Değişimin hızla gerçekleştiği bir çağda yaşıyoruz ve bu süreçte çeviklik kavramı önemini her geçen gün daha da arttırıyor. İnsan Kaynakları Proje Danışmanı İpek Aral, daha çevik bir iş süreci yürütmenin önemini, bu amaçla yapılabilecek çalışmaları sizin için paylaştı.
Her konunun olduğu gibi yönetim bilimlerinin de tarihçesini bilmek çok önemli. Çeviklik kavramı çok önceleri ABD’de konuşulmaya ve uygulanmaya başlanmıştı. Konuyu 90’ların ortasına, internetin 1995’teki dünyaya açılışına götürebiliriz.
Kurumlarda MRP – malzeme ihtiyaç planlama ve ERP – kurumsal kaynak planlama yazılımları 1960’larda kullanılmaya başlanmıştı. Örneğin; bugünün en çok tanınan ERP yazılımlarından Alman SAP 1972, ABD’li Oracle 1977’de kuruldu. Yazılım teknolojilerinin gelişim hızına internet farklı bir boyut kattı. Aynı yazılımın internet sayesinde çoklu lokasyonda kullanılabilirliği veri üretme, işleme, analiz, raporlama gibi iş süreçlerini değiştirdi, büyüttü. Yazılım teknolojileri, işi ve karar mekanizmalarını hızlandırdıkça, 20. yüzyılın büyük kısmında iş dünyasının alıştığı oyunun yavaş kuralları önce değişti, sonra hızla dönüştü.
İş yürütme standartlarını derhal farklılaştırmak gerektiğini gören ilk sektör tabii ki yazılım teknolojileri oldu. Dev yazılım ekipleri, yazılım geliştirme süreçlerinde büyük sıkıntılar yaşıyordu. Ekiplerin birbiriyle koordinasyon eksikliği, uyumsuzluğu insan etkinliğini düşürüyor, yazılım geliştirme süreçlerini verimsizleştiriyordu. İşte bu kısır döngü içinde 17 teknoloji insanı bir araya gelerek, Kasım 2002’de yazılım geliştiriciler için 12 maddelik Çevik Manifestoyu hazırladı. Bu manifesto dört ana prensipten oluşuyordu:
- Süreç ve araçlar yerine bireyler ve etkileşimlere,
- Kapsamlı dokümantasyon yerine çalışan bir ürüne,
- Kontrat görüşmeleri yerine müşteri iş birliğine,
- Belirli bir plan izlemek yerine değişime ayak uydurmaya odaklanacağız.
Peki, bu manifestonun dört ana prensibi nasıl hayata geçirilecekti?
2000’li yıllara kadar yazılım teknolojileri dahil pek çok sektörde ürün, hizmet geliştirme metodu olarak Şelale (waterfall) metodu kullanılmaktaydı. Şelale, artık hızlanan dünyanın ihtiyacını karşılayamıyordu. Çeviklikse müşterinin, piyasanın, rekabetin hızlı değişimine ayak uydurabilmek adına aranan çözüm oldu ve hızla uygulamaya sokuldu.
Ekiplerde çevik çalışırken farklı çerçeve/framework ve metotlar kullanılır:
- Scrum
- Kanban
- Sınırsal Programlama (extreme programming),
- Kristal (Crystal),
- Uyarlamalı Sistem Geliştirme (Adaptive System Development),
- Dinamik Sistem Geliştirme (Dynamic System Development Method),
- Test Güdümlü Geliştirme (Test Driven Development) ve
- Radikal Çeviklik (Radical Agility)
Bunlardan en popüler çerçeve/framework scrum, en popüler metot kanbandır.
Elbette teknik anlamda çevik çerçeve ve metotları kullanmaya başlamak stratejik bir yönetsel karar. Bu kararı veren üst yönetimlerin ve karardan farklı derecelerde etkilenecek bütün ekiplerin çevikliği bütüncül olarak anlaması, öğrenmesi çok kritik.
Çevikliği anlamak için boyutlarına ve standartlarına bakarak başlayabiliriz. Bir kurumda çeviklik üç boyutta gerçekleşir;
- Teknik Çeviklik– Çevik çerçeve ve metotların kullanımıdır.
- Liderlik – Yönetsel Çeviklik – Sürekli değişim, inovasyon zihniyetini kuruma getirmek, yerleştirmek, yaşatmak, ilerletmektir.
- İnsan Çevikliği– Sürekli değişime öz farkındalıkla, rasyonel, duygusal, süreçsel, ilişkisel olarak hızla adapte olmak ve hepsini sürekli çok yönlü geliştirmektir.
21. yüzyılda bir kurumun çevik çalışabilmesi için iki temel standardı karşılıyor olması çok önemlidir.
Bu standartlardan 1’incisi teknoloji kullanımı ile sağlanan veri ve verinin iletişimidir. Çevik kurumlarda yazılımlar sayesinde veri üretilir, analiz edilir, değerlendirilir ve karar mekanizmasında kullanılır. Verinin maksimum oranda üretilmediği, işlenmediği, kullanılmadığı, yani teknolojiye tam anlamıyla yatırım yapmayan ve onu kullanmayan bir kurumda çeviklik hoş bir seda olmanın ötesine geçemez. (Bazı kurumlar yatırımı yapar, ancak yazılımı kavramsal boyutta kuruma uyarlayamadığı için ekiplerine kullandıramaz)
2’inci standart ise verinin şeffaflığıdır. Çevik ekipler çapraz işlevlidir. Yani bir ekipte farklı uzmanlık alanlarından 3-9 arası insan bulunur. Bu insanlar birbirlerinin uzmanlık alanlarına dair verileri görür, onları birlikte inceler, tartışır, değerlendirir ve karar alırlar. Dolayısıyla bir kurum içindeki kaynakların kullanımı, iş akışları ve sonuçlara dair bütün veriler, herkes tarafından görülebilir olmak zorundadır. Veri şeffaflığı ekip içi güven ve iş birliğinin altyapısıdır.
Dünya son yıllarda çevikliğin ötesi ne olacak, nasıl olacak diye tartışıyor. Diliyorum biz de önce çevikliğin ne olduğunu tam olarak anlar, çeviklik standartlarını karşılayarak, yukarıda aktardığım üç çeviklik boyutunu kurumlarımızda hayata geçirebiliriz.
Konuk Yazar: İpek Aral / İnsan Kaynakları Proje Danışmanı
Yazara ait diğer yazıları okumak için buraya tıklayabilirsiniz.