Şirketiçi iletişimde dedikodunun çok özel bir yeri olduğunu hepimiz biliyoruz. Peki nedir dedikoduyu bu kadar güçlü yapan? Ve kurumlar, yöneticiler bu konuda nasıl bir tavır almalı?
“Son haberleri duymadın mı? Sana inanamıyorum. Bazen bu şirkette çalıştığından şüphe ediyorum… Neyse iyi ki benim gibi bir arkadaşın var da, olan bitenden haberdar oluyorsun…” Kahve almak için makinenin yanına gittiğiniz ya da sigara içmek için dışarıya çıktığınız zaman yanınıza gelen mesai arkadaşınızın size bu cümleleri sarf etmesi belki de hiç yabancı olmadığınız bir durum. Şirkette kulaktan kulağa dolaşan haberler belki hiç ilginizi çekmiyor, bu ağın bir parçası olmak istemiyorsunuz… Belki de siz bu sözleri söyleyen kişinin yerindesiniz çünkü şirket içinde konuşulanların önemli olduğunu ve çoğu zaman gerçekleri yansıttığına inanıyorsunuz… Hangi fikri savunursanız savunun, şirket içinde gayrı resmi bir iletişim şekli olan kulaktan kulağa yayılmanın etkisini göz ardı edemezsiniz.
Şirketlerde iletişim nasıl olur?
Bir şirkette, bilgi dağılımı tabii ki resmi ya da gayrı resmi bir şekilde yapılabilir. Eğer şirket yönetimi bazı konularda çalışanları bilgilendirmek isterse bunu yazılı ya da sözlü olarak yapabilir. Burada önemli olan mesajın iletiminin önceden planlanmış, şirketin kurum kültürü ve politikalarına uygun bir şekilde yönetim tarafından yapılmasıdır. Bazen bir elektronik posta mesajı alırsınız ya da büyük bir toplantı odasında bir duyuru yapılır… Günümüzün şartlarını düşünecek olursak, küçülmeye gidileceği ve çalışanların bir kısmının işine son verilmesi gerekliliği, şirket yönetimi tarafından, bizlere beyan edilir. Bu resmi bir iletişim yoluyla yapılır. İşte o andan itibaren kimlerin işten çıkarılacağı ile ilgili bir gayrı resmi iletişim ağı devreye girer. Bir kısmı kulaktan dolma, kısmen doğru bilgiler içerirken, bir kısmı da tamamen dedikodu niteliğinde olabilir. İşte o noktada bu tür bir iletişimin şirkete ve bu haberlerin odağındaki kişilere ne kadar zarar verebileceği gözler önüne serilir.
Dedikodu şirket içi iletişimin bir parçası mı?
G. De Mare tarafından yapılan bir araştırmanın (“Communicating: The key to establishing good working relationships) sonucunda ortaya koyduğu gibi şirket içi iletişimde 3 seviye var ve bunların arasında dedikodu (kulaktan kulağa) bütün kurum içi iletişimin neredeyse yüzde 70’ini oluşturuyor. Bu bize aslında insanların molaları esnasında, toplantı aralarında, kahve ya da sigara içerken yaptıkları konuşmaların aslında şirketteki iletişimin çok büyük bir parçasını oluşturduğunu gösteriyor ki aslında bunu sadece gözlemleyerek bile anlayabiliriz. Bugün dilimizde dedikodu ya da kulaktan kulağa yayılma olarak nitelendirdiğimiz bu iletişim şekli için, iş dünyasında, 1861-1865 yılları arasındaki Amerikan İç Savaşı’ndan kalma bir terim kullanılıyor ki aslında bu haber akışını çok güzel bir biçimde anlatıyor: Grapevine yani Asma. Adından anlaşılacağı gibi bu terim her yöne dağılan dallarla kurumu tamamen saran bir iletişim ağını tanımlıyor. Savaş sırasında telgraf hatları ağaçtan ağaca aynı asmalar gibi dizilirmiş. Özensiz, derme çatma bu yapı mesajların düzgün bir şekilde alınamamasına, muğlak ve bozuk olmasına sebebiyet verirmiş. O yüzden kişiden kişiye giderken mesajların değişmesine ve bozulmasına neden olan bu sisteme aynı isim verilmiş. Gerçekten de genelde bir kişiden çıkan bir haber ya da bir bilgi inanılmaz hızlı bir şekilde her yöne yayılır. Bu yayılma esnasında kişiler çoğu zaman kendi yorumlarını eklerler. Bazen de sadece ağızdan ağza yayılırken bazı bilgi parçaları yok olur, unutulur. Bilgi/haber asla aynı kalmaz.
