Yurtiçi Kargo’nun sloganı güveni vurguluyor. İnsan Kaynakları yönetimi politikası da bu kavram üzerine inşa edilmiş. İK ve Eğitim Müdürü Tülin Çalhan, tüm ürünlerin kopyalanabileceğini ancak değerlerin kopyalanamayacağını söylüyor. Kargo taşımacılığı ülkelerin ekonomik ve sosyal gelişmişliğine bağlı olarak ortaya çıkan bir sektör. Ülkemizde de bu gelişmelere bağlı olarak kapıdan kapıya kargo taşımacılığının koşulları 80’li yıllarda oluşmaya başladı ve 1982 yılında İbrahim Arıkan tarafından Türkiye’nin ilk kargo şirketi Yurtiçi Kargo Servisi AŞ kuruldu. 90’lı yıllarda Şube ve Transfer Merkezleri ağı hemen hemen Türkiye’nin her yerine hizmet verecek şekilde genişledi. Yurtiçi Kargo’nun teknolojik altyapısı da bu büyümeye paralel gelişti. Artık şirketin tüm birimleri online olarak çalışabilme teknolojisine sahip. Sektörde ilk olarak 1999 yılında TS-EN-ISO 9002 Kalite Sistem Belgesi sahip olan Yurtiçi Kargo, son olarak TS-EN-ISO 9001-2000 Kalite Belgesine sahip olmuş. Türkiye’nin ilk kargo şirketi olan Yurtiçi Kargo’nun başarısını ve sektördeki lider konumunu Yurtiçi Kargo İK ve Eğitim Müdürü Tülin Calhan anlattı.
Yurtiçi Kargo kuruluşundan bu yana nasıl bir gelişim yolu izledi?
Türkiye genelinde 25 yıldır faaliyet gösteren Yurtiçi Kargo faaliyetlerine her zaman yenilerini ekleyerek en yenileri yapmaya çalışıyor. Türkiye’nin her yerine aynı kalitede hizmet verebilecek yapılanmasını tamamladı. Ardından yurtdışı gönderi hizmetleri 2000’li yılların başında verilmeye başlandı, çağrı merkezi uygulaması devreye girdi. Ürün çeşitliliği anlamımda da sektöründe hep ilkleri yapan şirketimiz, 2003 yılından bu yana finans, satın alma, insan kaynakları ve eğitim modüllerinden oluşan entegre Oracle ERP system ile çalışıyor. Aynı yıllarda yetkinlik bazlı performans sisteminden hedef ve yetkinlik bazlı performans sistemlerine geçildi. Eğitimleri daha verimli kılmak adına Türkiye’nin çeşitli bölgelerinde eğitim sınıfları açıldı. 2007 yılında da Geopost Şirketler Grubu ile yapılan ortaklık anlaşması ile uluslararası piyasada da daha etkin olmayı planlıyoruz. 16 Bölge Müdürlük, 680 Şube, 30 Transfer Merkezi, 10.000’e yaklaşan personel ve ürün hizmet çeşitliliği ile sektörde lider olarak hizmetlerimize devam ediyoruz.
İnsan kaynakları departmanınız kaç kişiden oluşuyor?
İnsan kaynakları ve eğitim bölümü genel müdürlük ekibimiz 10 kişiden oluşuyor. Bu ekiple birlikte ağırlıklı saha yönetiminden sorumlu 36 kişilik bölge müdürlükleri İK ekibi ve 7 bölgede eğitimci kadrosu ile görev yapıyor.
İK olarak hangi görevleri yürütüyorsunuz? Bu görevlerin yürütülmesi için nasıl bir iç yapılanmanız var?
