“Ben de biliyorum bugün çok işimiz olduğunu ama ne yazık ki aylık yönetim toplantısı var. Maalesef katılmak zorundayım ve inan bana ayaklarım geri geri gidiyor. İş hayatımda, özellikle bu şirkette toplantılarda kaybettiğim vakti hiç bir yerde kaybetmedim. Bu gece de buradayım. Hayır, bir de işe yarasa… Ne doğru düzgün bir sonuç çıkıyor, ne de çıkan kararlar uygulanıyor. Her ay aynı konuları konuşup duruyoruz. Eğer işin yoksa, vakit geçirmek, sosyalleşmek ve son dedikoduları duymak için çok hoş ama eğer yoğunsan… İşte o zaman işkenceden farksız oluyor…”
Eminim yukarıda yazılı olanlar sizin sözleriniz ya da düşünceleriniz olabilir. Belki tam da şu anda aklınızdan geçen bunlardır. Hep toplantılar hakkında yorumlar yapılır, şikayet edilir. Toplantıların çoğu gerçekten inanılmaz can sıkıcıdır. Genellikle tekdüze ve aynı yerde saatlerce oturmanın getirdiği bir bıkkınlık vardır. Hele de siz orada otururken bekleyen işleri, gelen e-postaları, biriken dosyaları düşündüğünüzde, o toplantı bitmek bilmez. Toplantıların genellikle sonuçsuz kalması daha önemli bir konudur. Bu sebeple çoğumuz toplantılardan nefret ederiz. Biliriz ki toplantıların sonunda önemli kararlar çıkmaz, çıksa da uygulanmaz. Diğer taraftan aslında herkes neler yapılması gerektiğini de biliyordur ya da bildiğini zannediyordur. Peki ama herkes her şeyi biliyorsa toplantılar neden bu şekilde geçmeye devam ediyor?
Neden toplanalım?
Pek çok kişi toplantıların gereksiz aktiviteler olduğunu düşünüyor. Hele günümüzde elektronik postalar, telefonlar ya da internet ortamında tam zamanlı iletişim söz konusuyken, insanların bir odada biraraya gelmelerinin saçma olduğunu iddia ediyor. Farklı düşüncelere her zaman saygım var. Ancak yine de toplantıların, ama özellikle bazı kararları almak için yapılanların mutlaka yüzyüze olması gerektiğine inananlardanım. Sesinizi nasıl kullandığınızın, beden dilinin özellikle göz temasının, iletişimde, kişinin kendisini ifade etme safhasında çok önemli bir rolü var. Farklı fikirlerin konuşulduğu, tartışıldığı ortamlarda bazen sözlerden ziyade söylenmek istenenler önem taşır. Bazen o toplantının kalıcı bir çatışma yaratmasını engeller görsel iletişim öğeleri, bazen de sözlerin altında yatan imaları açığa çıkarır.
Diğer taraftan toplantılar, kişilerin bir masa etrafında toplanmaları aidiyet duygusu yaratır. Sürekli beraber çalıştığınız ama bazen haftalarca günaydın demeye bile fırsat bulamadığınız departmanlardaki çalışma arkadaşlarınızı görürsünüz. Farklı bölümlerden, farklı bakış açılarına sahip kişilerden oluşan bir topluluk iyi yönetilen bir toplantı esnasında etkili ve değişik kararlar, çözüm önerileriyle sizi şaşırtabilir. Çeşitliliğin bütünlüğünü en çok toplantılarda farkederiz. Ayrıca diğer bölümlerde çalışan kişilerin bakış açılarını anlama ve empati kurma şansımızın en yüksek seviyede olduğu fırsatlardır toplantılar.
Katılımcılar açısından da aslında kendilerini, bakış açılarını, bulundukları noktayı anlatabilmek, destek alabilmek, coşkuyu ya da hayal kırıklığını paylaşabilmek için bir fırsattır. Diğerlerinin de bizimle aynı durumda olduğunu görerek rahatlarız ya da olmadığını görerek onların neyi farklı yaptığını anlamaya çalışabiliriz. İşte bütün bu sebepler bana, toplantıların doğru şekilde düzenlenir, doğru şekilde yönetilir ve doğru şekilde takip edilirse bir şirket için inanılmaz faydalı bir yönetim ve karar mekanizması olduğunu düşündürüyor. Burada çoğu kişinin madem bu kadar faydalı, o zaman neden bu kadar çok insan toplantıların verimsiz, gereksiz, sıkıcı, zaman kaybı olduğuna inanıyor diye düşündüğünü duyar gibiyim… Gerçekten acaba bizi bu şekilde düşünmeye iten nedir?
Gerçekten gereksiz, verimsiz ve sıkıcı mı?
