Her gün saatlerce süren toplantılar yüzünden çalışamadığını düşünenlerin sayısı artıyor. Oysa oldukça etkili bir iletişim aracı olan toplantıları, birkaç basit değişiklikle verimli kılmak mümkün.UCLA ve Minnesota Üniversitesi’nin yaptığı bir araştırmaya göre üst düzey yöneticiler, iş içindeki zamanlarının yaklaşık yüzde 40-50’sini toplantılarda harcıyor. Toplantıların yüzde 50’si verimsiz geçiyor ve toplantı süresinin yüzde 25’e varan kısmı gereksiz konular tartışılarak harcanıyor. Çalışanların algı ve dikkatini uzun süre belirli bir noktada toplamak, gündemi ve yapılacakları toplantılarla belirleyerek ilerleme kaydetmek sanıldığı kadar kolay değil. “Hemen bir toplantı yapalım” diyerek işleri yoluna koymak her zaman geçerli olmadığı gibi, tam tersine çalışanlar üzerinde motivasyon düşüklüğüne neden olabiliyor. Oysa problemlerin çözülmesini, fikir alışverişini sağlayan, takım çalışmasını ve harekete geçmeyi arttıran etkili bir iletişim aracı olan toplantıları, hem toplantıyı yönetenlerin hem de katılımcıların bakış açılarını biraz değiştirerek çok daha verimli bir hale getirebilmek mümkün. Toplantıdan alınacak verim tamamen toplantının nasıl yönetildiğine ve katılımcıların toplantıdaki aktif rol dağılımına göre şekilleniyor.
Toplantısız olmuyor
Başkalarıyla beraber çalışarak, kaynaklarımızı ortak bir havuzda topladığımızda işler daha verimli ve hızlı ilerliyor, buna şüphe yok. Toplantıların zaman kaybına yol açan sonsuz telefon görüşmelerini, gereksiz e-postalar ve kağıt yığınlarını azalttığı da bir gerçek. Ayrıca günümüzde giderek yaygınlaşan evden çalışma alışkanlığının artışını da düşünürsek, toplantıların zorunluluğu artıyor.
Katılımcılar aktif rol almalı
Son dakika toplantıları yerine, herkesin programının uygun olduğu gün veya saate, toplantı konuları belirlenip, katılımcılara bildirilerek toplantılar organize edilmeli. Ayrıca toplantıyı düzenleyen ve yönetenler kadar katılımcılar da önemli. Konuşulacak konularla birebir ilgili ve fikirlerine ihtiyaç olacak kişiler toplantılara mutlaka katılmalı. Katılımcılar, toplantılara hazırlıklı giderek, gerektiğinde söz almalılar. Katılımın eşit sağlanması ve konuşan kişinin sözünün kesilmemesi, ayrı bir motivasyon nedeni. “Görüşlerime değer veriliyor”, “insanlar tarafından dinleniyorum” fikri, çalışanlarda daha faydalı olma isteği uyandırıyor.Doğru toplantı için
Toplantıları sadece belirli gün ve saatlerde yerine getirilen bir rutin olmaktan çıkarmaya çalışın. Toplantı düzenlerken mutlaka geçerli bir sebebiniz olduğundan emin olun. İşte doğru bir toplantı için birkaç örnek neden…• Hayati bir bilgiyi paylaşmak veya talep etmek
• Bir konu üzerinde fikir birliği gerekliliği
• Soruları ve endişeleri cevaplama ihtiyacı
• Herhangi bir konu üzerinde karar almak veya değerlendirme yapmak
• Bir fikrin kabulü veya desteği
• Ürün veya hizmet satmak
• Beyin fırtınası yapmak
• Fikirlerin farklılığını veya çatışmasını çözmek
• Takım çalışmasını yaymak ve aktif hale getirmek
• Bir proje için eğitim veya açıklama gerekliliği
• Davranışları ve bakış açılarını değiştirebilmek
