Google deneyiminden şirketlere öneriler

Google, hayata geçirdiği İK uygulamalarıyla şirketiniz için de ilham kaynağı olabilir. Çalışan Bağlılığı Uzmanı & Profesyonel Koç Bertay Fişekçi, konunun detaylarını sizin için yazımızda anlatıyor.

Google zor bir pazarda önemli bir sorunu (internette aradığımızı hemen bulmak) çözmek için kurulduktan sonra çok kısa sürede ani & büyük işe alımlarla büyüyerek insan kaynakları alanında önemli deneyimler sunmaya başladı. Tabii, çalışanlara “maaş + imkanlar + yan haklar” konusunda neredeyse “sınırsız” olan bir organizasyonun insan kaynakları tasarımı, deneyimi ve buradan ülkemiz koşullarına göre çıkarabileceğimiz sonuçlar ilgimi çekti. Bu yazımda “Work Rules” kitabından notları paylaşacağım.

Tüm kitabı okuduktan sonra buradaki yaklaşımların ve önerilerin özellikle start up firmaların kültürlerini oluşturma döneminde kullanılabileceğini düşündüm. Tabii şu anda hangi büyüklükte olursa olsun tüm şirketlerin bu deneyim ve püf noktalarından alabilecekleri, öğrenebilecekleri, hemen yarın uygulamaya koyabilecekleri felsefik ve pratik şeyler var. Yazar Laszlo Bock, “High Freedom Environment” (Yüksek özgürlük ortamı) tanımı yaptıktan ve Google’da yaşadıklarını anlattıktan sonra diğer firmaların istiyorlarsa, bu yüksek özgürlük ortamını yaratabileceklerini anlatıyor ve bununla ilgili kendince en önemli bulduğu konuları listeliyor. Buyurun, beraber bakalım…

İşe anlam katın – Çalışanlarınızın işlerini anlamlandırmasını sağlayın

Uyku dışında hayatımızın yarısını işimizde, iş arkadaşlarımızla geçiriyoruz. Kâr amacı gütmeyen, bir amaç uğruna bir araya gelmiş dernek & vakıf gibi organizasyonlar bu “anlam” ihtiyacını daha net şekilde kavramışlar ve bunu daha sık çalışanlarıyla paylaşıyorlar. Çok sayıda iş yerinde orada çalışmanın ay sonunda maaş almakla eşdeğer görüldüğünü görüyoruz. Çalışanlarınızın yaptığı işin fayda sağladığı insanlar & gruplar ile küçük de olsa bir bağını kurmak hem onların işlerinde anlam bulmasını kolaylaştırır, hem de verimliliklerini arttırır.

Lider olarak yapabileceğiniz: Şirketin net bir misyonu olmasını sağlamak, misyonu mümkünse çalışanlarınızla birlikte yazmak ve sık sık yaptığınız işi, aldığınız kararları bu misyona bağlamak.

Örnek: Sağlık sektöründe müşteriyi ve sahadaki ortamı görmeyen ofis ekibini bir hastane gezisine çıkarmak ve firmanın sattığı cihazların sahada nasıl bir işlev gördüklerini görmelerini sağlamak.

Çalışanlarınıza güvenin

Şirketinizi yeni kurdunuz, ekibinizle ilk satışlarınızı ve ilk düzenli işlerinizi yarattınız, büyümeye başlıyorsunuz. İşe yeni aldığınız çalışanlara güvenmekle işe başlayabilirsiniz. İnsanların temelde “iyi” olduklarına inanıyorsanız, bunu şirket kültürünüze yansıtabilirsiniz. Yeni kararlarla ilgili çalışanlarınızın sürece tam katılımını ve tam bilgilendirilmelerini sağlayabilirsiniz, bu onlara güven verir. Söyledikleriniz ile yaptıklarınızın farkı bu güveni yansıtsın. Şu anda kültürünüzün bu noktada olmadığını düşünebilirsiniz, küçük adımlarla başlayabilirsiniz, aşağıda bir öneri sunuyorum. Sonunda çalışanlarınızın “çalışan” gibi değil, kendi şirketleri gibi davranmasını, hissetmesini ve sahiplenmesini istiyorsunuz, bunun yolu işte bu güveni sağlamaktır.

