Hedef: Çalışan bağlılığı

Ülkemizin lider bireysel emeklilik ve hayat sigortası şirketlerinden olan AvivaSA Emeklilik ve Hayat AŞ, 2007’de AK Emeklilik AŞ ile Aviva Hayat ve Emeklilik AŞ’nin birleşmesiyle kuruldu. Türkiye genelinde genelinde banka sigortacılığı kanalında 14 bölge yöneticiliği, direkt satış kanalında 15 bölge yöneticiliği ve 9 şube yöneticiliği var. AvivaSA, 21 kişilik İnsan Kaynakları ekibiyle; AvivaSA’nın Ücret Yönetimi, İK Çözümleri ve İnsan Kaynakları, Eğitim & Gelişim bölümlerini yönetiyor. İnsan Kaynakları Eğitim & Gelişim Bölümü altında Genel Müdürlük İK, İç İletişim & Gelişim, Satış İK ve Eğitim birimleri bulunuyor. AvivaSA İK ekibi 2009 yılında AvivaSA Ailesi’ne katılan İnsan Kaynakları Direktörü Yonca Taşçı’yla daha da güçlendi. Sektördeki tecrübelerini AvivaSA’ya taşıyan Taşçı, İK süreçleriyle ilgili ayrıntılı bilgiler verdi.

Sektörümüzde kariyer imkanları çok
Arayış içinde olduğumuz pozisyon için çeşitli mecralarda ilanlar çıkıyor ve başvuruları topluyoruz. Uygun adaylar belirlendikten sonra İK uzmanları/ yöneticileri yetkinlik bazlı mülakatlar gerçekleştiriyor. İK’nın uygun bulduğu adaylar ile ilgili yöneticiler ikinci bir mülakat daha gerçekleştiriyor. Mülakatlara ek olarak aranan pozisyonun özelliklerine göre yabancı dil testleri ve kişilik envanterleri, uyguladığımız yöntemler arasında. Mülakatlar sonucunda olumlu bulunan adayımızın referans kontrollerini yapıyoruz. Eğer referansları olumlu ise aday ile teklif sürecimize geçiyoruz. Bireysel emeklilik ve hayat sigortası, potansiyeli yüksek sektörlerden. Bu sektörde kariyer yapmak isteyen kişilerin yukarıda bahsettiğimiz özelliklere sahip olmasının yanı sıra bu sektörün gelişiminde yer almaya istekli olmalarını bekliyoruz.

Satış kadromuzun işe alım süreci farklı
Satış kadrolarımız için ise süreç biraz daha farklı. İlanların çıkılması ve aday havuzunun belirlenmesi sonrası, satış bölge yöneticilerimiz adaylarla grup mülakatları gerçekleştiriyor. Grup mülakatında olumlu değerlendirilen adaylar, yine bölge yöneticileri ile gerçekleştirecekleri birebir mülakata davet edilip role-play çalışmalarına tabii tutuluyor. Son aşamada ise İK ekibi olumlu değerlendirilen adaylar ile yetkinlik bazlı mülakatlar gerçekleştiriyor. Mülakatlar sonucunda genel müdürlük alımlarımızda olduğu gibi referans kontrolleri yapıyoruz. Satış kadrolarımız için yaptığımız işe alımlarda ise bu yetkinliklere ek olarak ikna kabiliyeti, özgüven, dayanıklılık ve kişisel motivasyonu yüksek, müşteri duyarlılığına sahip, empati yeteneği gelişmiş, sürekli gelişime önem veren, etik ve profesyonel tutuma sahip adaylar olmasına dikkat ediyoruz

