Toplantılardan fırsat bulup ne zaman çalışacağım? Çalışma yaşamında belki de sık sık kendinize sorduğunuz ya da iş arkadaşlarınızdan duyduğunuz bu cümlede gizli olan anlam, “toplantılarda sıkılıyorum” mu acaba? Bir toplantının sıkıcı olmasının altında yatan, katılımcıların, toplantıdan bir getiri sağlayamaması veya verim alamamasına bağlanabilir. Saatlerce süren toplantıların sonucunda alınan kararlar katılımcıya bir şey ifade etmiyorsa veya bir karar alınamamışsa bir sonraki toplantı hakkında pek olumlu şeyler düşünülmeyecektir. Sonrasında da “yine mi toplantı” sesleri yükselecektir.En ufak detaylar için dahi toplantı yapılması ve bunların gün içinde bir tane ile sınırlı kalmaması, çalışanın işiyle ilgili konsantrasyonunun azalmasına neden olacaktır. Sık toplanılması çalışanlar arasında seri ve yeterli iletişim olmadığının da bir göstergesi olabilir. “Anlaşamadık, toplanalım…” Ayaküzeri halledilebilecek sorunların toplantıya taşınması zaman kaybının ötesinde; çalışanda isteksizliğe, dikkat verememeye neden olacaktır. Toplantıya gerekli katılımın sağlanamaması söz konusu ise neden toplanılsın ki? Verimli toplantı için artık çeşitli yöntemler uygulanmaya başlandı. Çünkü işveren de bilmektedir ki bir süre sonra toplantı, çalışanın ilgi odağı dışına çıkmaktadır.
Kötü planlanan ve kötü yönetilen toplantılar, zamanın en büyük düşmanlarından biridir. Toplantı öncesinde, sırasında, hatta sonrasında gerekenleri doğru bir şekilde yerine getirebilmek, profesyonelliğin de göstergesidir aslında. Bu gerekenleri incelediğimizde, uygulanırsa katılımcının da ilgisini ayakta tutacak çok basit bir kaç ayrıntı karşımıza çıkıyor:
Ön hazırlık aşaması: Şayet bir toplantıyı yönetmeniz gerekiyorsa öncelikle bunun ön hazırlıklarını yapmanız gerekmektedir. Bunlar, toplantının tarihinin, saatinin ve de konusunun katılımcılara bildirilmesi olarak sıralanabilir. Bunu yazılı olarak yapmaya özen gösterin. Böylece toplantının biri tarafından unutulması durumunda sorun sizden çıkmış olacaktır ve aynı hatanın bir daha tekrarlanmasını önlemiş olursunuz.
Belirtilen saat dilimine uyun: Katılımcılara ilettiğiniz başlama ve bitiş saatine sadık kalmak çok önemli. Çalışan işlerini buna göre planlamış, hatta sizinle yaptığı toplantının hemen ardına başka bir görüşme koymuş olabilir. Hepsinin ötesinde, psikolojik olarak kendini belirtilen bitiş saatine göre hazırlamış olan katılımcı, toplantının uzayan bölümüne gerekli dikkati veremeyebilir.
Katılımcıları toplantıya küstürmeyin: Toplantıya katılması istenen kişiler, sadece görüş dinlemek için değil, görüş belirtmek için de orada olmalılar. Görüşlerine ihtiyaç duymadığınız çalışanları zaten toplantıya almanızın bir anlamı olmaz. Sadece dinleyici isteniyorsa onlara toplantı sonuçlarını iletmeniz de yeterli olacaktır. Katılımın eşit sağlanması ve konuşan kişinin sözünün kesilmemesi, ayrı bir motivasyon olacaktır. “Görüşlerime değer veriliyor”, “insanlar tarafından dinleniyorum” fikri, daha da faydalı olma isteği uyandırır.
Fiziki koşullar da önemli: Eğer bunun kontrolü sizin elinizdeyse toplantının yapıldığı yerin ısısı, havalandırması kısaca fiziki şartlarının uygun olup olmadığını da göz ardı etmeyin. Ayrıca toplantınızda gerekebilecek tüm malzemelerin de hazır bulunması gerekiyor.
Uzun toplantılara dikkat: Uzun sürecek toplantılar için katılımcıları toplantının uzunluğu konusunda başlamadan önce tekrar bilgilendirin. Gerekli hazırlıkların önceden yapılmış olmasına özen gösterin.
Uzun süren toplantılarda bir süre sonra konunun dışına çıkıldığını görebilirsiniz. Bu konuda yönetici olarak kontrolü elinizde tutmaya özen gösterin ve gerekli uyarıları kibarca yapmaktan çekinmeyin. Mola vermek çok sağlıklı olacaktır. Yine uzun toplantılarda konuşulanların bir kaydının tutulması sonraki aşamalarda bir değerlendirme yapmak için yararlı olacaktır.
Neden toplantı yaptığınızı unutmayın: Toplantının sonunda, uygulanabilirliği olan belli bir sonuca varın. Katılımcıların, “boşu boşuna zaman kaybettik” diye düşünebileceğini unutmayın. Bu da bir sonraki toplantı için olumsuz düşüncelerin zihinlere yerleşmeye başladığının habercisi olacaktır.
Tüm bunlara rağmen yine verimsiz toplantılar mı?
Toplantıyı yöneten olarak yukarıdakilere uyduğunuz taktirde sizin tarafınızdan kaynaklanan bir sorun olmayacaktır. Ancak toplantıyla ilgili hala bazı sorunlar yaşıyorsanız, katılımcılarınızı gözlemleyin, şunları yapmalarına veya yapmamalarına özen gösterin:
Öncelikle bir katılımcı, toplantı saatini kaçırmamalıdır. Geç kalmalar, başlanılan toplantının bölünmesine neden olacaktır. Siz önceden toplantı konusunu bildirmiş olduğunuz için katılımcının konuyla ilgili hazırlık yapmış olmasını beklemeniz en doğal hakkınız. Buna dikkat edin ve bu uygulamanın yapılmasını sağlayın. Konuşmak için sizden izin isteyenlere öncelik hakkı tanıyın ki söz hakkı istemeden konuşanlar neden onlara en son söz hakkı verildiğini anlasınlar.
Verimli toplantılar için yapılabilecek bu tip çalışmalar, bir süre sonra şirket içinde alışkanlık haline gelir ve katılımcıların da benimsediği, uygulanmasını istediği bir sisteme dönüşür. Toplantıların belli bir sistemle yapılıyor olması, zaman kazanımına yol açacaktır. Bu durum da toplantıya verilen önemi artırır ve verimliliğin yükselmesini sağlar.