Toplantıların büyük bir kısmı maalesef son derece gereksiz bir şekilde yapılıyor. İki kişinin 10 dakikada çözüp karar verebileceği konularda bazen bir bakıyorsunuz bir sürü kişi toplanıp konuşmaya başlıyor. Ya da gerçekten karar verilmesi gereken bir konuda ortada konuşulan düşünceler sizinkinden son derece farklı olmasına rağmen sesinizi çıkarmıyorsunuz. Bu, bazen karşınızdakini kırmamak için, bazen de bir an önce toplantı bitsin de gidelim düşüncesinin bir sonucu oluyor. Halbuki gözden kaçırılan nokta şu: farklı bir fikir beyan etmek ya da karşıt bir savla ortaya çıkmak ille karşımızdakileri kırmak anlamına gelmiyor. Tam tersine eğer üslubumuzu ayarlamayı başarabilirsek, biraz diplomatik-politik değil- olabilirsek, bu o kişi ile ilişkilerimizi eskisinden daha iyi bir hale getirebilir. Diğer taraftan toplantının bitmesini çok istiyor olabilirsiniz ama eminim o toplantıyı tekrarlamayı hiç istemiyorsunuzdur. O konular halledilmekçe aynı süreç tekrarlanacaktır. Dolayısıyla bazen o an için o konuyu uzun tutmak gelecekte ona geri dönmeyi engelleyeceği için aslında süreci daha kısaltır. Toplantıyı yöneten kişinin, yapıcı fikir çatışmalarını kışkırtmak, yeni fikirlere ve destekleyici savlara, ortaya çıkmaları için cesaret vermesi gerekir ki toplantı sıkıcı ve verimsiz olmasın.
Bir diğer konu ise ajanda… Nasıl ki bir işe sonunu düşünerek başlamak, o işin çabuk ve amaca uygun yapılmasını sağlar, bir toplantıya başlarken de sonucunda hangi konuların halledilmiş ya da en azından konuşulmuş, hangilerinin karara bağlanmış olacağını planlamak gerekir. Ajandanız aslında sizi hedefinize götürecek yol planınızdır, o yüzden doğru ve hedefe uygun hazırlanması önemlidir. Pek çok toplantı içerik listesinin bir çuval misali her türlü konuyu kapsadığını görürüz. “Zil Şeklinde Ajanda” (Bell Shaped Agenda- From Effective Meetings by John E. Tropman. Copyright 1980 by Sage Publications) tam da bu noktada ortaya çıkmıştır. Katılımcıların toplantıya ısınıp, önemli konularda daha iyi performans gösterebilmesini sağlamayı amaçlar. Toplantının başında katılımcıların bir ekip olarak çalışmalarını kolaylaştıracak konuları konuşması ve zaman ilerledikçe konuların ağırlığı ve zorluğunun artması prensibine dayanır. Bitirirken tekrar o harareti düşürerek yoğunluğu toplantının orta kısmında bırakmak ana amaçtır. Toplantılarını verimli kılamayan pek çok takımın, bu yöntemle belli bir noktaya gelmeyi sağladığına şahit oldum. Son derece basit görünen, hepimizin ilk gördüğünde ne var bunda diyeceğimiz bir şey olmasına rağmen gerek hayatta uygulanmaz. “Bir kez daha bilmek hayata geçirmek değildir” sözünü doğrular şekilde davranırız.
Robert’ın Düzen Kuralları!
Tabii ki başarılı toplantının genel kabul görmüş standart kuralları vardır; toplantı öncesi hazırlık yapmak, zamanında başlayıp zamanında bitirmek, sonrasında takibini yapmak, toplantı esnasında rolleri önceden belirleyip dağıtmak gibi… Hani hepimizin gözü kapalı sayabileceği ama uygulamaya geldiğinde hep bir şeyleri unuttuğu…
Toplantı konusu sadece günümüzde değil, geçmişte de hep bir sorun olmuş. Bugün hala Amerikan Senatosu’nda uygulanan ve iş toplantılarında da uygulanan Robert’ın Düzen Kuralları (Robert’s Rules of Order- 1876 Henry Martin Robert) bunun bir göstergesidir. Gelecekte de pek çok kişi ve kurum için böyle olmaya devam edecek gibi görünüyor. Neden mi? Çünkü eğer bir toplantı sıkıcı ya da verimsizse, onu öyle yapan katılımcılar ve daha da çok liderlerdir. Ama çoğunlukla bunun bizlerden kaynaklandığını kabul etmez, verimli ve başarılı bir toplantı için her şeyi bildiğimizi düşünürüz. Ancak unutmamak gerekir ki en çok hatayı en iyi bildiğimizi ya da en kolay olduğunu düşündüğümüz konularda yaparız…