“Yaşayan yetenek”le yeteneğimizi yönetiyoruz
Çalışanlarımızın yetkinlik ve potansiyellerini doğru şekillerde kullanabilmelerini sağlamak ve etkin şekilde değerlendirebilmek için “Yaşayan Yetenek” adını verdiğimiz bir e-sistem üzerinden yürüttüğümüz “Yetenek Yönetimi” sistemimiz bulunuyor. Bu sistem içerisindeki performans değerlendirme bölümü; hedeflerin belirlenmesi, hedef revizyonu, gelişim planlama, yöneticiye geribildirim, yılsonu değerlendirmesi aşamalarından oluşuyor. Ayrıca yine bu süreç içerisinde yöneticilerle her bir çalışanın performansını ve gelişimini değerlendirdiğimiz yetenek toplantıları gerçekleştiriyoruz. Bu sisteme paralel yürüttüğümüz yetenek yönetimi sürecimizdeyse tüm çalışanlarımızı birer yetenek olarak değerlendiriyor ve sadece üstün başarılılara değil tüm başarılı çalışanlarımıza yatay ya da dikey kariyer fırsatları sağlıyoruz. Yetenek kaynağı değerlendirmelerini yaparak her türlü kritik rol için yedekleme çalışması yapıyoruz. Çalışanlarımıza sadece AvivaSA içinde değil, ortaklarımızın yurtiçi/yurtdışı kaynak ihtiyaçlarına göre de kariyer fırsatları sunuyoruz. Tüm bu süreçlerde en önem verdiğimiz nokta, tüm geri bildirim ve paylaşım toplantılarında hem çalışanın hem de yöneticisinin karşılıklı açık ve dürüst bir geri bildirim süreci yürütmesi.

Oryantasyon sürecimiz 4-5 hafta sürüyor
İşe alımlarımızı en çok satış pozisyonları için yapıyoruz. Genel müdürlük alımlarına bakıldığında ise ağırlıklı olarak müşteri memnuniyet merkezi ve teknoloji yönetimi bölümlerinde müşteri danışmanı, programcı ve analist gibi pozisyonların öne çıktığını görüyoruz. Genel müdürlük kadrolarımız için, çalışanımızın duyurusunun yapılmasını takiben; bina ve bölümlerimizin genel tanıtımını yapıyor, prosedürlerimizin tanıtımı ve temel eğitimlerle sürecimizi başlatıyoruz. Hem kendi bölümünün yöneticisi hem de görev ve sorumluluklarına bağlı olarak yakın çalışacağı diğer bölümlerimizin yöneticileri ve ekipleriyle görüşmeler organize edip çalışanımızın bilgi almasını sağlıyoruz. Bunun yanı sıra satış ve hizmet süreçlerimize hakim olması adına zaman planlamasına uygun olarak satış ekiplerimizle çıkarak sahada gözlem yapmasına ve müşteri memnuniyet merkezi bölümümüzün hizmet süreçlerine dahil olmasına olanak sağlıyoruz. Üst yönetimimizle tanıştırıyor ve İK toplantıları yaparak süreçlerimiz hakkında bilgi paylaşımında bulunuyoruz. Satış kadrolarımız için bu sürece ek olarak finansal danışmanlık mesleğini öğrettiğimiz teknik eğitim ve yüz yüze satış eğitimlerini veriyoruz. Uygulamalı eğitimlerde ise satış yöneticileri ile birlikte OJT olarak tanımladığımız satış görüşmeleri sırasında eğitim, tecrübeli finansal danışmanlar ile gölge görüşmeler ve role-play’lerden oluşan bir program uyguluyoruz. Ayrıca oryantasyon süreci sonrasında, çalışanın ve yöneticisinin ilk üç aylık süreci değerlendirdikleri bir değerlendirme aşamamız bulunuyor. Buradaki amacımız, çalışan ve ilk yöneticisinin görüşlerinin alınarak çalışanın şirkete adaptasyonunu ve iş katkısını artırıyor.

