İnternet iş dünyasının önüne sınırsız iletişim, iş yapma ve öğrenme fırsatları sunuyor. İş dünyası için, şirket içi iletişimden arşivleme yöntemlerine, mesai saatlerinden yazım diline kadar pek çok şeyin yeniden biçimlendirildiği yeni bir çağın başlangıcına işaret ediyor, internet.Büyük küçük demeden tüm şirketlerin dünyaya açıldıkları, kendilerini dünyaya sergiledikleri ve dünyadan gelen tepkileri karşılayabilecekleri birer Web sitesi veya sayfası bulunuyor. Kurumsal kimliğin en belirgin göstergelerinden birini, Web sitesinin tasarımı, renkleri, içeriği ve sitenin sunduğu diğer elektronik çözümler oluşturuyor. Peki kurumsal kimlikler böylesine açık ve net bir şekilde öne çıkarken insanlar İnternet’te kendileri için pozitif kimlikler geliştirebiliyor mu?
İnternet’in iletişim dünyasında açtığı en büyük çığırlardan biri de, eğer istemezlerse, kişilerin artık kimliklerine dair en ufak bir ipucu bile verme zorunluluğunun bulunmaması. E-mail, chat ve forum gibi İnternet ürünlerini kullanırken bunun örneklerini sıkça görüyoruz. Bu durum insanların İnternet’te gerçek bir kimlik oluşturmaları gerekmediği gibi bir düşünce doğurabiliyor. Ancak iş ilişkilerini sürdürürken İnternet’te de kimlikleri doğru bir şekilde sergilemek, İnternet’i olabildiğince profesyonelce, nazik ve ahlaklı bir şekilde kullanmak gerekiyor.
Bazı İnternet kullanıcılarının olanakları istismar ettiklerini biliyoruz. En çok karşımıza çıkanlar, istenmeyen reklamlarıyla bize “spam mail” yollayanlar. İnternet’in özgürlük ortamını yasa dışı işler için kullananlar da bulunuyor. İnternet’i daha çok kullanmaya başladıkça bu olumsuz kullanıcılardan nasıl kaçınabileceğimizi ve görmezden gelebileceğimizi, başkalarından aldığımız tavsiyelerin de katkısıyla öğreniyoruz. Aşağıdaki öneriler, bu “kötü kullanıcı”lardan biri olarak görülmenizi engellemek ve İnternet’te pozitif bir kimlik geliştirmenizi, arkadaş ve iş ortakları kazanmanızı sağlamak adına size yardımcı olabilir.
Diğer insanların e-mail adreslerine saygı göstermek: Tıpkı telefon numaraları ve ev adreslerinde olduğu gibi, bildiğiniz bir adresi izin istemeden başkasına vermeyin. İnternet adresi, telefon numarası ya da ev adresi kadar özel görünmese de aslında sahibinin başlıca mahremiyet alanlarından biridir. Başka birinin adresini sormadan bir diğer kişiye vermek, aranızdaki güveni sarsabilir.
Spam yapmak amacıyla karşılaştığınız e-mail’leri biriktirmemek: Karşılaştığınız adresleri bu tür amaçlar için toplamayın. Bu adreslere tanıtım amacıyla yollayacağınız mesajlar, amaçladığınız şeyin tam tersi bir etki yaratabilir. Hem siz hem de şirketiniz negatif bir tablo çizebilir. Eğer yine de mailing listenizde bu tür adresleri de kullanıyorsanız, en azından listeden çıkmak isteyenler için bir link göstermeli, verdiğiniz rahatsızlık için özür dilemelisiniz.
Kendinizi ve işletmenizi tam olarak tanıtmak: Bir kişi ya da kurumla ilk kez bağlantıya geçerken, kendinizi ve şirketinizi tam isim, ünvan, adres ve şirketinizin adını taşıyan, kendinize ait bir e-mail adresiyle tanıtın.
