Sonu gelmeyen, bir türlü karar alınamayan ve bir sonraki uzun toplantıya kadar gündeme gelmeyen proje planları… Günümüz beyaz yakalıların en büyük çıkmazı toplantının toplantısı sorununun neden olduğu verimsizlik giderek büyüyor. Yapılabilecek bir şeyler olmalı...
Verimli çalışma temposunu yakalayabilmek için yapılacak birçok yeniliğin içerisinde ilk sıralarda verimli toplantılar düzenlemek geliyor. Bilgi alışverişi yapmak, çeşitli plan ve projeleri hayata geçirmek, önceden alınan kararları düzeltmek gibi nedenlerle organize edilen toplantıların süresi uzadıkça sonuca varması zorlaşıyor. Uzayan toplantılar, tamamlanmayan günlük işlere ve böylece süreçlerin sarkmasına neden oluyor. Çalışanlardan yöneticilere kadar pek çok beyaz yakalının sorunu olan verimsiz toplantıları verimli hale getirmek mümkün mü?
İşte toplantıların 5 ana sorunu ve çözüm önerileri:
Gereğinden uzun toplantılar
Toplantıların verimsiz geçmesinin nedenlerinin başında sonu gelmeyen uzunluktaki toplantılar yer alıyor. Toplantı öncesinde süre kısıtlamasının yapılması verimli toplantıların ilk adımlarından biri. Katılımcılara toplantının süresi hakkında bilgi verilmesi de katılımcıların toplantıda daha aktif olmasını sağlıyor. Aksi taktirde süre uzadıkça konudan uzaklaşılıyor, konu bütünlüğü ortadan kalkıyor ve verimsizliğe davetiye çıkarılıyor.
Geç kalanlar – hiç gelmeyenler
Zaten gereğinden uzun sürecek bir toplantıya daha en başından geç kalan katılımcı en önemli zaman kaybı nedenlerinden biri. Geç kalan katılımcılar diğerlerinin de dikkatinin dağılmasına, toplantı bütünlüğünün bozulmasına, konunun baştan alınmasına, dahası toplantı süresinin daha da uzamasına neden oluyor. Oysa toplantı vaktini doğru seçerek toplantının kesintisiz ve planlandığı şekilde yapılması da mümkün. Örneğin toplantıya mesainin ilk dakikaları içinde başlamak trafik ya da farklı etkenler nedeniyle gecikmelere neden olabiliyor. Bu nedenle toplantının mesainin başlama saatinden bir saat sonra yapılması daha gerçekçi bir zamanlama anlamına geliyor. Aynı şekilde gün sonundaki toplantılar da tüm günün yorgunluğu nedeniyle dikkat dağınıklığı ortamı yaratabiliyor. Son bir geç kalma önlemi ise toplantı saatini saat başlarında ya da buçuklu vakitler yerine dikkat çekici saatlerle mümkün olabiliyor. Örneğin saat 10.25’de başlayacak bir toplantı kimin dikkatini çekmez?
Birden çok odak noktası
Toplantıların verimsiz geçmesinin bir başka nedeni de toplantıda birden fazla konuya değinilmesi. Toplantıda birden çok konuya değinmek hem katılımcıların dikkatlerinin dağılmasına hem de konudan konuya geçilmesi nedeniyle toplantının bir türlü amacına ulaşamamasına neden oluyor. Bu durumu engellemek için toplantının sadece tek bir amaç için organize edilmesi, daha etkili bir toplantının yapılmasını sağlıyor.
Hazırlık yapmayan katılımcı
Tüm katılımcıların zamanları organize edildi, projenin ön bilgileri paylaşıldı ama toplantı günü geldiğinde hiçbir hazırlık yapmadan gelen katılımcılar bulunuyor. Katılımcıların konuya hakim olmaması gereksiz detayların konuşulmasına, farklı konular üzerinde yoğunlaşılmasına böylece giderek amaçtan uzaklaşılmasına etki ediyor. Katılımcıların ana gündem maddesini bilerek ve hazırlık yaparak toplantıya gelmesi daha hızlı sonuç alınmasında bire bir katkıda bulunuyor.
Görev dağılımı yapılmaması
Toplantılar bir sonuca ulaştığında ve ulaşılan sonucun görev sahipleri belirlendiğinde mânalı hale geliyor. Toplantıyı organize eden kişinin toplantı sonunda bir sonraki adıma geçmek için görev dağılımı yapması, görevin ya da projenin bir sonraki aşaması için son teslim tarihi (deadline) vermesi ve hatta anımsatıcı kurması toplantının doğru amaca hizmet etmesini sağlıyor.