Geçtiğimiz yıl İnsan Kaynakları departmanını kurarak İK uygulamalarını yeniden yapılandıran yazılım firması İnnova’nın İnsan Kaynakları Yöneticisi Esin Astarlıoğlu Mengüç, yaşadıkları değişimi anlattı.
1999 yılında 15 kişilik bir ekip ile yola çıkmış olan İnnova, bugün 130’u aşan çalışanının daha mutlu ve keyifli bir ortamda daha verimli çalışmalar yaratacağı inancı ile 2005 başında İnsan Kaynakları departmanını kurarak, İK Projesi kapsamında önemli çalışmaları gerçekleştirdi.
Çalışanlarının yüzde 75’i 35 yaşın altında; yüzde 45’i ise 30 yaşın altında olan İnnova’da, ekibin eğitim düzeyi de oldukça yüksek. Yüzde 78’i mühendislik ve teknik alanlardaki bölümlerden mezun olmuş çalışanların yüzde 85’i üniversite mezunu. Mühendisler arasında ise ön planda bilgisayar mühendisleri yer alırken onları elektronik – elektronik; endüstri ve diğer mühendislikler takip ediyor.
Ekip böylesine genç ve eğitim düzeyi de yüksek olunca hem dinamik bir ortam yaratmak hem de sürekli değişen ve gelişen beklentileri aralıksız beslemek gerekiyor diye düşünülerek yola çıkılmış yeniden yapılanmada. İnsan Kaynakları Yöneticisi Esin Astarlıoğlu Mengüç, “Gerçekleştirilen yeniden yapılanma çalışmalarını güçlü İnsan Kaynakları sistemleri ile desteklerken rahatlama, bireysel gelişim gibi konuları da gözönüne aldık ve işe rahatlama köşesiyle başladık” diyor.
İK departmanınız geçtiğimiz yıl kuruldu. Nasıl bir kuruluş süreci işledi?Yazılım sektörünün dinamizminde, kendisine sürekli daha da yüksek hedefler koymakta olan bir firmada, çalışanlarınız da oldukça genç ve eğitim düzeyi olarak yüksek seviyede olunca “esnek bir yapı içinde kurumsallaşma” çalışması içine girdik. İK departmanını 2005 başında kurduk ve çalışmalara başladık.
İK departmanınız geçtiğimiz yıl kuruldu. Nasıl bir kuruluş süreci işledi?Yazılım sektörünün dinamizminde, kendisine sürekli daha da yüksek hedefler koymakta olan bir firmada, çalışanlarınız da oldukça genç ve eğitim düzeyi olarak yüksek seviyede olunca “esnek bir yapı içinde kurumsallaşma” çalışması içine girdik. İK departmanını 2005 başında kurduk ve çalışmalara başladık.
Çalışmada iki anahtarımız vardı. Birincisi; İnnova’nın güçlü yönlerini çalışanların ağzından dinlemek ve bu yönleri ön plana çıkarmak. Diğeri ise, gelişme gösterilmesi gereken alanları yine çalışanlardan dinleyerek onların da önerileri ile harekete geçmek.
Yeni bir yapı oluşturduk ve bu yapının, hem içinde bulundugumuz sektöre hem de kendi dengelerimize uygun olarak esnek bir yapı olmasina dikkat ettik. Yapımız esnek olduğu için güçlü sistemler oluşturarak desteklememiz gerekti. Sistemlerin çok güçlü olması gerekiyor ki sürekli ve sağlıklı bir akış sağlansın, soru işaretleri oluşmasın. Örneğin, performans değerlendirme sistemimiz yapımızı sürekli besleyecek şekilde düşünüldü.
Ne tür bir performans değerlendirmeyi baz aldınız?Klasik yarı dönemli sistemi baz aldık. Bunun üzerine “proje bazlı değerlendirmeler” ile “komiteler tarafından değerlendirme”yi ekledik. Proje bazlı değerlendirmeler bize çalışanın, yer aldığı her bir proje için değerlendirilmesi ve dönem sonuna pek çok bilgi ile hazır girmemizi sağlarken, tüm yöneticilerin katıldığı komite değerlendirmeleri de hem objektifliği hem de yöneticilerin tüm ekibi daha detaylı tanıması imkanını sağladı.
Performans değerlendirme sistemi kapsamında, kişisel performansı değerlendirmenin yanı sıra kişinin kariyerinde bir sonraki basamak için hazır olup olmadığı, değilse bunun için ne gibi gelişim adımları atılması gerektiğini; mevcut pozisyonunda daha yüksek performans için yapılması gerekenleri de saptıyoruz. Bu değerlendirme taslağı komite üyelerinden herhangi birisi tarafından çalışanla birebir paylaşılırken çalışanın kendisi ile ilgili düşünceleri, beklentileri de içine katılarak birlikte sonuçlandırılıyor.