Lider olarak yapabileceğiniz: Okuyacağınızı garanti ettiğiniz bir “Öneri Kutusu” başlatmak. İsimli veya isimsiz çalışanların önerilerini almak ve bu önerilerle ilgili bir sohbet toplantısı düzenlemek. Tüm şirket çalışanlarının size doğrudan soru sormalarını ve fikirlerini savunmalarını sağlamak, açık yüreklilik ve yargısızca çalışanlarınızı dinlemek.

Örnek: Şirket içinde bir gruba bir proje ile ilgili tam özgürlük tanımak… Örneğin; bir konuda tüm çalışanların görüşünün alınıp ona göre bir uygulama yapılması için onları tam yetkilendirmek. (yani “ipleri” biraz çalışanlarınıza vermek)

Sizden daha iyi ve kaliteli çalışanları işe alın

İşe alımda sektör, bölge ve ülke dinamikleri sizin şirketiniz için uygun olmayabilir. Bazen “sürat” “kalite”nin önüne geçebilir. Yazar bu konuya uzun bölümler ayırmış ve öneminin altını çizmiş. Diyor ki;

Kötü bir işe alım kararı toksik olabilir, sadece kendi performansını mahvetmekle kalmaz aynı zamanda etrafındaki ekibin de enerjisini, havasını, moralini ve performansını düşürebilir.

İşe alımlarda objektif kriterleri önceden belirleyip, bir grubun kararıyla ilerlemenizi öneriyor yazar. Böylece süreç hem takip edilebilir hem de daha doğru kararlar verilebilir. Google’ın yaptığı önemli farklı uygulamalardan biri, müdürlerin tek başına işe alım yapma otoritesini bir gruba geçirmek olmuş örneğin.

Lider olarak yapabileceğiniz: Yavaş olma pahasına sizden daha kaliteli çalışanları işe alma konusunda duyarlı olun.

Örnek: CV’lerdeki “isim” hanesi silinebilir, işe alımlarda çalışanın birlikte olacağı ekip birlikte karar verebilir.

Gelişim ile performans yönetimini birbirine karıştırmayın

Kendi zayıf noktaları ile karşılaşmak kimseyi mutlu etmez hatta gerginlik yaratır. Eğer eleştiriyi çalışanı etkileyecek bir “sonuca” bağlı hale getirirseniz ve eğer çalışanlar hedeflerine ulaşamazlarsa profesyonel ve ekonomik olarak kayba uğrayacaklarını düşünürlerse öğrenme ve gelişme yerine argümanlar geliştireceklerdir. Gelişim diyaloglarını “güven” içinde yapmak son derece önemlidir. Çalışanın “tehdit” ve “kayıp” duygusu olmadan ve kendini savunma ihtiyacı hissetmeden bu diyaloğun içinde olması sonucu çok daha iyi hale getirecektir.

Gelişim diyaloğunu performans görüşmelerinden ayırıp, süreci ve gelişim ihtiyaçlarını konuşmanızı öneriyorum. Bu iyi şekilde yapılırsa hiçbir gelişim diyaloğunda sürpriz olmaz. Ekip lideri ve çalışan yıl boyunca belli bir sıklıkta gelişimi konuşmuş olduğundan, çalışan yıl boyunca desteklenmiş hisseder.

Lider olarak yapabileceğiniz: Performans Yönetimi süreci ile Gelişim Sürecini ayırma yönünde bir liderlik yaklaşımı gösterin.

Örnek: Her toplantıdan sonra “Senin daha başarılı olabilmen için ne yapabilirim? yaklaşımı içinde “güven” dolu bir gelişim diyaloğunu şirkete yerleştirebilirsiniz.

