Proje, bir değişim gereksinimi sonucu oluşturulan, belirli bir amacı, kapsamı, bütçesi ve süresi olan, yenilikçi faaliyetlerdir.
Proje yönetimi ise, bir projenin yürütülmesi sürecinde işletmenin çeşitli fonksiyonlarının dahilinde ve harici koordinasyonunu açıklayan bir enformasyon organizasyonudur.
(Yeni Yönetim Teknikleri Değişimle Başedebilmenin Yolları, MESS, 1998) Oluşturulan projeler, firmaların tek bir departmanına özel olabileceği gibi, birçok departmanı ya da firmanın tümünü kapsayabilir.
Proje, bir değişim gereksinimi sonucu oluşturulan, belirli bir amaci, kapsami, bütçesi ve süresi olan, yenilikçi faaliyetlerdir.
Proje yönetimi ise, bir projenin yürütülmesi sürecinde işletmenin çeşitli fonksiyonlarının dahilinde ve harici koordinasyonunu açıklayan bir enformasyon organizasyonudur. (Yeni Yönetim Teknikleri Değişimle Başedebilmenin Yolları, MESS, 1998) Oluşturulan projeler, firmaların tek bir departmanına özel olabileceği gibi, birçok departmanı ya da firmanın tümünü kapsayabilir.
Teknolojinin gelişmesi ve küçük ve orta ölçekli firmaların küresel ve yerel pazarlara girmeye başlamalarından doğan rekabetçi bir piyasanın oluşması, 1955 ile 1960’li yılları arasında Proje Yönetimi kavramının doğmasına neden olmuştur. Proje yönetimi kavramı ilk yıllarında mühendislik ve ihracat alanlarında kullanılırken, zaman içinde sağlik, kozmetik, eğitim, bankacılık, savunma, bilişim, medya gibi birçok sektörde kullanılmaya başlanmıştır.
Proje yönetiminin başarıya ulaşmasındaki en önemli nokta, sahip olunan kaynakların doğru zamanda ve hedeflenen başarıya ulaşmada azami faydayı sağlayacak şekilde kullanılmasını sağlamaktır. Proje yönetimi sürecinde geriye dönük düzeltme olanağı bulunmadığından, proje planlamasının baştan çok iyi yapılması da oldukça önem verilmesi gereken bir konudur. Buna ek olarak proje yönetimi uygulanırken hedeflenen bütçenin dışına çıkılmamaya da dikkat edilmelidir.
Çağdaş firmalar, proje yönetiminin sürekli artan önemini farketmeleriyle, proje yönetimi kavramı üzerinde daha fazla durmaya ve bu konu üzerinde daha geniş araştırmalar yapmaya başladılar. Etkili proje yönetiminin firmalara kazandırdığı oldukça önemli noktalar olduğunu keşfeden firmalar, özellikle müşteri memnuniyetine yönelik çalışmalarını hızlandırdılar. Gerek yeni ürünlerin geliştirilmesi gerek müşterilerin hizmet beklentilerine daha etkili yanıt verebilmek için proje yönetimi uygulamaları geliştirdiler. Özellikle günümüzün rekabete dayalı piyasasında ayakta kalmayı ve daha da güçlenmeyi başarabilen firmaların en etkili silahı haline gelen proje yönetimi, firma kârının artmasında oldukça etkili olmaktadır.
Daha ayrıntılı incelendiğinde proje yönetiminin firmalara kazandırdıklarını şu şekilde sıralayabiliriz:
- Firma sermayesinin ve işgücünün daha etkili ve verimli kullanılması,
- Müşteri memnuniyetinin sağlanması ya da artırılması,
- Zaman yönetiminin daha etkili kullanılması ve bu şekilde her işe doğru ve yeterli vakit ayırabilmesi,
- Kaynakların verimli kullanılması ve bu verimin ölçülebilmesi,
- Pazar kaybı riskinin azaltılması ya da tamamen yok edilmesi,
- Krizlere ve risklere karşı hazırlıklı olunması,
- Bilgi birikimi sayesinde gelecekteki projeler için bir taban hazırlanması,
- Firma kârının artması
Bir projenin başarılı olmasında, projenin hedeflerinin belli ve gerçekçi olması da oldukça önemlidir. Hedefleri belli olan ve önceden ayrıntılarıyla saptanmış bir proje, oluşabilecek zorluklara ve krizlere dayanıklıdır. Belirsizliklerden de uzak olmasınında etkisiyle istenilen başarıya daha çabuk ulaşılır.
Projede çalışan firma personelinin, projeye tam katılımı, firmanın hedeflerini gerçekleştirmek için bu projeyi sahiplenmeleri ve bir takım halinde organize çalışmaları, projenin başarısına direk etki eden bir diğer unsurdur. Projeye dahil olan çalışanların projenin içeriği, hedefledikleri ve işleyiş süreci hakkında gerekli tüm donanıma ve eğitime sahip olmuş olmaları, projenin yürütülmesi sırasında oluşabilecek sorunlarla başa çıkmalarını kolaylaştıracaktır. Projeyi yöneten bireyin, proje ekibini motive edebilmesi, iyi bir lider olması, onlara yol gösterebilmesi ve projenin her aşamasına ilişkin değerlendirme ve analizlerde bulunarak en ideal olan çalışma sisteminin bulunmasına yardım etmesi gerekmektedir. Proje liderine ek olarak üst yönetimin de proje ekibini desteklemesi ve onlara her zaman yanlarında olacaklarına dair güven vermesi, hem çalışanların özgüvenlerinin hem de motivasyonlarının artmasını sağlarken; daha verimli çalışmalarına da yardımcı olacaktır. Ayrıca üst yönetimin, proje hedefleri doğrultusunda sahip olunan kaynakların en verimli şekilde kullanılmasına yardım etmesi ve değerlendirmesi de proje yönetimin başarıyla ilerlemesinde etkili olan bir noktadır. Üst yönetimin desteğinin hissedilmediği durumlarda, çalışanlarında projenin yeterince önemsenmediğinden kaynaklanan bir moralsizlik ve motivasyon düşüşü gerçekleşebilir. Bu durum en ideal projenin bile insan faktörünün ne kadar önemli olduğunu gösterircesine başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olabilir.
Proje yönetiminde öncelikli olan projenin amacının, hedeflediklerinin ve bu hedeflere ulaşmak için yapılması gerekenlerin saptanmasıdır. Ardından belirlenmesi gerekenler proje liderinin kim olacağı, projeyi kimin finanse edeceği ve projenin ne kadar bir süre zarfında tamamlanması gerektiğidir. Projenin bütçesinin belirlenmesi, kaynak kullanımı konusunda kesin çizgiler çizilmesi ve tüm kapsamın oluşturulması ile planlama süreci tamamlanmış olur. Bu aşamada çok titiz davranılmalıdır; çünkü bir sonraki aşama olan uygulama sürecinde herşey planlama aşamasında tasarlandığı gibi işleyecektir.
Projenin diğer bölümü olan organizasyon sürecinde öncelikle; çalışma grupları oluşturmalı, her çalışanın ne yapması gerektiğine, görev, yetki ve sorumluluklarına karar vermeli ve eğer gerekiyorsa çalışanları belli bir eğitim sürecinden geçirilmelidir. İş bölümünün yapılmasının ardından proje yönetilmeye başlanır. Proje ekibi seçildikten ve proje uygulamaya koyulduktan sonra üst yönetim ve takım lideri, projenin planlanan takvime göre işleyip işlemediğini sürekli denetlemelidir.