Yahoo ve hotmail gibi “örtülü” bir adresle profesyonel haberleşmelerinizi gerçekleştirmeniz uygun olmayacaktır. Bu tür bir adres kullanamaya mecbur kalırsanız, mutlaka bunun nedenini (örneğin tatilde olmak veya başka birinin bilgisayarını kullanmak gibi) belirtin.
Doğru ve resmi bir şekilde hitap etmek: Birine ilk kez e-mail yolluyorsanız, o kişiye, tüm iş yazışmalarından olduğu gibi, resmi bir şekilde hitap etmeniz gerekir. Kişinin tam adını, unvanını, çalıştığı şirketin adını yazın ve yazınıza Sayın , Bey, Hanım gibi resmi bir selamlama ile başlayın. Alıcının gerekiyorsa düzeltmesi için, telefon ve faks numaralarını adresin altına eklemek iyi bir fikir olabilir.
Bilgi isterken: Birinden bilgi istiyorsanız, o kişinin zamanını, ilgisini ve uzmanlığını da istediğinizi unutmayın. Bu bilgiye tam olarak neden ihtiyacınız olduğunu belirtmek, nezaketli bir davranış olacaktır.
Yanıt veren kişilere teşekkür etmek: Tatmin edici olsun olmasın, aldığınız her yanıt, nazik bir teşekkürü hak eder. Teşekkür mesajını yollarken, karşınızdaki insanın sizi hatırlayabilmesi için neden teşekkür ettiğini de belirtmeniz iyi olacaktır. (x konusuyla ilgili yanıtınızdan dolayı teşekkür ederim gibi…) Bu mesajda da adınızı, adresinizi ve telefon numaralarınızı belirtmenin çok iyi bir halkla ilişkiler ve pazarlama taktiği olduğunu unutmayın. İnsanların sizi hatırlamasını sağlamalısınız.
Bir şey isterken karşılığında başka bir şey sunmak: İnternet ortamında bağlantı kurduğunuz bir kişiden bir şey istiyorsanız, siz de normal yaşamda olduğu gibi bir karşılık vermeye hazır olmalısınız. Ve verdiğiniz şeyin bir değeri olmalıdır. Siz de başka bir konuyla ilgili yardım önerebilir, bildiğiniz bir kaynağı tavsiye edebilir veya o kişiyi kendi Web sitenize “davet” edebilirsiniz. Tabii ki Web sitenizin de ziyaretçilere bilgi ve fayda sağlaması gerektiğini de unutmamak gerek.
Telif haklarına saygı duymak: Bir İnternet sitesindeki bir bilgiyi elinizde bulundurmak istiyorsanız, indirebilir, kaydedebilir ve çıkış alabilirsiniz. Ancak bu bilgiyi kullanmak istiyorsanız, ilk gözetmeniz gereken konu, telif hakları olacaktır. Bu bilgiyi oraya koyan kişi, tüm emeğini ve zamanını harcadığı eserini bilgi vermek amacıyla oraya koymuştur, herkesin kendininmiş gibi kullanması için değil. Bazen yazarlar bu bilgiyi çoğaltabileceğinizi ve hatta profesyonel amaçlar için kullanabileceğinizi açıkça belirtir. Ancak böyle durumlarda bile yazarın ismini belirtmek bir zorunluluktur.
Nazik ve profesyonelce davranmak: İnternet ortamında profesyoneller, yüz yüze iletişime kıyasla daha çok yardım etmeye ve işbirliğine hazır izlenimi vermektedir. Sadece İnternet’in büyüsüyle açıklanabilecek bu durumu, yeni ilişkiler kurup yeni iş olanakları yaratma bakımından da en iyi şekilde değerlendirmemiz gerekir. Monitörümüzde belirenler sadece sözcükler de olsa o sözcükleri yazan kişilerin duygu ve niyetlerini fark edebiliriz. Bu yüzden kendimiz de niyetimizi ve kimliğimizi en olumlu şekilde, şüpheye yer bırakmayacak şekilde açıklamalıyız.