Çalışanların e-mail yazarken kullandıkları ifade biçiminden, seçtikleri kelimelere kadar dikkat etmesi gereken birçok ayrıntı yer alıyor. Konuşurken kullanılan bir ifade, yazılı iletişimde farklı anlamların doğmasına neden olabiliyor.
İş hayatında çalışanların günlük rutinlerinin bir parçası olan e-maillerde yer alan bazı ifadeler, kimi zaman sıkıntılara neden olabiliyor. Konuşma esnasında normal karşılanan bir ifade, yazılı iletişim sürecinde tercih edildiğinde, farklı anlamların doğmasına sebebiyet verebiliyor. Bu durum ise yanlış anlaşılmaları beraberinde getiriyor.
İşte e-maillerde kullanırken dikkat etmeniz gereken 4 kelime:
Aslında
Toronto merkezli halkla ilişkiler firması Media Allure’nin Kurucusu ve Başkanı Melissa Bessey, “aslında” kelimesinin herhangi bir metin içerisinde kullanıldığında karşıt bir görüşü ifade edeceğini ve bu nedenle cümlenin karşı tarafta “düşmanca” algılanabileceğini söylüyor. Bessey, bu durumun yaşanmaması için “Aslında, makaleyi kitabın yayınlanma tarihinden önce yayınlarsak daha iyi olur diye düşünüyorum” gibi bir cümle yerine mailde, “Makaleyi kitabın yayınlanma tarihinden önce yayınlayalım” demenin daha doğru olacağını ve böylelikle ifadenin de daha yumuşak olacağını vurguluyor.
Hayır
“Hayır” kelimesi de e-maillerde olumsuz algı bırakan ifadeler arasında yer alıyor. New York merkezli danışmanlık firması KNH Associates’in yetkililerinden Nancy Halpern’e göre e-mail dilinde “hayır” kelimesi sert bir algı yaratıyor. Halpern, mailde direkt olarak hayır kelimesini kullanmak yerine, söylenmek istenenin yumuşak bir ifadeyle söylenmesi ve gerekli açıklamanın birkaç cümle ile anlatılması gerektiğini belirtiyor.
İyi
“İyi” kelimesinin maillerde hem olumlu hem de olumsuz anlam içerebildiğini belirten Media Allure’nin Kurucusu ve Başkanı Melissa Bessey, kelimenin doğru ifade edilmediğinde çoğunlukla kaba ve küçümser bir algı yarattığını ifade ediyor. Bessey, bir şey iyi olmadığında maili gönderdiğiniz kişinin neyin doğru olmadığını anlamasını sağlayacak ifadelere mailde yer verilmesi gerektiğini vurguluyor.
Açıkçası
Maillerde dikkatli kullanılması gereken bir diğer kelime ise “açıkçası”. Kibirli bir ifadenin oluşmasına neden olabilen bu kelime için Booher Araştırma Enstitüsü CEO’su Dianna Booher, “açıkçası” kelimesinin yerinde kullanılmaması halinde karşınızdaki kişide “Bu konuyu kavramak için yeterince iyi değilsiniz“ düşüncesinin oluşmasına neden olunabileceğini söylüyor.
Bonus:
Ünlem işareti
E-maillerde kullanılan ünlem işareti birçok sıkıntıya neden olabilir. Heyecan, öfke, sevinç gibi birçok duyguyu ifade etmek için kullanılan ünlem işareti, mailde yanlış anlaşılmalara sebebiyet verebilir. Örneğin mailde herhangi bir etkinlik için yazılan “Hemen başlayalım!” cümlesi hem heyecan ifadesi hem kızgınlık ifadesi olarak algılanabilir.