Lokal işletmeler, dış ticaret firmaları, şahıs firmaları gibi girişimci firmaların satış şartlarını müşterilerine bildirdikleri fatura türü proforma faturadır. Ticari bir değeri olmasa da fiyat teklifi verirken ve bazı ürünlerin ihracatı ve ithalatı sırasında bakanlık onayı alırken mutlaka eklenmesi gereken bir evraktır. Girişimciysen, bir firma kurmak üzereysen ya da proforma fatura aldın ancak ne anlama geldiğini bilmiyorsan yazımız sana rehberlik edecektir.
Proforma fatura bir nevi satış sözleşmesi niteliği taşısa da mali bir yükümlülüğü yoktur. Sadece malın bedeli, bedelin ödeme şekli, sevkiyat şekli gibi konularda karşı tarafa bilgi verir. Böylece alıcı teklif edilen malı hangi şartlarda satın alabileceğini önceden öğrenmiş olur. Müşteri teklifi kabul ettiğinde ise fiyat ve şartlar sabitlenmiş olur. Alıcı tarafından kabul edilen teklif teklife konu malların sevke hazır edilmesiyle nihai faturaya dönüşür. Nihai fatura kesilene kadar girişimciler ve müşteriler için sadece teklif niteliği taşıyan bir evraktır.
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura girişimcilerin satış yapmadan önce karşı tarafa fiyat teklifi vermek üzere oluşturdukları bir dokümandır. Ön fatura olarak da adlandırılır. Ticari ya da resmi bir değeri yoktur. Alıcı taraf bir ürünün fiyatı ile ilgili bilgi talep ettiğinde satıcı taraf ürünün satış birim fiyatıyla birlikte diğer şartları da dokümana ekler. Diğer şartlar arasında ürünün sevkiyat şekli, ödeme şekli, sevkiyata hazır olacağı tarih gibi bilgiler yer alır. Girişimciysen üzerinde proforma fatura ibaresi olan dokümanı bir bilgisayar sistemi üzerinden kesebileceğin gibi firma logonun bulunduğu bir A4 üzerine de çıktı olarak alabilirsin. Oluşturduğun belgenin üzerinde kaşe ve firma yetkililerinin imzasının olması önemlidir. Ancak kaşe ve imza olsa da dokümanın resmiyete kavuşabilmesi için karşı tarafın teklifi kabul etmesi ve dokümanın bir satış faturasına dönüşmesi gerekir. Proforma fatura nedir sorusunun cevabı senin için netse konuyu girişimcilik açısından biraz daha detaylandırmakta fayda var.
Proforma faturanın hazırlanma amacı nedir?
Proforma faturanın hazırlanma amacı fiyat talep edilen bir ürün ile ilgili detaylı fiyat teklifi sunmaktır. Girişimciler durup dururken kendi kendilerine bir teklif hazırlamazlar. Karşı taraftan gelen bir teklif isteme maili ya da telefonu üzerine tekliflerini hazırlayarak firma ile paylaşırlar. Amaç fiyatlarının ve satış şartlarının karşı tarafça kabul edilmesi ve teklifin nihai faturaya dönüşmesidir. Bu işin ticari ayağıdır. Diğer yandan bazı girişimciler her sipariş için proforma fatura talep ederler. Bu talebin amacı diğer dokümanlarla birlikte talep edilen bu dokümanı da bakanlığa sunarak ithalat izni alabilmektir. Her durumda teklif üzerinde yer alan bilgiler nihai faturadan farklı olamaz.
Proforma fatura nasıl kesilir?
Proforma fatura nasıl kesilir, hangi bilgileri içerir sorulan diğer sorulardır. Proforma fatura keserken öncelikle girişimciye ait antetli kağıt gerekir. Proforma fatura ibaresi antetli kağıt üzerinde mutlaka olması gereken bir ibaredir. Bunun yanı sıra numarası ve tarihinin de sağ üst köşede yer alması önemlidir. Sağ üst köşedeki firma logosunun altında girişimci firmaya ait adres ve iletişim bilgileri yer alır. Sol üst köşede alıcı bilgileri orta kısımda ise satışı teklif edilen ürüne ait bilgiler yer alır. En altta ise kaşe ve imza yeri vardır
Proforma fatura ihracat ve ithalat işlemlerinin yanı sıra e-ticaret satışlarında da kullanılır. Bununla birlikte sadece bir fiyat teklifi değildir, aynı zamanda girişimcilerin alım satım işleminin bir plan dahilinde gerçekleştirilmesine yarayan bir dokümandır. Bazılarında proforma fatura geçerlilik süresi yer alır. Bu süre fiyat teklifin geçerlilik süresidir. Girişimci firmalar bu ibareyi ekleyerek teklif ettikleri fiyatın ne kadar süre ile geçerli olduğu hakkında da karşı tarafı bilgilendirirler.
Girişimciler için Proforma fatura hazırlama süreci nasıldır?