Çalışanlarımız için 9 sosyal kulübümüz var
Çalışanlarımızın seslerini duyurabildiği iki önemli uygulamamız olan “Öneri sistemi” ve “Çalışan Temsilcileri Grubumuz” sayesinde çalışanlarımız yaratıcı önerilerini yönetimle paylaşabiliyor ve iyileştirme çalışmalarında aktif rol alabiliyorlar. Aynı zamanda “İK Yollarda” adını verdiğimiz projemizle bölgelerimizi ziyaret edip sahanın sesini dinliyoruz. Finansal destek sağlanan 9 çalışan sosyal kulübümüz bulunuyor. Dalış, dans, fotoğraf, yelken, kitap, motor, gezi ve gurme, tiyatro ve pet kulübe üye olan çalışanlarımız düzenli olarak aktivitelerini gerçekleştirmeye devam ediyor. Fotoğraf sergileri, yarışmalar, yeni yerler ve lezzetler keşfetmek, sokak hayvanlarına yardım etmek, vizyon toplantılarında tiyatro gösterileri yapmak, ünlü yazarları şirketimize davet etmek sıkça gerçekleştirdiğimiz kulüp aktivitelerinden. Çalışanlarımız bu aktivitelere ek olarak düzenlediğimiz sağlıklı yaşam sohbetleri, sigarayı bırakma seminerleri, spor ve bowling turnuvaları, yardım kermesleri, yılbaşı ve yaza merhaba partilerine de ilgi gösteriyor.

Tüm çalışanlarımızı dinliyoruzGenel müdürümüzle çalışanlarımızın buluştuğu çay sohbetleri, İnsan Kaynakları ile kahvaltı sohbetleri, üç ayını dolduran çalışanlarımızla sohbet toplantıları çalışan motivasyonu adına yaptığımız çalışmalarda önemli bir yere sahip. Satış kadromuza özel olarak 3 aylık dönemlerde belirlenen yıldız satışçılarımıza düzenlediğimiz “Yıldızlar Buluşuyor” ve yılsonunda en başarılı satış kadromuzun yer aldığı “Winners Club” yurtdışı ödül gezilerimiz başlıca motivasyon uygulamalarımızdan. Genel Müdürlük binamızda bulunan teras cafe, kütüphane, internet cafe, spor salonu ve masa tenisi alanımız öğle aralarında yoğun ilgi görüyor. Aktivitelerimize ek olarak şirketimizin bünyesinde gerçekleşen ve şirketimizin finansal destek sağladığı İngilizce kurslarımız ile yine finansal destek sağladığımız yüksek lisans imkanlarımızı çalışanlarımıza sunuyoruz.

Avivasaakademi en önemli eğitim aracımız“Yetenek Yönetimi” sürecimiz içerisindeki “Gelişim Planlama” bölümünde her bir çalışanımız kişisel gelişim planını yöneticisiyle birlikte “eğitim ile öğrenme, başkalarından öğrenme ve uygulayarak öğrenme” başlıklarında yapıyor. E-sistem üzerinde kayıtlı bulunan bu gelişim planlama formları analiz edilerek eğitim ihtiyaçları tespit ediliyor. Bu platform haricinde de çalışanlarımız ihtiyaç duydukları eğitim taleplerini yıl içinde bizlere iletebiliyor. Sürekli öğrenen ve öğreten bir organizasyon olmayı amaçlıyoruz. Çalışanlarımızın iş ihtiyaçlarına cevap veren, işbaşında ölçülebilir, gözlemlenebilir ve mevcut performansı artırıcı sonuçlar yaratan eğitim programları düzenliyoruz. Ağırlıklı olarak satış kadromuzun mesleklerini etkin bir şekilde yapmaları amacıyla bilgi ve becerilerini geliştirmeye yönelik içerik uygulamaları olan BES aracı lisanslama sınavına hazırlık, satış eğitimleri ve yönetici geliştirme eğitimleri gerçekleştiriyoruz. Bu eğitimlerin bir kısmını dış kaynaklarla karşılarken büyük bir kısmını ise iç eğitimcilerimiz aracılığıyla hayata geçiriyoruz. Bunların yanında yıllardır kullanmakta olduğumuz ve sektörün ilklerinden olan e-öğrenme portalımız “avivasaakademi” e-öğrenme eğitimlerimizi gerçekleştirdiğimiz bir araç. Tüm çalışanlarımıza açık olan bu portal aracılığı ile uzaktan verilebilecek eğitim programlarını gerçekleştiriyoruz. Genellikle teknik eğitimlerin gerçekleştirildiği bu portalda zaman zaman kişisel gelişime yönelik eğitim programlarından da faydalanıyoruz. 2009 yılında her bir çalışanımız ortalama 20 saat sınıf içi eğitim aldı.

