyaçlarını, bir yaşam biçimi olarak ortaya koyduğumuz koçluk programı ve People Planning Prosses sürecimizin çıktıları ile oluşturuyoruz. Ayrıca satış ekibimizin eğitimleri için PBG satış teknikleri modeli önemli bir kaynak. Yaptığımız revizyon ve uyarlamalarla sürekli geliştirdiğimiz bu eğitimlerin planlamasını ve yürütümünü özel bir Satış Eğitim ekibi yapıyor.

2008 yılında çalışanlarımıza iç ve dış kaynaklı toplam yaklaşık 40 adam-saat eğitim aldırdık.

Tespit ettiğimiz eğitim ihtiyaçları doğrultusunda sene başında bir eğitim planı hazırlayıp tüm yöneticilerle paylaşıyoruz. Olabildiğince iç kaynak kullanmaya, özellikle teknik eğitimlerde Pepsi Co.’dan destek almaya, çalışanlarımızın görüşlerini değerlendirmeye ve gerçekten verimli, etkin eğitimler almaya özen gösteriyoruz. Eğitim olgusunu süreklilik göstermesi gereken bir aksiyon olarak görüyoruz. Bu yüzden genel olarak bir proje kapsamında yürüttüğümüz programların arkasından, davranış şekillerindeki değişimi veya iş sonuçlarına etkileri gözlemlemeye, her eğitimin çıktılarının günlük iş yaşamında gerçekten kullanıldığına emin olmaya çalışıyoruz. Ağırlıklı olarak satış ve teknik operasyonlar alanlarında eğitim düzenliyoruz. Ancak bunun yanında kişisel gelişim alanları doğrultusunda hem grup eğitimleri düzenliyoruz hem de gerekli durumlarda çalışanlarımıza bireysel olarak eğitimler aldırabiliyoruz.

Her sene bir ya da iki ücret araştırmasında yer alıyoruz ve tabiki ücretleri belirlerken bu araştırma sonuçlarından faydalanıyoruz.

PBG Türkiye kurum kültürünün temelini şirket değerlerimiz oluşturuyor. Arama toplantıları, work shop çalışmaları ve farklı kademelerde düzenlediğimiz toplantılar sonucu ortaya koyduğumuz değerlerimizi yaşatmak için de farklı programlar geliştirdik. Programlar kapsamında tüm tepe yöneticilerin katıldığı bölge lansman toplantıları düzenledik. Bu toplantılarda her tepe yöneticisi kendi birikimleri ile zenginleştirdiği sunumlarla değerlerimizi çalışanlarımıza anlattı. Ayrıca değerlerimizi tüm İK süreçlerimizin içine dahil ettik. İşe alım görüşmelerinde, performans değerlendirmede ve kariyer planlamada değerlerimiz hep en önemli kriterlerden biri durumunda. Yenilikçi, sorumluluk sahibi, takım çalışmasına inanan, kazanma tutkusu ile çalışan, açık, dürüst ve saygılı bir ekiple başarıya ulaşacağına inanan PBG Türkiye için aynı zamanda çeşitlilik, sonuç odaklılık ve aciliyet duygusu da önemli kurumsal kültür elementleridir. Her yöne açık iletişim desteklenmekte olup, tüm çalışanların görüşlerini, yorumlarını ve eleştirilerini iletebileceği platformlar oluşturulmuştur.

Krize yönelik bir önlemimiz yok, sadece daha da verimli çalışma konusunda tüm departmanlara yol gösterecek çeşitli çalışmalar yapıyoruz.

Yakın dönemdeki öncelikli projemiz Koçluk. Tüm çalışanlarımızın gelişimine önemli katkı sağladığını ve kurum kültürümüz ile birebir uyuştuğunu düşündüğümüz sistemin tüm firmaya yayılması, bir yönetim biçimi olarak benimsenmesi ve uygulanması amacı ile farklı modülleri içeren bir proje geliştirdik. Proje kapsamında work shop uygulamaları, saha ziyaretleri, eğitimler, birlikte çalışma programları gibi uygulamalara başladık.

Diğer bir önemli proje ise tüm İK sistemlerini elektronik ortama taşıyacağımız Talent Navigator. Bu projenin lansmanını geçen sene sonunda yaptık, 2009 yılından itibaren de uygulamaya başlıyoruz.

1180 beyaz yaka, 320 mavi yaka olmak üzere yaklaşık 1490 çalışanımız var.

PBG, Türkiye operasyonunu 3 fabrika ve 8 satış deposu ile sürdürüyor. Bunun dışında tüm yurt geneline yayılmış bir bayilik sitemimiz bulunuyor.

İdari İşler bölümünü saymazsak İK departmanımız 20 kişiden oluşuyor.

İK departmanı bir başkan yardımcısı ve ona direk rapor eden 3 İK yöneticisinin altında yapılanıyor. Söz konusu 3 İK yöneticisinin hem tüm İK süreçlerinden direk sorumlu olduğu departmanlar, hem de spesifik İK fonksiyonları var. Örneğin, bir İK yöneticisi Üretim ve Tedarik Zinciri departmanının, işe alım, eğitim, ücretlendirme, kariyer planlama gibi tüm süreçlerini yürütürken, diğer yandan işe alım fonksiyonunun genel sorumluluğunu taşıyabilir. Bu anlamda yeni yöntemlerin ve araçların araştırılması, işe alım prensiplerinin tanımlanması ve korunması, prosesin bakımının yapılması, geliştirilmesi gibi alanlar onun çalışma alanına girer.

Biz tüm İK fonksiyonlarımızı kendimiz yürütüyoruz. Bu alanda hiçbir operasyonumuzu outsource etmedik.

Genellikle işe alım süreçlerinin farklı noktalarında danışmanlık hizmetlerinden faydalanıyoruz.

Orta ve üst seviye yönetici alımlarında söz konusu firmalarla birlikte projeler yürütüyoruz.

Ağırlıklı olarak satış kadrolarımız için olmak üzere 60 pozisyonda değişiklik yapıldı.

2008 yılının son birkaç ayında 2009 yılı için belirlenen istihdam görüşmeleri yapılıp, gerekli kişiler şirketimize katılmıştır. Yıl içinde oluşabilecek ihtiyaçlar da tabi ki karşılanacaktır.