Takım koçluğu yaptığım bazı şirketlerde dedikodunun o takımın başarısını engelleyen en önemli unsur olduğu çoğu kez katılımcılar tarafından gündeme getiriliyor. Ama aynı zamanda bunun bir şirket kültürü olduğunu da söylüyorlar. Yönetim toplantılarında konuşulan pek çok bilginin daha karar uygulamaya koyulmadan çalışanlar tarafından bilindiğini fark ettiklerinde birbirlerinin yüz ifadelerini hatırlıyorlar. Bir taraftan şikayet ettikleri bu gayrı resmi ağın bazen de kendilerine çok faydası dokunduğunu ekliyorlar. Gerçekten de yönetim kadrosu Grapevine/Asma modelini anlar ve kontrollü ve etkin kullanabilirse bu ağı lehlerine çevirebilirler. Ancak burada bahsettiğimizin çalışanların özel hayatlarına ilişkin dedikodular değil, şirketle ilgili haber ve bilgiler olduğunu da gözden kaçırmayalım lütfen. Çünkü ilki, hiçbir şekilde şirkete yarar sağlamayacağı gibi çalışanlara ve kuruma son derece büyük zararlar verebilir.
Kim inanır ki?
Allport ve Postman (The Psychology of Rumor, New York) 1947 yılında şirketlerde çalışanların özellikle 2 durumda bu tür iletişime ağırlık verdiğini ve söylenenlere inandığını ortaya koyuyorlar. Birincisi konunun anlatan ve dinleyen için önemi, ikincisi ise konunun belirsizliği. Biraz önce vermiş olduğum örneğe dönersek, işten çıkarılma şirkette çalışan herkes için son derece önemli bir konu. Ayrıca detaylar henüz yönetim tarafından netleştirilmemiş ve belirsizlik hat safhada ve rahatsız edici. Bu durumda, dedikodunun artması ve kişilerin duyduklarına daha fazla inanır olmasını bekleriz. Şirket yönetimine düşen, önemli konularda açık, net bir iletişim kurmaktır. Mümkün olan her durumda her türlü dedikoduyu önleyecek şekilde sözlü iletişim kurarak ve gelen soruları cevaplayarak, belirsiz bir kısım bırakmamaktır.
Yarattığı zararlar inanılmaz…
Yalan yanlış haberlerin ve belirsizliklerin yarattığı motivasyon düşüklüğü nedeniyle şirketlerde verimlilik düşebiliyor. Çoğu zaman bu yansımayı kar ve zararda görmek mümkün oluyor ne yazık ki! Bu durum genelde yönetime olan güvenin sarsılmasına ve çalışanların mutsuz olmasına da sebebiyet veriyor. Ayrıca mutsuz olan çalışan iş aramaya başlıyor ve işten ayrılanların sayısında artış yaşanabiliyor. Bu arada çıkan çatışmaların, kavgaların sonucunda aksayan işlerden, birbirleriyle iş yapmaya dahi tahammül edemeyen koskoca insanları da unutmamak gerekiyor. Bir iş yerinde huzur ve işbirliği olmazsa, orada isteksizlik ve dolayısıyla hata oranları artar. Bu ise üzerinde çalışılan rakamlar düşünüldüğünde son derece korkutucu olabilir.
Nasıl engelleriz?Aslında ismine ne derseniz deyin, insanların birbirleri ile konuşup, duyduklarını birbirleriyle paylaşmasına istisnasız her şirkette rastlayabilirsiniz. Düşününce her ne kadar bazı durumlarda son derece can sıkıcı sonuçlara yol açsa da kontrol altında tutulabildiği takdirde çalışanlar için bir sosyalleşme ve stres atma aracı haline de dönüşebilir. Burada asıl görev yöneticilere ve İnsan Kaynakları Departmanına düşüyor. Kontrol altına almaktan kastımız bu tür durumlarda kurallarla pek mümkün değildir. Daha ziyade açık ve şeffaf olarak insanların yalan yanlış konuşmasını engelleyebiliriz. Kişilerin özel hayatları ile ilgili dedikodularda ise biraz daha farklı yöntemler izleyebiliriz. Bilinçlendirme başta olmak üzere, şirketin bu konudaki politikasını son derece net bir şekilde ortaya koymak ve bu tür davranışların kesinlikle hoş karşılanmayacağını açıkça belirtmek iyi bir başlangıç olur. Yazılı bir kural olarak şirketin nelere tolerans gösterebileceğini, neleri ise asla kabul edemeyeceğini ortaya koymak önemlidir. Unutmayalım ki insanlar kavramların altını farklı doldurabilir. Sizin için zararlı bir dedikodu, bir başkası için sohbet olabilir.
Kariyer Dergi Şubat 2009