En iyilere ve en çok gelişmesi gerekenlere odaklanın

Çalışanlarınızı yakından izleyin. En iyi performans gösteren çalışanlarınızın “kopyalanması” veya “başarılarına nasıl ulaştıklarının” paylaşımları çok işe yarayabilir. Generalistlerle birlikte belli bir konuda özel becerileri olanları da takip edin ve bilin. Örneğin; sadece en çok satış yapanı değil, belli büyüklükteki müşterilere en çok satış yapan çalışanınızı da bilin ve takip edin. Bunu yaptıktan sonra bu başarılı çalışanlarınızın sadece içeride bilinmesini sağlamakla kalmayın, onların başarısı etrafında bir “check list” de yaratmaya gayret edin. Bir sonraki aşamada onları “öğretmen” olarak değerlendirmeyi deneyin. Bir satış eğitiminde ekip ve çalışanlar, en çok satış yapan çalışandan püf noktaları duymak isteyecek ve ilgiyle dinleyeceklerdir.

En düşük performans gösteren çalışanlarınıza da yapıcı ve şevkatle davranın, becerilerinin uygun olmadığı bir rolde olabilirler. Onların öğrenmeleri ve yeni roller bulmaları için onları teşvik edin. Fakat değişmeyen, gelişmeyen, eleştiri de kaldıramayan ve sürekli düşük performans gösteren çalışanlarınız ile de yollarınızı ayırmayı düşünün… Onlar kendi becerileri içinde daha iyi bir iş/rol bulabilirler.

Lider olarak yapabileceğiniz: En başarılı çalışanların kendi performanslarını anlattıkları 30 dakikalık küçük konuşmalar organize edebilirsiniz.

Örnek: Performans değerlendirme sistemine göre en altta yer alan belli sayıda çalışanlar için bir mentorluk programı olabilir.

Küçük ve çok düşük maliyetli hizmetlerle çalışanlarınıza dokunun

Google’ın çekiciliği, çalışan sayısı ve imkanları düşünüldüğünde çok sayıda hizmete ücretsiz veya çok düşük maliyetle ulaşabilmesi normal görünüyor değil mi? Ancak bunu bir kabul edilmiş gerçek olarak almayıp, kendi şirketinizin büyüklüğü, alım pazarlığı gücü ve çalışan sayısını kullanarak çok sayıda küçük ve düşük maliyetli fikri hayata geçirebilirsiniz. Birkaç örnek vermek gerekirse;

• Size ait ofis alanlarında tedarikçi firmaların; kuru temizleme, organik yiyecek alımı, araç hizmetleri gibi özel fiyatlarla hizmetlerini sunmaları. Bir start up firma yeni ürününü denemek için sizin ofisinizi ve çalışanlarınızı kullanabilir örneğin. Bu konuda çok büyük potansiyel olduğunu düşünüyorum.
• Anne babanızı ofise getirme günü – topluluk duygusunu destekler.
• Şirket içinde ilgi alanlarına göre kulüpler oluşturma – topluluğa karşı konuşma, bisiklet, kitap kulüpleri vb.
• Çalışanlar bir yardım kampanyası düzenlemeyi düşündüklerinde şirket küçük bir maliyet üstlenerek bu çabaya destek olabilir.
• Küçük mutfak alanları yaratmak.
• Dışarıdan konusunda uzman bir konuşmacının gelmesi ve tüm firmaya faydalı olabileceği bir konuşma yapması. Çok sayıda uzman bu tür konuşmaları ücretsiz yapabilir.
• Çalışanların iş dışındaki uzmanlık ve beceri gelişimlerini desteklemek. Örneğin; varsa bir meditasyon uzmanı diğer çalışanlarla meditasyon oturumları yapabilir.
• “Bürokrasi Yok ediciler” veya benzer isimde bir yarışma yaparak, çalışanlardan süreç iyileştirme önerileri alarak ve uygulayarak küçük bir hediye verebilirsiniz. Herkes kazanır.
• Masaj imkanı veya kısa öğlen uykusu için mini alanlar oluşturma ve benzeri, Türkiye’den bulunabilecek fikirler…

Lider olarak yapabileceğiniz: Yukarıdaki listeye bakıp size uygun olanı başlatabilirsiniz.