“YAZILIM SEKTÖRÜNDEKİ ÇALIŞANLAR, SÜREKLİ TEKNİK BİR ORTAMDA BULUNDUKLARINDAN DAHA SOSYAL ALANLARDA DESTEKLERE İHTİYAÇ DUYULABİLİYOR. KEYİF KÖŞESİNİ RENKLENDİRMEK İÇİN ÖNERDİĞİMİZ SATRANÇ, PUZZLE, DAMA GİBİ OYUNLARIN KARŞISINDA ÇALIŞANLARIMIZ TARAFINDAN RENGARENK OYUN HAMURLARININ SEÇİLMESİ BİLE BU İHTİYACI GÖSTERİYOR.”
İnnova’da çalışanlara yönelik düzenlenen eğitimlerden bahseder misiniz?Yaptığımız performans değerlendirmeleri sonucunda ortaya çıkan teknik eğitim ihtiyaçlarını, sektördeki mevcut eğitim programlarından yararlanarak gerçekleştiriyoruz. Yazılım sektörü için teknik eğitimlerin yanı sıra iletişim, zaman yönetimi gibi eğitimlere de ihtiyaç duyuluyor. Yazılım sektöründeki çalışanlar, sürekli teknik bir ortamda bulunduklarından daha sosyal alanlarda desteklere ihtiyaç duyulabiliyor. Keyif köşesini renklendirmek için önerdiğimiz satranç, puzzle, dama gibi oyunların karşısında çalışanlarımız tarafından rengarenk oyun hamurlarının seçilmesi bile bu ihtiyacı gösteriyor.
Yeni yapıyı ortaya koyduktan sonra bir çalışma hayatı değerlendirme anketi yapmış ve buradan da eğitim ihtiyaçlarına yönelik geribildirimler almıştık. 2005 yılı sonunda yöneticilere yönelik eğitimlerle yola çıktık. Koçluk Becerileri ile ilgili iki gün süren bir eğitim ve workshop’lar düzenledik. Yöneticilerimizin, kendi hayatlarının koçu olmayı öğrenmeleri sonra da çalışanlarına örnek olmaları ve onları geliştirmeleri şeklinde bir hedefimiz vardı. Yöneticilere yönelik bir başka eğitimimiz ise Proje Yönetimi eğitimiydi. İstanbul ve Ankara’daki proje yöneticilerimizle 3 gün süren bir eğitim gerçekleştirdik. 2005 değerlendirmesi sonucunda zaman yönetimi, iletişim ve sunum teknikleri konularında eğitim alma ihtiyacı çıktı, bu alanda yine eğitimlerle çalışanlarımızı destekliyoruz.
Şirket içinde rahatlama köşesi oluşturma gibi projeleriniz var. Bunlar ne amaçla yapılıyor, çalışanların geribildirimi ne oluyor?Gerçekten rahatlamak için yaptık. Dergiler, oyun hamurları ve çeşitli oyunlarla burayı zenginleştirdik. Arkadaşlarımız istedikleri zaman buraya gelip vakit geçirebiliyor, birtakım çalışmalarını bu köşede gerçekleştirebiliyorlar. Gelişim için bir başka aracımız da iç portalımızdaki İnsan Kaynakları başlığı. Burada Gelişim Dünyam başlığı altında özellikle bireysel gelişime yönelik makaleler, örnek olaylar, tüm çalışanlarımızla paylaşılıyor. Bu portal içinde ayrıca mevcut İK uygulamalarımızı da, anlaşılması, takibi ve uygulanabilirliği kolay bir kapsamda paylaşıyoruz; izin yönetimi, eğitim yönetimi, seyahat yönetimi gibi…
Dört ayda bir yeni başlayan arkadaşlarla yöneticilerimizin katıldığı bir öğle yemeği düzenliyoruz. Yeni başlayan arkadaşlarımız, o yemek sırasında yöneticilerimizle resmi olmayan bir ortamda sohbet etme imkanı buluyorlar. Üst yönetim için de executive toplantılar düzenliyoruz. İstanbul’da ve Ankara’daki tüm yöneticilerimizle yarım gün bir araya geliyoruz. Herkes kendi iş alanında neler yapıyor, yıl sonuna kadar neleri hedefliyor, bu konuları birbirleriyle paylaşıyorlar.
İK departmanının kurulması şirketinizde neleri değiştirdi, nasıl bir katma değeri oldu?Benden önce de İK ismi altında olmasa da yapılan bir takım işler vardı ama olayların başlığı belirlendi. Artık bir takım sorular ve sorunlar olduğu zaman kime gelebileceğini biliyor. Eğitim planlama, performans değerlendirme, izin alma süreci, masraf, seyahat yönetimi gibi konular daha sistemli olarak ilerliyor.