Geribildirim, alıcı ve gönderici arasındaki geriye bilgi akışıdır. Geribildirimin gerçekleşmediği zamanlarda tek yönlü bilgi akışı olduğundan dolayı iletişim oluşmaz. Oysa gerçek anlamda başarılı bir iletişim sürecinin oluşması için her iki tarafın da iletişim sürecine dahil olması gereklidir.Etkili geribildirim;
kendine özgü, kesin, açık ve nettir. Genele yönelik değildir,
- bireyleri veya bireylerin niyetlerini değil; belirli bir davranışı temel alır,
- uygun zamanda yapılır,
- etkili iletişim esastır,
- bireyleri eleştirmek yerine, onlara yardımcı olmayı amaçlar.
İyi bir geribildirim, bireylerin daha iyi bir hale getirebilecekleri ve daha verimli olabilecekleri davranışları içerir. Bu nedenle başarılı bir geribildirim eleştiri değil, destek amacı taşımalıdır. Çalışanlara değişmeleri gerektiğini söylemektense, hangi açıdan değişmelerinin kendileri açısından olumlu olacağını söylemek, onların iş performanslarını geliştirici bir yaklaşımdır. Ayrıca çalışanlardan performanslarını geliştirmek için üst yönetimle işbirliği yapmaları istenmelidir.
Geribildirimin temel amacı, çalışanlara onlardan beklenen davranışları ve başarı grafiklerini açıklamak ve ulaşmaları beklenen noktaya ne kadar yakın veya uzak olduklarını göstermektir. Etkili geribildirim, hangi işin nasıl yapıldığıyla ilgili olmalıdır. Bu tip geribildirim, her zaman için betimseldir ve kişiye değil, performansa ve davranışa yöneliktir.
Bu bağlamda;
- İşin ne olduğu önemlidir; çünkü kazanılan başarının ne denli büyük olduğunu ortaya çıkaracaktır.
- İşin nasıl yapıldığı da önemlidir; çünkü bu nokta başarının iş etiği açısından değerlendirilmesi sırasında önem kazanacaktır.
- İşin neden yapıldığı önemli değildir; çünkü bir çalışana tamamladığı işi neden yaptığı sorulduğunda, bu o kişiye kendini savunma gereği hissettirip, gerginlik yaratabilir.
Etkili geribildirim süreci doğru zamanlanmış olanıdır. Bu nedenle geribildirim vermek için sözkonusu olayın üzerinden uzun zaman geçmesini ve geribildirime konu olan sonuçların ve duyguların yatışmasını beklemeyin. Eleştirileri sıcağı sıcağına yaptığınız gibi, başarıları da vakit geçmeden değerlendirin.
Etkili geribildirim elde edilen sonuçların, tüm bilgilerin ve gözlemlerin paylaşılmasını öngörür. Bunun mümkün olması için de, firma içinde etkin bir iletişim sürecinin oluşması gereklidir. Elde edilen bilgilerin paylaşılmadığı ve kimi çalışanların diğerlerinden bilgi sakladığı ofis ortamlarında hem işler bilgi alışverişi olmamasından ötürü yavaşlayacak, hem de çalışanlar arasında olumsuzlar yaşanacaktır. Çalışanların yüksek performanslarını ödüllendirmek, çalışanlar açısından çok büyük bir motivasyon faktörüdür. Bunun temel nedeni de ödüllendirmenin, ödüle layık olan çalışanı ve diğerlerini daha çok takdir edilecek ve saygı duyulmalarını sağlayacak davranışlarda bulunmaya teşvik etmesidir.
Ayrıca çalışanların sorumluluklarını daha fazla sahiplenmelerini de sağlayacaktır. Çalışanlar bu şekilde firmaya faydaları dokunduğunu hissedeceklerdir. Yöneticilerinin sadece bir teşekkürü, çalışanların kazanılmasında ve ofis ortamının daha ılımlı hale gelmesinde büyük rol oynamaktadır. Geribildirim olumlu olduğunda herkesin önünde açıklanırsa, başarılı olan çalışan için daha büyük bir motivasyon faktörü haline gelir; çünkü herkesin önünde yöneticiden alınacak bir teşekkür mesajı, sadece bir teşekkür olarak kalmaz, o kişinin diğer çalışanlar önünde onure edilmesi anlamına da gelir.
Çalışanların kendi istekleriyle talep ettikleri geribildirim her zaman için daha verimli olacaktır. Yöneticiler tarafından alınmaya çalışılan geribildirim, gerektiği şekilde çalışanlara aktarılmadığı zaman, çalışanların yanlış düşüncelere kapılmalarına neden olabilir. Bu nedenle geribildirim öncesinde çalışanlara bu sürecin onlara destek amaçlı yapıldığını anlatmak gerekmektedir.
Etkili bir geribildirim süreci nasıl işlemeli?
Geribildirim, somut verilere dayanmalı ve olumlu ya da olumsuz olarak oluşan olayın hemen ardından sıcağı sıcağına sorumlu kişiyle paylaşılmalıdır.
“Ocak ve Şubat ayında satış kotanı doldurduğunu; ama bu ay kotanın dolmadığını fark ettim.”
İyi bir yönetici kendi fikrini beyan etmeden önce, oluşan olumlu ya da olumsuz durum hakkında çalışanın fikrini almalı ve asla sinirlenmemelidir. Eğer olumsuz bir durum varsa, açıklama için çalışana şans vermelidir.
“Bunun nedeniyle ilgili konuşabilir miyiz?”
Bunun hemen ardından iyi bir yönetici çalışana yaptığı işin öneminden bahsetmeli ve olumsuz bir durum varsa bu durumun nedenleri tartışılmalı ve çalışan daha dikkatli olma konusunda uygun bir dille uyarılmalıdır.
“Bu durum hem senin başarını hem de firmanın kârını etkiliyor.”
Bu uyarıların çalışanın motivasyonunu düşürmek için değil, eksikliklerini görerek bunları düzeltmesi için bir fırsat olduğu çalışana anlatılmalıdır. Zaten çalışanlar da hatalarını tekrarlamak istemediklerinden, uygun bir üslupla yapılan geribildirime olumlu bakacaklar ve sempati ile yaklaşacaklardır. Bu noktada önemli olan yöneticilerin çalışanları aşağılamadan ve kırıcı bir tavır takınmadan geribildirim sonuçlarını aktarabilmeleridir.