Her proje şirket içinde değişiklik, her değişiklik de yeni beklentiler anlamına geliyor. Peki proje yöneticisi olarak sizin ve projeden etkilenecek kişilerin beklentisi aynı mı? Beklenti oyununu kazanmak istiyorsanız aşağıdaki 4 hatadan uzak durun. Hiç şirketiniz ve çalışanlar için harika olduğuna inandığınız bir projeye başlayıp çok kötü sonuçlar elde ettiğiniz oldu mu? Projenin başında söylediğiniz her şeyi yaptınız ancak müşteriniz, çalışanlarınız ya da patronlarınız yine de memnun olmadı.
Toplantı odasında insanlara projenizi anlatıyorsunuz ama hepsinin yüzünde olumsuz bir ifadeyle karşı karşıyasınız.Odada bulunan kişiler sizin aylarca üzerinde çalışıp emek harcadığınız projenin hiçbir işlerine yaramayacağını söylüyor. Günlerinizi harcadığınız çalışmanızı saatlerdir anlatıyorsunuz ama karşınızdakiler mutsuz bir ifade takınmış, söylediklerinizi hayal kırıklığıyla dinliyorlar. Çünkü projeyle ilgili kendi beklentilerinizi ve karşınızdakilerin beklentilerini karşılayamadınız. Beklenti oyununu kaybettiniz…
Burada örneklenen ve genel olarak proje yönetimindeki problem, iletişimde yaşanan aksaklıklardır. Karl Walinskas ‘a göre aşağıda örneklediğimiz 4 hata bu iletişim problemine yol açan inanışları oluşturuyor. Şirketiniz için başarıyla sonuçlanacak değişimler hedefliyorsanız, bu alışılagelmiş 4 hatadan uzak durun.
Hata 1: Sonuçlar hakkında çok açık ve kesin bilgiler vermeyin. “Sonuçlar hakkında muğlak konuşursak, işler planlandığı gibi gitmediğinde bize hesap sorulacak fazla bilgi vermemiş oluruz. Proje hakkında genel fikirlerden bahsederek bunu engelleyebiliriz.” Bu kesinlikle yanlış bir inanış. Bir yazılım implement eden uzman da olsanız, kar marjını artırırcı projeler danışmanı da olsanız yaptığınız iş ve projenin sonuçları konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Böylece karşınızdaki insanlar beklentilerinde daha gerçekçi veriler üzerine odaklanırlar.
Başta verdiğimiz örneği ele alalım. Herkesin projenin nasıl bir değişiklik getireceğini, uygulamadan sonra şirket içinde ne gibi değişiklikler olacağını bildiğini zannediyordunuz. Bundan önce de defalarca toplantı yapıp projeye öyle başladınız. Ancak masadaki herkesin farklı istekleri ve beklentileri vardı. Onları duydunuz ama gerçekten dinlemediniz. Müşterinize ona ne verebileceğinizi söylediniz ama ne veremeyeceğinizi söylemediniz. Projenin sonuç aşamasında kendinizi, hayal kırıklığı içindeki insanlara bakarak kendinizi savunurken buldunuz ki bu içinde bulunmak isteyebileceğiniz en son durum. Müşteriniz veya çalışanlarınız sizden daha fazlasını veya daha farklı bir şey beklerken karşılarında tamamen beklemedikleri bir şey buldu.
İşinizi geliştirmeyi ve etrafınızdaki insanların da sizinle beraber başarılı olmalarını istiyorsanız yeni gelişmelerden sonra insanlara hayatlarının nasıl değişeceği konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Çalışanlarınız sizin müşterinizdir. Şirketiniz ne kadar kar edecek? Eğer işler beklediğiniz gibi giderse kaç kişiyi işe alacaksınız veya kaç kişiyi işten çıkaracaksınız? Prim sistemi nasıl çalışacak? Tüm bunları yazıya dökün. Bu insanlara odaklanacakları bir şeyler verir, gerçekçi beklentiler edinmelerine yardımcı olur.