2001 yılında kurulan İK departmanımızda; işe alım, performans ve ücret yönetimi, eğitim ve personel gelişimi alt birimleri mevcut. Genel müdürlük İK içinde daha çok İK uygulama kuralları ile prosedürler oluşturuluyor. İşe alım Genel Müdürlük ekibi şirketteki uzman ve üzeri kadroların işe alımları, kişilik envanterleri, işe alımda uygulanan materyal ve yöntemlerin yönetimi ile eğitiminden sorumlu. Aradığımız pozisyonlara, web sayfamızdan, Kariyer.net’ten ve gazete ilanlarıyla çalışan temin ediliyoruz. Genellikle Kariyer.net üzerinden ilan vermek aradığımız adaylara ulaşmamız için yeterli oluyor. Adaylara çeşitli mülakat aşamalarından sonra pozisyonun gereklerine göre gerekli testler uyguluyoruz. Performans ve ücret yönetimi ekibi; şirketteki tüm personelin belirlenen hedefler doğrultusunda kişisel performanslarının yılda bir kez değerlendirilmesi ve ödül-prim sistemlerinin işletilmesinden sorumlu. Eğitim ve Personel Gelişimi birimi de, tüm eğitim ihtiyaç analizlerinin yapılması, şirketimizde başlangıç eğitimleri, iç ve dış kaynaklı eğitimlerin planlanması, organizasyonu, sonuçların-etkinliğin ölçümlenmesi, sahadaki iç eğitmenlerin ve eğitim sınıflarının yönlendirilmesinden sorumlu. Tüm İK Personeli, aynı zamanda tüm çalışanlarımıza, yüklenicilerimize, mentorluk ve danışmanlık yapma sorumluluğunu da üstleniyor.
İK olarak devam eden projeleriniz var mı? Yakın vadede gerçekleştirmek istediğiniz hedefleriniz neler?
2006 yılı sonunda Web tabanlı eğitim uygulamalarımız başladı, self-servis eğitim modülü projesiyle altyapısı daha da geliştiriliyor. Eğitimlerde ilk ve son test uygulamaları da e-sınav olarak yapılabiliyor. E-sınavların eğitimde öğrenme başarısının ölçümlenmesinde kullanılmaya başlandı. Performans ve ödül sistemlerimizi daha da geliştirmeye yönelik projelerimiz devam ediyor. Kariyer planlama sürecine de önemli veri sağlayan bu çalışmalarla birlikte şirketimizde Sertifikalı Pilot Eğitim Programları (Sertifikasyon Sistemi) Eylül ayından itibaren başlayacak. Üniversitelerle de işbirliği yapılarak özellikle işimizle ilgili bize özel kargo ve lojistik yönetimi eğitim programları hazırlanıyor. Bir süre sonra yeni göreve başlayan uzman aday personelimizin oryantasyon programlarına da dahil etmeyi planlıyoruz. Kargo ve lojistik yönetimi programlarının Yurtiçi Kargo Akademi’nin de temel programlarını oluşturmasını hedefliyoruz. Yine 2007’de tüm şube yöneticilerimize ikinci modül olarak verilen, “İşletme Yönetimi 2” eğitim programı da, idarecilikten yöneticiliğe-koçluğa geçen şube yöneticilerinin kişisel gelişimlerinde önemli bir adım oldu.
“Kurum kültürümüzün aynı değerlerle devam etmesi için bünyemize yeni katılan personelimize verdiğimiz eğitimler ve oryantasyon programlarının kapsamlı ve uygun sürelerde olmasına özen gösteriyoruz.”
Sadece Yurtiçi Kargo’ya özel İK yönetimi uygulamalarınız var mı?
Yurtiçi Kargo Servisi AŞ’nin birimleri yüklenicilik ve şirket birimi olmak üzere iki farklı yapıdan oluşuyor. İnsan Kaynakları uygulamaları olarak bakıldığında bu yapı sorumluluk alanlarımızı etkilememekle birlikte çalışma şekilleri ve takip sistemlerimizde bazı farklılıklar oluşturmamızı gerektirebiliyor. Özellikle bölge İK ekiplerinin devamlı sahada bulunarak, denetim yapmaları gerekiyor. Bunun dışında 10.000’e yaklaşan çalışanının performans değerlendirmelerini ERP İK sistemi üzerinden, online anında takip edebiliyor.
Motivasyon adına ne gibi çalışmalar yapıyorsunuz?
