Kurumlar çeşitli nedenlerden ötürü kendilerini değerlendirmeye ya da başkaları tarafından değerlendirilmeye karar verirler. En temel neden olarak firmanın belirlediği hedeflere ulaşmak için uyguladığı stratejilerin yeterli olup olmadığını ya da planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğini öğrenme gereksinimi nedeniyle, özdeğerlendirme olarak adlandırılan iyileştirme sürecine başvururlar. Bu anlamda özdeğerlendirme, bir firmanın faaliyetlerini, düzenli, sistematik ve kapsamlı olarak gözden geçirmesidir. Bu süreçte firmalar güçlü ve zayıf yönlerini belirleyerek, iyileştirme stratejilerini geliştiriler.Bu iyileştirme süreci, potansiyel gelişme alanlarının ve özdeğerlendirmeden sorumlu olanların saptanmasını, iyileştirme programının planlanmasını, uygulanmasını ve sonuçlarının etkin olarak değerlendirilmesini içerir. Verimli bir özdeğerlendirme, çalışanların da bilfiil bu sürece katılmasıyla oluşur ve firmanın tümünü kapsayan bir kalite tasarımına olanak sağlar. Bu noktada çalışanların özdeğerlendirme sürecini bir denetim gibi algılamamalarını sağlamak gerekir. Çalışanların konuya olan önyargılarını gidermek ve geleneksel denetim kavramı ile özdeğerlendirmenin arasındaki büyük farklılıkları onlara açıklamak gerekmektedir. Denetim, firmada yapılan işlerin önceden belirlenmiş ölçütlere göre kontrol edilmesidir. Buna karşın özdeğerlendirme, bir firmanın sorunlu noktalarının iyileştirme sürecine tabi tutulmasıdır.
Özdeğerlendirmenin amacı iyileştirmesi gereken alanları saptamak ve bunun için gerekli bütçeyi saptamaktır. Sonrasında ise esas olan, bu sürecin devamlılığının sağlanmasıdır. Bu şekilde firmanın başarısına en üst düzeyde katkı sağlanacaktır.
Özdeğerlendirme uygulamalarında tek bir ana yöntemden sözedilemez; çünkü her firma kendi gereksinimlerine ve yapısına göre ayrı bir yöntem belirleyecektir. Firmaların en çok kullandıkları özdeğerlendirme yöntemleri aşağıdaki gibidir:
- Özdeğerlendirme formu,
- Anket,
- Pratik ve takım uygulaması,
- Ödül benzetimi,
- Süreç bazında denetim,
- Departman bazında denetim,
Özdeğerlendirme sürecini oluşturan basamaklar aşağıdaki gibidir:
- Karar
- Planlama
- Katılım
- Veri toplama ve değerlendirme
- Puanlama
- Rapor yazma
- İyileştirme planının uygulanması
- Gözden geçirme
Özdeğerlendirme sürecinde başarılı olmak için dikkat edilmesi gereken belli noktalar vardır. Öncelikle bir plan yapıp, özdeğerlendirmeden beklenenler, tespit edilmelidir. Sonrasında ise iyileştirme için öncelikli noktaların belirlenmesi ve sonuçların çalışanlarla paylaşılması gereklidir. Bunun yanısıra özdeğerlendirmenin sürekliliğinin, üst yönetimin inancının ve desteğinin sağlanması gereklidir.
Özdeğerlendirmenin Yararları
- Firmanın faaliyetlerinin iyileştirilmesine yönelik planlı ve devamlı bir süreç olması,
- Firmanın zayıf ve güçlü yönleriyle ilgili objektif fikirler sağlanmasına yardımcı olması,
- Çalışanlara insiyatif kullanma özelliğinin aşılanması ve doğru şekilde uygulanması,
- Toplam kalite yönetimi konusunda firma çalışanlara eğitim verilmesi,
- Uzun vadede firmanın başarısında tutarlılık sağlanılması,
- Gerektiğinde özdeğerlendirmenin firmanın yalnızca bir departmanına ya da geneline uygulanabilir nitelikte olması,
- Ödüllendirme sistemiyle başarılı çalışanları motive edici ve diğer çalışanları teşvik edici bir özellik taşıması,
- Firmanın gereksinimlerini ve aksayan yanlarını ortaya çıkarması,
- Firmaların kendilerini diğer firmalarla karşılaştırmalarını ve bulundukları konumu belirlemelerini sağlaması,
- Firma çalışanlarının hepsinin katılımları ve yapıcı yaklaşımlarını içeriyor olması