Hangi sektörde olursa olsun yönetici ile çalışanlar arasında zaman zaman sorunlar çıkması kaçınılmazdır. Eğer bu sorunlar düzgün bir şekilde ifade edilirlerse, bireyler ve şirketler daha güçlü iş ilişkilerine sahip olabilir ve problemlere yenilikçi çözümler oluşturulabilir.Problemleri çözme yaklaşımı bu noktada çok önemlidir. Günümüzde çoğu insan sorunları, onlardan kaçarak veya uzak durarak çözmeye çalışıyor. Bu iki yaklaşım, kimi durumlarda etkili olabilirler; ama kimi zaman da problemlerle yüzleşme ve çözmeye çalışma daha etkili bir yöntemdir. Bu yaklaşım probleme dahil olan herkesi kapsadığı için daha yaratıcı ve uzun vadede etkili olabilecek çözümler üretilebilir; çünkü her iki tarafında görüşleri alınarak en uygun olan çözüm yöntemi seçilir. Amaç, iki tarafında hoşuna gidebilecek bir yaklaşıma ulaşıp; ofis ortamındaki iş ilişkilerini iyi tutabilmektir.
Bu tip bir problem çözme yöntemi sorunlarla yüzleşmeyi gerektirdiğinden, sorunlara göğüs gerebilmeyi de gerektirir. Aslında çoğu zaman problemin büyüklüğünden ve çözüm aşamasında yaşayabileceğimiz sıkıntılardan dolayı, çözüme gitmekten bile kaçınırız. Kimilerinde bu tip bir davranışın nedeni, problemi çözmek için yeterli deneyime ve beceriye sahip olmamalarından ya da olmadıklarını düşünmelerinden kaynaklanabilir. Özellikle yöneticilerde, bu nitelik kesinlikle olmalıdır. Liderlik özelliği de bunu gerektirir; çünkü çalışanların kendi aralarında yaşadıkları ve çözümleyemedikleri sorunlarda ya da kendisinin çalışanlarla yaşadığı sorunlarda, departmanın insan kaynakları uzmanı ile ortaklaşa, oluşan sorunu çözecek olan yöneticinin kendisidir. Ofis ortamında iki tip sorun oluşabilir. Bunlar; ufak çapta sorunlar ile büyük olanlardır. Yöneticilerin bu iki sorun tipini birbirinden ayırabilmesi çok önemdir.
Ufak sorunlar; bireylerin önyargılı, değişime kapalı veya sabit fikirli tutumlarından, bilgi eksikliklerinden, karşılıklı yanlış anlamalardan veya kişisel anlaşmazlıklardan kaynaklanmaktadır. Yöneticiler, bu tip sorunları önceden fark ederlerse çok basit ve hızlı olarak çözümleyebilirler. Firmanın politikası gereği var olan kısıtlamalar nedeniyle oluşan gerginliklerde ise yöneticinin yapabileceği çok fazla şey yoktur. Bu durumda yönetici, önceden, bu tip sorunları engelleyici ya da azaltıcı yöntemler veya bu sorunları oluşmadan kontrol edebilecek yollar bulmalıdır. Sorunu tam olarak anladıktan sonra, kendisinin bu sorunla birebir ilgilenmesinin doğru olup olmayacağına karar vermeli ve ona göre sorunu ortadan kaldırmaya çalışmalıdır.
Daha büyük sorunlar ise, iki bireyin ortaklaşa gerçekleştirdikleri projeye bakış açılarının farklı olduğunun düşünüldüğü ama aslında bu sorunların bireylerin kişilik özelliklerinden kaynaklandığı durumlardır. Bu durumlarda sorun daha da büyür; çünkü kişilik yapıları devreye girdiği anda, kişinin çalışma şekli, etik değerleri, karakteri, ilgi alanları devreye girer. Bunlar değiştirilmesi güç, hatta çoğu zaman imkansız olan noktalardır. Hayata bakışları ve yapıları tamamen birbirine zıt olan iki insanın aynı projede çalışırken büyük fikir ayrılıklarına düşmeleri de doğaldır; çözüm için yapılması gereken, proje öncesinde karşılıklı oturup, ortak uzlaşma ortamına ve çalışma yapısına karar vermektir. Buna daha işin başından karar verilemiyorsa, projenin başarısı açısından çalışma ekibinin değiştirilmesi daha doğru olacaktır.
