Şirket hesabımızdan, özel hesaplarımızdan, üye olduğumuz sosyal ağlardan ve gruplardan sürekli e-posta geliyor. Maalesef e-postaların kurbanı olmuş durumdayız. Okuyup sildikçe, onlar çoğalarak geliyorlar, üretkenliğimizi tehdit ediyorlar. Artan e-posta adedi artık Harvard Business School profesörlerini bile alarma geçirdi.
Artan rekabet çalışan verimliliğinin artırılması için şirketler üzerinde baskı yaratıyor. Bu baskı çalışanlara aynen yansıtıldığında ise çalışan memnuniyeti düşüyor ve işten ayrılmalar artıyor. Teknoloji, çalışan verimliliği için pek çok alternatif getirse de teknolojinin kullanımı konusunda bazı alışkanlıklar verimliliği etkileyebiliyor. Çalışanlarda verimlilik artışı sağlamak için Harvard Business School profesörlerinden Larry Paff uzun araştırmalar yapmış. Söylediği en önemli konu, insan beyninin bilgisayarlar gibi aynı anda farklı konuları işleyebilecek bir yapıya sahip olmadığı. Ve çok uzun süreli çalışmanın da performansı düşürdüğü. Önerilerinden en çarpıcı olanı, çalışanların 45-90 dakikalık bölümler halinde yoğun konsentrasyonla çalışmaları, sonrasında 10-15 dakikalık ara verip, başka bir konuya eğilmeleri. Öğlen arasında yapılacak 15-25 dakikalık bir uykunun da performansı çok artırdığını gözlemlemiş. Çalışanların verimliliğini artırmak istiyorlarsa, iş yerlerine kısa uyku odaları yapmalarını tavsiye ediyor. Çalışanların verimliliği artırmaları için teknolojik olarak da bazı öneriler getiriyor. Bu teknolojiler giderek hayatımıza giren ve kullanılmaya başlayan bazı programları içeriyor. Özellikle akıllı telefonlara yüklenebilen bu uygulamalar çalışanlara bu konuda yardımcı oluyor.
Verimliliği artıran akıllı uygulamalar
Akıllı telefonlarınıza yükleyebileceğiniz Intertrek adlı uygulamayla hangi saatler arasında hangi proje, konu veya sorunlar ile ilgilendiğinizi kaydedebiliyorsunuz. Bu uygulama sizin gün içinde yapmayı düşündüğünüz işleri, araya giren konuları, hangi konuyla ne kadar ilgilendiğinizi, ne kadarını bitirdiğinizi kaydediyor. Ortaya çıkan verileri analiz ederek, planladığınız ve gerçekleştirdikleriniz işleri raporluyor. Bu raporlar sayesinde günlük programınızı daha planlı gerçekleştirmeye başlıyorsunuz. Planlandığı gibi gitmeyen işlerin sebeplerini araştırıp, bu sebepleri ortadan kaldırmaya çalışıyorsunuz.
Sesten yazıya geçiş
Yine akıllı telefonlara yüklenebilecek, sesi yazıya çevirebilen programlarla çalışanların e-postalara hızlı cevap vermesi sağlanabiliyor veya hazırlanması gereken raporları hızlı bir şekilde yazıya dökebiliyorsunuz. Onaya gelen yazıların hızlı bir şekilde gözden geçirilmesi ve son değerlendirmelerin yapılması kolaylaşıyor. Hatta hareket halindeyken akla gelen notları saklayabilmenizi, bu notları alırken diğer bazı görselleri, internetten linklerini, haritaları kullanmanızı sağlayabiliyor. Bu konuların akla geldiği anda not edilebiliyor olması ve farklı doküman formatlarında saklanabilmesi, bu notları daha sonra çok kolay işlenmesini ve herhangi bir detayın unutulmamasını sağlıyor.
Doküman yönetim sistemleri
Akıllı telefonlarla kullanılabilecek bir başka yazılım ise doküman yönetim sistemleri. Her türlü dosyanızı, sıkıştırıp, akıllı cep telefonuna alabiliyorsunuz. Şirket içi bilgi sistemi ile bağı kurup, siz üstünde bazı değişiklikler yaparsanız, sisteme ilk bağlandığınızda bu değişiklikleri şirket içi dizinlere kopyalayabiliyorsunuz. Tüm formatlardaki belgelerin işlenebiliyor olması ve çevrim dışı çalışmaya olanak sağlaması, çalışanlara büyük kolaylık sağlıyor. Her istediğiniz zaman okumanız gereken ama fırsat bulamadığınız raporları, eğitimleri, ürün bilgilendirmelerini okuyabiliyorsunuz. Özellikle trafik sıkışıklıklarında geçen ölü zamanı değerlendirme imkanı veriyor.
Teklif hazırlama yazılımları
Şirket çalışanları için teklif hazırlama süreçleri zaman alıcı ve hataya çok açık süreçler olarak öne çıkıyor. Bazı yazılımlar teklif hazırlama süreçlerini çok hızlandırıyor. Şirketlerin satışını gerçekleştirdiği ürün ve hizmetleri kurumsal bilgi sisteminde tanıtıldıktan sonra, müşteri istekleri bir sipariş olarak giriliyor. Teklif fiyatını etkileyecek öğeler sipariş girişi sırasında alındıktan sonra, sistem bu öğelere göre otomatik olarak fiyat teklifi oluşturuyor. Teklif kapsamındaki ürün ve hizmetlerin tüm detayları dokümana kopyalıyor. Ürünler hakkında, bir çizim ya da resim varsa, istenen tüm detaylar dokümana ekleniyor. İstenirse şirket web sitesinde otomatik olarak, bu teklife özel bir sayfa yaratılıp, ilgili tüm bilgiler bu sayfaya kopyalanıyor. Teklif vermek için 3-4 saatini harcayan satış ekipleri bu süreyi bizzat müşteriyle ilgilenerek geçirebiliyor. Üst yönetimde verilen teklifleri her an gözlemleyerek, ne kadarının satışa döndüğünü, belemede olanlar için neler yapabileceklerini değerlendiriyorlar.
Birden fazla bilgisayar kullanmak
Çalışanların yaptıkları farklı işler için farklı bilgisayarlar kullanmalarının verimliği artırdığı da gözlemlenmiş. Örneğin; şirket içi projeler için ayrı, müşterilerle yapılan görüşmeler için ayrı bir bilgisayar ya da akıllı cihazlar kullanmak ilgili cihazlardaki dosya ve ön ekran tasarımlarını bağımsız kıldığı için verimliliği artırıp, hızlı konsantrasyon sağlayabiliyor. Başarılı üst düzey 2 bin 800 yönetici arasında yapılan ankette, bu insanların yüzde 72’sinin ikiden fazla cihaz kullandıkları belirlenmiş. İşverenlerin, çalışanlarından daha fazla verim almak için bu tür teknoloji kullanma alışkanlıkları konusunda yönlendirici olmaları ve teknolojik cihazlar kadar, verimlilik artırıcı yazılımlara yatırım yapmaları şiddetle tavsiye ediliyor.