Motivasyon amaçlı bölgesel piknik, grup yemekleri, spor, aktivite yarışmaları, organizasyonlar, dönemsel olarak gerçekleştiriliyor. Uygulanan çalışan memnuniyeti anketleri bu alanda yapılan ve yapılacak olan uygulamalar için bize yol gösteriyor. Yurtiçi Kargo’da çalışanlar 5.yıllarını doldurduktan sonra her 5 yılda bir onlar için geleneksel toplantılar organize ediyoruz. Hem ödüllendiriyor hem de bir arada bulunma, dinlenme imkanları tanıyoruz. Çalışanlarımıza, çalışma yılına göre artan acil sağlık hizmeti paketleri sunuyoruz. Öneri sistemimizle de çalışanlarımızın hayatımızı kolaylaştıran önerilerini her üç ayda bir değerlendiriyoruz. Ödüle layık bulunan önerileri uygulamaya alarak personelimizi de ödüllendiriyoruz. Şube personelimizin, kişisel performansının yılda bir kez değerlendirilmesinin dışında, aylık olarak da iş ve birim performanslarını (hedef gerçekleştirmelerine yönelik) değerlendirerek, değişen miktarlarda aylık hediye çekleri vererek, ekip motivasyonunu da artırmayı amaçlıyoruz. Ayrıca başarılı birim yöneticilerimizi de yurtdışında benzer firma işleyişlerini görecek şekilde yurtdışı gezileriyle ödüllendiriyoruz. Kişisel gelişimi destekleyen, bu yıl pilot çalışmalarını başlattığımız Sertifikasyon Projesi’nin hem kariyer hem de kişisel gelişim adına heyecan yarattığını şimdiden söyleyebiliriz. Çalışanlarımızın aileleriyle birlikte gerektiğinde iş dışındaki sorun veya ihtiyaç duydukları konularda danışmanlık alabilecekleri Personel ve Aile Danışmanlığı projemizi de bu yıl içinde hayata geçirmeyi planlıyoruz.
“Müşteri ve çalışan memnuniyetine özen gösteren Yurtiçi Kargo, 16 Bölge Müdürlüğü, 680 Şubesi, 30 Transfer Merkezi ve 10.000’e yaklaşan personeli, ürün hizmet çeşitliliği ile sektöründe yarattığı farklılığı sürdürmeyi planlıyor.”
Çalışanlarınıza ne tür eğitimler veriyorsunuz?
Eğitimlerimiz genel olarak; hizmet öncesi, teknik ve gelişim eğitimleri (Kurum İçi-Kurum Dışı) kapsamında gerçekleştiriliyor. Hizmet öncesi eğitimlerimiz, bölge müdürlüklerimizin coğrafi ve işlem yoğunluğuna göre kurulmuş eğitim sınıflarımızda iç eğitmenlerimiz tarafından veriliyor. Her göreve göre standart olarak belirlenmiş eğitim programlarımız mevcut. Aday personelimiz bu programları başarılı ile tamamladıktan sonra asıl görevlerine atanıyor. Hizmet kalitesine ilişkin gelişim eğitimlerinde ise ağırlıklı olarak kişisel gelişim, işletme yönetimi, liderlik, motivasyon, koçluk, ilişki yönetimi başlıklarını yer alıyor. Eğitimlere yönetici personelimizin yabancı dil gelişimlerini sağlamak adına yapılan grup yabancı dil eğitimleri de dahil.
Kurum kültürünüzü nasıl tanımlarsınız? Çalışanlarınıza bu kültürü benimsetmek için yaptığınız çalışmalar neler?
Biz Yurtiçi Kargo’da insan unsurunun önemli faktör olduğuna inanıyoruz. Vizyonumuzun ilk cümlesi “Profesyonel, eğitimli, motive personelimizle” diye başlıyor. 25 yıllık şirketimizde güven çok önemli bir kavramdır. “Söz verdiğim(iz) gibi” sloganımızda olduğu üzere, şirketimize duyulan güven ve çalışanlarımızla bu günlere gelindi. Şirketlerin teknolojileri, prosedürleri, iş yapış şekilleri, ürünleri kopyalanabilir. Şirketlerin çalışanları ve çalışan, müşteri sadakati tek kopyalanamayacak değerlerdir. Kültürümüzün aynı değerlerle devam etmesi için bünyemize yeni katılan personelimize verdiğimiz eğitimler ve oryantasyon programlarının kapsamlı ve uygun sürelerde olmasına özen gösteriyoruz.