Aşağıda bu tip sorunlara çözümler üretebilmek veya oluşan sorunları çözebilmek için faydalı olan birkaç yaklaşım sıralanmıştır;
· Sorunlara büyümeden müdahale etmek;
Olaylara işler çığırından çıktıktan sonra müdahale etmek kişilerde sadece pişmanlık yaratır. Buna engel olmak için bir yöneticinin yapması gereken, çalışanlarının davranışlarını ve kelimelere dökülmeyen sinyallerini iyi algılayabilmesidir. Kimi durumlarda bu sinyaller, gergin bir duruş ve ifade, sıkıntı, iş performansında düşüş ve ilgisizlik olarak ortaya çıkar.
Olaylara işler çığırından çıktıktan sonra müdahale etmek kişilerde sadece pişmanlık yaratır. Buna engel olmak için bir yöneticinin yapması gereken, çalışanlarının davranışlarını ve kelimelere dökülmeyen sinyallerini iyi algılayabilmesidir. Kimi durumlarda bu sinyaller, gergin bir duruş ve ifade, sıkıntı, iş performansında düşüş ve ilgisizlik olarak ortaya çıkar.
· Çalışanlarınıza her zaman saygılı davranmaya özen gösterin; çünkü insanlar onlarla konuşma biçiminiz nedeniyle daha da sinirlenebilirler. Ayrıca söylemek istediğinizi asabi ve olumsuz bir tutumla ifade etmek, anlattıklarınızın farklı şekillerde anlaşılmasına neden olabilir.
· Ortaya çıkan sorunda sizden kaynaklanan bir kısım varsa, bunu kabullenin ve çalışanların da kendi hatalarını kabullenmelerini sağlayın. Bireyler hatalarını ilk başta kabul etmek istemeyebilir ve birbirlerini suçlayabilirler. Bu nedenle duruma iyice hakim olmalı ve durumu iyi değerlendirebilmelisiniz.
· Sorunları oluşma aşamalarında tespit edebilmenizin bir yolu da, çalışanlarınızın sizi bir tehdit olarak değil; bir destek olarak görmelerini sağlamakla olur. Eğer böyle bir inanç ve güven ortamı varsa, o zaman çalışanlar, sorunları büyümeden size yansıtmaktan çekinmezler ve böylece erkenden müdahale fırsatınız olur. Karşılıklı güven oluştuğunda, çoğu sorun bu yöntemle büyümeden çözülecektir.
· Tartışma ortamları yaratmamaya özen gösterin. Unutmayın ki herkes yumuşak ve sinirlerin gerilmediği ortamlarda sakin ve yapıcı olabilir. Önyargılı olmadan ve kafanızda haklı ile haksızı ayırmadan önce olayın içindeki herkesin görüşlerini alın. Her iki tarafında anlatmak istediğini tam olarak anlamaya çalışın, bu nedenle onları iyi dinleyin. Sizin kendilerini iyi dinlediğinizi ve sorunlarıyla cidden ilgilendiğinizi hisseden çalışanlar, zaten kendiliğinden sakinleşeceklerdir. Herhangi bir taraftan gelebilecek olan çözüm önerilerine açık olun. Önce onların görüşlerini veya çözüm önerilerini dinleyin, sonra kendinizinkini açıklayın.
· Kendinizle ilgi bir sorun varsa, her zaman birinci tekil şahıs ile cevap vermeye çalışın. Sorunlara “ben” öznesi ile yaklaşmanız, çalışanlarınızın sizden çekinmemesi ve sorunu çözmek için yardımcı olabilmelerini sağlayacaktır. Anlatmak istediğinizin tam olarak anlaşıldığından emin olun. Gerekirse tekrarlayın.