Hata 2: Sözlü bildirimle değişiklik yapılabilir.Projenin ilerleme sürecinde müşteriniz bazı değişiklikler veya eklemeler yapmak isteyecektir. Siz projeye devam ederken hedefler, sonuçlar ve gidilecek yollar hakkında değişiklik yapmak gerekebilir. Ancak her projenin bedeli önceden belirlenmiştir. Başlangıçta size hiç bahsedilmemiş şeyler sizden istenebilir, bunları gerçekleştirmeniz mümkün bile olmayabilir. Sırf sözlü bildirimlerle yapılan değişiklikler nedeniyle kötü sonuçlanan projeler görmek mümkün. Proje yöneticisi istenen değişiklikleri yazıya dökmediği ve bunun toplam fiyatı nasıl etkileyeceği konusunda bir açıklama yapmadığında, müşteriyle proje yöneticisi arasında anlaşmazlık yaşanabilir. Müşteri her zaman haklı olduğu için de proje yöneticisi olarak fazladan iş yapmak zorunda kalırsınız.Şirkete büyük değişiklik getirecek bir projede ilerledikçe, değişiklik yapmanız kaçınılmazdır.
Bu nedenle projeden etkilenecek kişiler, implementasyona yardım edecek çalışanlar ve paydaşların bilgisinin olması için, gerekli değişiklikleri yazıya dökerek onlara ulaştırın. Böylece iletişimde ortaya çıkacak aksaklıkları önlemiş olursunuz.
Hata 3: Sonuca yaklaşırken her şey yoluna girer.
Bu hataya hiçbir zaman düşmeyeceğinizi sanıyorsanız yanılıyorsunuz. En deneyimli proje yöneticilerinin bile bu hataya düşüp işlerin kontrolden çıkmasına neden olduklarını göreceksiniz.
Bazen proje yöneticileri olaylara genel bir çerçeveden baktıkları için detayları göremeyebilirler. Yapılacak değişiklikten etkilenecek kişilerin yani çalışanlarınız veya müşterilerinizin şikayetlerini ve yorumlarını dikkate alın. İş sonuçlandığında ve insanlar yeni sürece alıştıklarında herşeyin yoluna gireceğini düşünerek söylenenleri kulakardı etmeyin. Bazen sizin doğru gördüğünüz şey yanlış olabilir. Liderler ağaçlara odaklanır ve ormanı görmezler. İnsanların söylediklerini dikkate alın, beklenti oyununda son anda hayal kırıklığına uğramayın.
Hata 4: Herkesin herşeyi bilmesi gerekmez.
Bu en çok görülen yönetici hatalarından biridir. Artık internet sayesinde herkes herşeye kolayca ulaşabiliyor. İnsanlar internette sörf yapıyor, iş yaşamında ve özel hayatlarında arkadaşları var. Kimin nerede tanıdığı olduğunu bilemezsiniz. Unutmayın, hiçbir şey gizli kalmaz. Buradaki problem şu: eğer neler olup bittiğini siz söylemeyi tercih etmiyorsanız çalışanlarınızın size darılmasına ve işi sabote etmelerine hazırlıklı olun. Eğer şirketinizde büyük bir değişiklik yapıyorsanız, çalışanlarınızı bundan haberdar etmeniz gerekir. Bu herkesi işinize karıştırmak zorunda olduğunuz anlamına gelmiyor, sadece onlara değişiklik hakkında bilgi verip fikirlerini alabilirsiniz. Bu başarılı bir proje yönetiminin temel taşlarından biridir. İnsanların değişikliğe ayak uydurmasını ve sahiplenmesini istiyorsanız, haberi şirket intranetinde yayınlayın, tüm çalışanlara bilgilendirme e-mail’i gönderin, herkesin yaptığınız değişikliği bilmesini sağlayın.
Düşünün ki size birisi proje sunuyor. Projenin gelişimiyle ilgili hiçbir toplantıda bulunmamışsınız, fikriniz sorulmamış, kimse size bilgi vermemiş. Şimdi de biri çıkmış size şirketinize yapacağınız değişikliği ve sonuçlarını anlatıyor. Hemen kabul eder miydiniz? Mutlaka beğenmediğiniz bazı noktalar olurdu.
Bu nedenle projenin başlangıcı, gelişimi, sonuçları ve çalışanların bundan nasıl etkilenecekleri, yaptıkları işlerde ne gibi bir değişiklik yapmaları gerektiğini onlara açık bir şekilde anlatın. Hiç kimseyi bu bilgi ağının dışında bırakmayın. Tüm bunları yaptığınız taktirde beklenti oyununu kazanan siz olacaksınız!