Küçük hatırlatmalar ile büyük verimlilik gelişimi sağlayın

Google veri üzerine bir firma… Yaptıkları her denemenin sonuçlarını verilere göre değerlendiriyorlar. Bir program uygulayıp hemen ardından anketler yapıyorlar ve çıkan sonuca göre işe yarayan yaklaşımları rutin şekline getiriyorlar. Genel bir yaklaşımla “küçük hatırlatmaların” çalışanların verimliliğinde, finansal gelirlerinde, iş sonuçlarında çok daha iyi sonuçlar getirdiğini görmüşler… Bunun üzerine bu yaklaşımı genişletmek ve hangi konularda işe yarayacağını düşünüyorlarsa kısa pilot çalışmalar ile denemeler yapmışlar. Örneğin, ABD’deki emeklilik fonları ile ilgili atılan bir hatırlatma e-postası ortalama bir Google çalışanının aynı oranda biriktirmeye devam etmesi halinde $262k daha fazla bir emeklilik ikramiyesi biriktirmesine olanak sağlamış.

Diğer bir örnek de yeni işe başlayan çalışanlarla ilgili. Özellikle işe adaptasyon sürecinin etkinliğini arttırma yolunda çalışan işe başlamadan bir gece önce müdürüne ve çalışana atılacak birer e-postanın önemli faydası olduğunu keşfetmişler. Bu küçük yapılacaklar listesi e-postası çok işe yaramış. Burada müdüre ve çalışana yollanan listelerde neler olduğunu da paylaşmak istiyorum:

Müdüre giden e-postada şöyle bir liste var:

• Yeni çalışanınızla bir rol – sorumluluklar iletişimi & konuşması tasarlayın.
• Yeni başlayan çalışanınızı bir yatay “body”si ile eşleştirin.
• Yeni başlayan çalışanınızın bir sosyal ağ kurması için yardımcı olun.
• Tüm bu listenin her maddesinin aylık kontrolü için 6 ayı içeren toplantılar planlayın.
• Açık diyaloğu destekleyin.

Çalışana giden liste ise şöyle:

• Sorular sorun, çok ama çok sayıda soru!
• Müdürünüz ile bire bir toplantılar organize edin.
• Ekibinizi tanımak için zaman harcayın.
• Pro aktif olarak geri bildirimi arayın, size gelmesini beklemeyin.
• Zorlukları kabul edin (Korkusuzca risk alın, diğer Google çalışanları sizi destekleyeceklerdir)

Lider olarak yapabileceğiniz: Küçük hatırlatmalarla ilgili bir çalışma grubu oluşturabilirsiniz.

Örnek: Bu tür e-postaların sizin şirketinizde hangi süreçlerde verimlilik artışını sağlayacağını düşünerek bazı denemeler yapabilirsiniz.

Maaş kriterlerinize yeniden bakın

Maaş skalanızın nasıl bir dağılım gösterdiğine bir bakın. Güce göre mi dağılıyor, yoksa çan eğrisi veya başka bir şekilde mi? Şirketinizin oluşturduğu değerin %90’ını çalışanlarınızın %10’u yaratıyor. Bunun sonucunda şunu diyebiliriz:

En fazla değer yaratan çalışanlarınız ortalama çalışanlarınızdan düşündüğünüzden çok daha değerli!

Bu tahminlerinizin ötesinde 10 kat dahi olabilir. Google “katılan değere orantılı” ödeme yaklaşımı ile bu konuda devrimci bir çizgide duruyor bana göre. Parlak & yıldız çalışanlarınızın ayrılmaması için onların kattığı değer oranında kazanmalarını sağlayın şeklinde bir öneri bu. B seviyesindeki çalışanlarınız bundan rahatsız olabilir. Bu durumda da dürüstçe bu ödül ve kazançların sebeplerini açıklayın diyor Google.

Lider olarak yapabileceğiniz: Şirketinizdeki “katılan değer”e karşı “gelir” grafiğini önünüze koyarak başlayabilirsiniz.

Konuk Yazar: Bertay Fişekçi / Çalışan Bağlılığı Uzmanı & Profesyonel Koç