Zorunlu staj tercih sebebimiz
2009 yılında 34 üniversite stajyeri, 18 lise stajyeri alımı yaptık. Stajyer alımlarımızı üniversite ve lise olarak ikiye ayırıyoruz. Üniversite stajyerlerimiz için Nisan ayında, lise stajyerlerimiz içinse Temmuz ayında mülakatlara başlıyoruz. Her yıl olduğu gibi bu yıl da departmanlardan gelen taleplere göre stajyer ihtiyacımızı belirliyor olacağız. Stajyer alımlarımıza başlamadan önce departmanlardan talepleri alarak yıllık stajyer ihtiyacımızı belirliyor ve başvuruları topluyoruz. Başvuruları ön elemeden geçirdikten sonra iki aşamalı mülakat sürecimizi başlatıyoruz. İlk aşama toplu mülakat ve role-play’den oluşuyor. Bu aşamayı geçen adaylarımızla birebir mülakatlar yaparak uygun adayı belirliyoruz. Şirketimizde yapılan staj süreleri öğrencilerin zorunlu stajlarıyla doğru orantılı olarak değişkenlik gösterebiliyor. Üniversite stajyerleri için yaklaşık 1–2 ay arasında, lise stajyerleri içinse öğretim yılını kapsayacak şekilde staj olanağı sağlıyoruz. Stajyerlerimizi seçerken öğrencilerin zorunlu stajı olmasına dikkat ediyoruz. Diğer bölümlerimize kıyasla teknik operasyon ve teknoloji yönetimi bölümlerine daha fazla sayıda stajyer alımı yapıyoruz.

Göreve başladığınızda ilk ilgilendiğiniz, öncelik verdiğiniz konu ne oldu?
Şubat 2009 itibarıyla AvivaSA ailesine katıldım. İlk günlerimi şirketi ve organizasyonu tanımak, sektörü anlamak için zaman ayırarak geçirdim. Tüm departman yöneticileriyle görüşerek İnsan Kaynakları Departmanından beklentilerini öğrendim. Sonrasında ekibimle birlikte önceliklerimizi belirledik ve görev paylaşımlarında bulunduk.

Yakın dönem projeleriniz nelerdir?
Satış komisyon ve genel müdürlük prim sistemi revizyonu, tüm satış kadromuz için modüler satış eğitimleri planlaması, çalışan bağlılığına yönelik projeler ve aksiyon planları yakın dönem çalışmalarımızdan. Kurum kültürü çalışmalarımız artarak devam edecek. Bunun yanı sıra işe alım, gelişim anlamında da birçok yeni projeyi hayata geçirmeyi hedefliyoruz.

Mülakatlar için özel bir sorunuz var mı?
Kişilerin güçlü ve gelişime açık yönlerini belirlemek için gerçek hayatlarından örneklemeler yapmasını ister, yetkinliklerini belirlemeye yönelik sorular sorarım.

İşinizle ilgili en sevdiğiniz şey nedir?
İnsanlarla birlikte olmak ve çalışanların hayatlarına dokunuyor olmak…

Tavsiye edeceğiniz iş dünyasına yönelik bir kitap adı verebilir misiniz?
Julie Starr’ın Brilliant Coaching adlı kitabı.

Sizce sektörünüze yönelik alınması gereken eğitimler neler?
Satış kadroları için teknik bilgi (ürün bilgisi) ve mevzuat eğitimleri, ikna ve etkileme becerileri, ilişki yönetimi konulu eğitimlerin alınması gerekiyor.