Çoğu birey, düşüncelerini istediği gibi aktaramadığı, sonuçlarının kendisini memnun etmediği ve yakaladıği konuşma fırsatlarını iyi değerlendiremediği toplantılardan şikayet eder. Bunun nedeni olarak da, toplantının esas konusunun dağılmasını gösterir. Gerçekten de temel konudan uzaklaşıldığında, toplantı bütünüyle vakit kaybı ile sonuçlanır.
Toplantılar, ortak fikir ve projeler üretirler ve katılımcılarına birbirlerini daha iyi tanıma fırsatı sunarlar. Amacına ulaşmış toplantılar da bu şekilde gelişenlerdir. Bunun tam tersinin yaşandığı durumlarda ise çözüm üretmekten uzak bir toplantı ortamı oluştuğu gibi, aynı zamanda yeniden toplantı yapmak zorunda da kalınır.
Bu tip durumlarla karşılaşmamak için aşağıda sıralanan kimi noktaları gözden geçirmeniz faydalı olacaktır;
Öncelikle düzenlemeyi planladığınız veya davet edildiğiniz toplantının neyi başarmak istediğini kendinize sorun. Bu noktanın kesin olarak belirlenmesi, tüm tartışmanın bu konu etrafında yoğunlaşması açısından son derece önemlidir; çünkü bunun tersi olursa, toplantıdaki katılımcılar sıkılabilir ve orada ne için bulunduklarını bile hatırlayamaz hale gelirler. Bu nedenle toplantı gündeminin toplantıdan birkaç gün önce belirlenmesi ve toplantıya katılacak olan çalışanlara bildirilmesi, toplantının verimli geçmesi açısından oldukça önemlidir. Toplantı konusunu önceden bilen çalışanlar, bu konuyla ilgili gerekli araştırmaları yapabilir ve toplantıya hazırlıklı gelebilirler. Önceden üzerinde düşünülmüş ve araştırma yapılmış bir konunun tartışıldığı bir toplantıda, çözüm önerilerine ulaşmak ve toplantıya konu olan sorunu çözmek daha kolay olacaktır.
Toplantı düzenlemenin gerçekten gerekli olup olmadığını, katılımcılara haber vermeden önce bir kez daha düşünün. Acaba çözümlenmesi gereken konuyu birkaç kişi biraz araştırma yapıp, sonuçlarını birbirlerine iletip, kısa bir görüşme ile çözebilirler mi? Toplantıların düzenlenme sıklığı da dikkat edilmesi gereken bir noktadır. Acil çözüm gerektiren konular olmadığı sürece toplantıların en erken 10 günde bir yapılması, daha önceki toplantıda alınan kararların ne derece uygulandığının ve varsa aksayan yönlerin neler olduğunun görülmesi açısından daha yönlendirici sonuçlar verecektir. Sık yapılan toplantılar çalışanlarda bıkkınlık hissi yaratabilir ve toplantıları ciddiye almamalarına neden olabilir. Ayrıca sık yapılan toplantılar kimi zaman uygulamaları geciktirebilir; harekete geçmeyi zorlaştırabilir.
Eğer toplantıya çağırılanlar arasındaysanız, öncelikle toplantının konusunu öğrenin ve toplantıda bulunmanızın, tartışılacak konunun çözümünde faydalı olup olmayacağını değerlendirin. Aktif olarak söz almanızın gerekli olmadığı ve toplantı sonrası bilgilendirilmenizin yeterli olacağı bir toplantı söz konusuysa, yapmanız gereken diğer acil görevlerinizle ilgilenmeniz daha makul olacaktır.
Yapılacak olan toplantının zamanı da oldukça önemlidir. Eğer etkili bir toplantı düzenlemek istiyorsanız, bu iş için en uygun zamanı da tahmin edebilmelisiniz. Tartışma konunuzun güncelliğini kaybetmemesi için üzerinden uzun zaman geçmeden toplantı yapmanız gerekmektedir. Toplantının gereksiz tartışmalarla uzamamasına dikkat etmenizde de fayda vardır.
En verimli toplantılar 1-2 saat sınırını aşmayanlardır. Uzmanlara göre 1-2 saatten fazla süren toplantılara katılan çalışanlarda zihinsel yorgunluk, konsantrasyon eksikliği, sıkılma ve konuşulan konuya yoğunlaşamama görülmektedir. Bu durumun bir uzantısı olarak da çalışanların toplantı performansları düşmektedir.
Toplantı başladıktan sonra konuşulan konunun dağılmaması dikkat edilmesi gereken en önemli noktadır. İş arkadaşlarınız konuşulan konu ile ilgili görüşlerini açıklarken, siz de bir kağıda onların fikirlerini kısaca not almalısınız. Bu şekilde konu dağıldığında, herkesin fikirlerine değinerek, bu fikirler arasındaki farklılıkları ve ortak noktaları kısaca özetler ve konuyu toparlayabilirsiniz.
Toplantıya katılım sayısı dikkat edilmesi gereken bir diğer noktadır. Uzmanlar, toplantıların mümkünse 7 kişiden fazla bir sayısal çoğunluğa sahip olmamasını tavsiye ediyorlar. Bunun nedeni olarak da, kişi sayısı fazlalaştıkça, ikili tartışmaların ve toplantı konusunun dağılma olasılığının yükselmesi olarak gösteriyorlar.
Verimli geçmeyen toplantılar, hem zamanınızı çalar hem de moralinizi bozar. Bu tip toplantılarda konuşulan konu hakkında hiçbir ortak sonuca varılamaz ve bu nedenle ilerleme de sağlanamaz. Toplantının bu şekilde sonlanmaması için, toplantıyı yönlendiren kişi ya da katılımcılardan herhangi birisinin, grubun bir ortak karara ulaşmasına yardım etmesi gerekmektedir. Bu konu asıl olarak toplantıyı yöneten kişinin görevidir; fakat onun etkisiz kaldığı durumlarda müdahale diğer katılımcılardan gelmelidir.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer unsur da toplantıların geleceğe yönelik olmasıdır. İnsanlar genelde bir araya geldiklerinde geçmişteki başarısızlıklardan oldukça sık söz ederler. Bu tip durumun oluşmamasına özen göstermelisiniz. Eğer sürekli geçmiş konuşulur ve geçmişe dair eleştriler sıklaşırsa, toplantı gündeminden sapma olasılığı oldukça artar. Yapılması gereken, geçmişteki yanlışlardan ve stratejik hatalardan kısaca söz etmek ve sonrasında bunların bir daha tekrarlanmaması için yapılması gerekenleri bulmaya çalışmaktır. Toplantı da kişilerin ve yaptıkları hataların değil, fikir ve önerilerin tartışılması gereklidir. Toplantı bir süre sonra çözümlerin değil de, kişilerin yargılandığı bir hale gelirse, bu noktada toplantıyı düzenleyen kişinin duruma müdahale etmesi ve konuyu toparlamaya çalışması gerekmektedir. Kişilerin fikirlerini özgürce ve çekinmeden söyleyebilecekleri bir ortam oluşmazsa, yaratıcı ve yenilikçi çözümlerin de üretilmesi zorlaşır. Bu nedenle toplantıda ortaya atılan bir çözüm önerisi size göre yeterli değilse bile, bunu ifade etme tarzınızın karşınızdaki kişiyi rencide edici olamamasına dikkat etmenizde fayda vardır.