Proforma fatura hazırlama oldukça basittir. Genellikle SAP, ERP, Logo gibi sistemlerde proforma fatura şablonu üzerine dökülecek bilgiler hazırdır. Sistemde bilgiler güncellendikten sonra tek tuş ile antetli bir kağıt üzerine basmak mümkündür. Yurt içi satışlarda kullanılan şekli ve yurt dışı satışlarda kullanılan şekli farklılık gösterebilir. Yurt içi için kesilenlerde dil Türkçe iken yurt dışı için kesilenlerde İngilizcedir. Yurt içi için düzenlenenlerde girişimci bilgilerinin yanı sıra sırasıyla ürünün kodu, adı, miktarı, birim fiyatı ve toplam fiyatı varsa iskonto bedeli, banka bilgileri yer alır. Alt kısımda ise ödeme şekli ve banka bilgileri vardır. İthalat ve ihracat işlemlerinde kullanılan proforma fatura üzerinde yer alan bilgiler aşağıdaki gibidir.
- Talep edilen ürünlerin kodları ve açıklamaları
- Ambalaj şekli
- Ürünlerin menşei
- Teklifin geçerlilik süresi
- Satış yapılacak para birimi
- Ürünün yaklaşık sevk tarihi
- Ürünün sevkiyat şekli; sigorta ve sevkiyat alıcı tarafın sorumluluğunda olacaksa FOB ya da EXW, sevkiyat ve sigorta satıcı tarafından karşılanacaksa CIP, CIF terimleri kullanılır. Bu terimler sevkiyatın deniz, hava, kara olmasına göre değişir.
- Satış ve ödeme koşulları
- Bazı ürünler için ürünün G.T.I.P (Gümrük tarife istatistik pozisyonu)’da talep edilebilir.
- Bazı örneklerde ürünün toplam fiyatı, navlun bedeli, sigorta bedeli gibi masraflar ayrı yazılır.
- Girişimci firmaya ait kaşe ve imza gereklidir her ne kadar akreditiflere İlişkin Yeknesak Usuller ve Uygulama (UCP 600) 18. maddesine göre imza zorunlu olmasa da ülkemizdeki dış ticaret yasaları proforma üzerinde elle atılmış/Islak imzayı zorunlu kılar
Proforma fatura bir teklif olmasının yanı sıra özellikle ilaç ve tarım sektöründe faaliyet gösteren ve yurt dışına mal gönderen veya yurt dışından mal getiren girişimci firmalar bu dokümana ihracat ve ithalat izni alabilmek için ihtiyaç duyarlar.
Girişimciler için Proforma fatura ve ticari fatura arasındaki fark nedir?
Proforma faturanın ticari bir değeri yoktur, sadece teklif niteliğindedir. Şartlarını kabul etsen bile vazgeçme şansın vardır. Diğer yandan ticari ya da nihai fatura alıcı tarafa ödeme yükümlülüğü olduğunu bildiren resmi bir belgedir. Proforma fatura sadece teklif aşamasında ve alıcının talebi üzerine düzenlenirken nihai fatura düzenlendiğinde satış şartları kabul edilen mal sevkiyata hazırdır. Malın teslimatı sırasında düzenlenen nihai fatura bedelini alıcı ödemekle yükümlüdür. Proforma fatura damga vergisine tabi değilken ticari fatura için damga vergisi ödenir.
Girişimciler için Proforma fatura kullanmanın avantajları nelerdir?
Proforma fatura oluşturma veya satıcıdan proforma alma hem alıcı hem de satıcı açısında oldukça avantajlıdır. Proforma fatura kesen girişimci firmalar teklif kabul edildiğinde üretim ve sevkiyat planı yapmaya başlarlar. Diğer yandan proforma şartlarını kabul eden alıcılar da ürünün geliş tarihine göre üretim hatlarını ayarlayarak satışa verecekleri malların planını yaparlar. Satış ya da alım şartlarını bir arada görmek açısından önemli bir dokümandır. Bunun yanı sıra doküman bazı ürünlerin ithalat ve ihracat izni alma sırasında da kullanıldığından teklif dokümanını ne kadar erken talep edersen o kadar erken izin başvurusu yaparak malların gümrüklemesini yapabilirsin. Dolayıyla doküman her anlamda işlerini planlamanda oldukça kritik bir evraktır.
Proforma faturanın diğer avantajları arasında aşağıdaki maddeleri saymak mümkündür.
- Bir girişimci olarak hazırladığın proforma üzerinde anlaştığın fiyat ve satış şartlarıyla olası sürpriz değişikliklerin önüne geçebilirsin.
- Nihai fatura daha önceden anlaştığın fiyat üzerinden kesileceğinden bütçeni ona göre planlayabilirsin.
- Satış fiyatlarını belirlerken proforma fiyatını baz alabilirsin.
- Sipariş edeceğin ya da satışını yapacağın ürünün evrak üzerinde detaylandırılmış olması olası anlaşmazlıkların önüne geçer.
- Fiyatlar ve şartlar önceden netleştiğinden nihai fatura iade ve iptallerin önüne geçilir.
- Proforma fatura vermek profesyonel ve kurumsal olmanın bir göstergesi olabilir.
Bir girişimci olarak herhangi bir sebeple proforma fatura kesmen gerekirse üzerindeki bilgililerin bir teklif niteliği taşıdığını, ancak kabul edilmesi durumunda bağlayıcı olacağını bilmende fayda var.