Referans mektubu iş bulma sürecinizi hızlandıracak önemli bir araçtır. Özellikle daha önce çalışmış olduğunuz firmalardan gelen iyi niyetli mektuplar, ayrılma sebebinizin nedenlerini açıklayarak, sizi işe alacak kişinin kafasındaki soru işaretlerini silecek ve işe alınmanızda kayda değer bir rol edinecektir.
Referans mektubu; kontak isim yazmaktan, kişilerin adres, telefon numarası veya e-posta adreslerini vermekten daha pratik ve daha güvenilir bir yöntemdir. Öncelikle referans alacak olan kişinin elinde yazılı bir belge olması güven vericidir. Aynı zamanda ne yazdığını bildiğiniz bir mektup ile nereye varacağını kestiremediğiniz bir telefon görüşmesi arasında oldukça büyük fark vardır.
Referans mektubunu yazacak kişinin dikkat etmesi gereken şeyler nelerdir?
Öncelikle referans mektubunu yazacak olan kişinin seçimine dikkat edilmesi gerekir. Sizi hiç tanımayan veya size önem vermeyen birinden referans mektubu istemek çok da anlamlı değildir. Referans mektubunu yazacak olan kişi sizi iyi tanımalı, aranızda iyi bir ilişki olmalıdır.
Ayrıca, referans mektubu yazacak olan kişiye detaylı bilgi verilmelidir. Referansın nasıl bir iş veya pozisyon için istendiği, hangi görevleri kapsayacağı yazılacaklar açısından önemlidir. Böylece kişi mektuba uygun nitelikleri yazabilecektir.
Mektubu yazan kişi mektuba referans verilen kişi ile aralarındaki ilişkiyi tanımlayarak başlamalıdır. Bu kişi bir yönetici, müdür, akademisyen, sizinle aynı sektörde deneyimli bir kişi vb. olabilir. Söz konusu ilişkinin uzunluğunun, ne kadar süre beraber çalışıldığının belirtilmesi gerekir.
Daha sonra ise referans mektubu yazılan kişinin profesyonel, kişisel, akademik vs. başarı ve özelliklerine geçilir.
Bu kısım oldukça dürüst ve içten yazılmalıdır. Yuvarlak, havada kalan laflar, standart cümleler, klişeler inandırıcılıktan uzak olduğu için kullanılmamalıdır. Belirgin ve farklı özellikler üzerinde durulmalı, spesifik örnekler verilmelidir. Kişinin bilgi ve becerileri, özellikleri, kişisel gelişimi, organizasyonda gösterdiği başarıları ve katkıları üzerinde durulmalıdır. Örnek vermek çok önemlidir. Örneklerle söyleneneler somutlaştırılmış ve belgelendirilmiş olur.
Adayı değerlendirmede önemli olan noktalara değinmeniz referans mektubunu yazdığınız kişinin lehine olacaktır. İşe alımlarda dikkat edilen temel noktaları kısaca şu başlıklar altında toplayabiliriz:
- İletişim becerileri
- Zeka
- Kendine güven
- Sorumluluk bilinci
- İnisiyatif kullanabilme
- Liderlik becerileri
- Enerji
- Yaratıcılık
- Esneklik
- Kendini bilme, tanıma
- Problemlerle başa çıkma
- Hedeflerine ulaşma
- Rekabetçi
- Uygun mesleki beceriler
İş ile ilgili tüm mektup ve belgelerde olması gerektiği gibi referans mektubu da kısa, açık, hatasız, okunaklı ve temiz olmalıdır. Kullanılan dile ve kelime seçiminize dikkat edilmeli. Zayıf kelimeler yerine güçlü kelimeler kullanılmalıdır. Örneğin; iyi, başarılı gibi belirsiz ve zayıf sıfatlar yerine, güvenilir, zeki, erdemli, yaratıcı gibi daha güçlü kelimeler kullanmak etkilidir. Yazılan mektup tekrar tekrar gözden geçirilmeli, herhangi bir hata olmasından kaçınılmalıdır.
Mektubun sonunda daha fazla bilgi için referans veren kişiye ulaşılabilecek bir telefon numarası ve e-mail adresi yazılması ve gerektiği takdirde telefonda veya yüz yüze görüşmekten ve söz konusu kişi hakkında daha fazla bilginin memnuniyetle verilebileceğinden söz edilmesi daha da güven vericidir. Referans mektubu sizin hakkınızdaki bilgileri somutlaştırabilecek ve başka bir insanın ağzından da bilgi almaya yarayan araçlar oldukları için gerek okul gerekse iş hayatında oldukça önemli bir yer tutmaktadırlar. Yazılan herşeyin doğru olup, olmamasından çok, başka bir insanın bu sorumluluğu üstüne alması bile yeterince güven verici olabilir.