Ford Otosan İnsan Kaynakları ve Dönüşüm Lideri Başak Akyol ile şirketin İK politikalarını, çalışan bağlılığı uygulamalarını, gelecek planlarını ve daha fazlasını konuştuk.
Yapılanmanız hakkında bilgi alabilir miyiz? Şu an bünyenizde kaç kişi çalışıyor?
Ford Otosan, Kocaeli Fabrikaları (Gölcük ve Yeniköy), Eskişehir Fabrikası, Sancaktepe ve Craiova olmak üzere 4 farklı lokasyonda toplam 22.684 çalışanı istihdam ediyor. Çalışma arkadaşlarımızın 4.871’i ofis çalışanı, 17.813’ü ise saha çalışanı olarak konumlanıyor. Ayrıca Romanya lokasyonumuzdaki Craiova fabrikamızda 5450 kişi görev yapıyor.
Biz Ford Otosan’da Türkiye’nin en değerli ve en çok tercih edilen sanayi şirketi olmak vizyonuyla hareket ediyoruz. Bunu, insan kaynakları süreçlerinde mükemmelliği hedefleyerek gerçekleştirmeyi amaçlıyoruz. Çalışan arkadaşlarımızın gelişmelerini destekleyerek yeteneklerini ve memnuniyetlerini arttırmak, en önemli hedeflerimiz arasında yer alıyor. Hızla değişen dünyada ancak kendini yenileyebilen şirketlerin ayakta kalabileceğinin bilincindeyiz. Bu farkındalıkla gerçek potansiyelimizi keşfetmek üzere 2019 yılında çevik dönüşüm çalışmalarına başladık. Her bir çalışma arkadaşımızın potansiyelini tam olarak ortaya çıkarabilecek çevik bir organizasyona dönüşme konusunda başarılı bir ritim yakaladık. 2023 Ağustos itibarıyla 4000 kişinin üzerinde çalışma arkadaşımız çevik çalışma modeline uygun olarak çalışıyor. Çevik rollere geçen kişilerin yeni rollere adaptasyonunu hızlandırmak içinse 2021 yılından beri güçlendirme programları gerçekleştiriyoruz. Çevik çalışma yaklaşımını daha geniş bir perspektifle benimsemek için çabalarımızı sürdürüyoruz.
Firmanızdaki İK departmanı hangi rolleri üstleniyor, çalışmalarınız nelerdir?
Ford Otosan olarak biliyoruz ki yeni dünya düzeninde büyük olan değil; daha çevik, yaratıcı ve iş birliğine açık olanlar önem kazanacak.
Otomotiv sektöründeki 60 yılı aşkın tecrübemizle tüm dünyada yaşanan değişimi çok daha önceden öngördük. 2015’te, henüz dönüşümden bahsedilmiyorken, bu konuda çalışmaya başladık ve önümüzdeki dönemi nasıl yöneteceğimiz üzerine düşündük. 2017’de çalışma arkadaşlarımızın katılımıyla kültür yönetimine, 2019 yılında ise çevik dönüşüme başladık. Bu kapsamda sorunları hep birlikte tespit ettik ve çalışma arkadaşlarımızın geri bildirimlerine kulak verdik. Onların fikirlerinin yer aldığı bir veri havuzu oluşturarak dönüşümü nasıl gerçekleştireceğimize ekip olarak odaklandık. Bu kültür dönüşümü bizi Ford Otosan’da ‘Dinamik Denge’ dediğimiz ortak kültürümüze ulaştırdı.
Çevik dönüşüm ile çalışma arkadaşlarımız ekip kurma, sonuç odaklı çalışma, analitik düşünme ve karar alma yetkinlikleri kazanarak, kendi işlerini kendileri yönetiyor. Bu da yenilikçi bir çalışma kültürünü daha güçlü oluşturmamızı sağlıyor. Nitekim bağımsız bir kurum tarafından her yıl gerçekleştirilen inceleme sonucunda, Ford Otosan’ın 2021 yılında benzer büyüklükteki diğer otomotiv ve üretim şirketleri arasında 3 yıldız alan ilk şirket olarak bir ilki başardığını belirtmek isterim.
Şirketimizin ve çalışma arkadaşlarımızın başarısını sürdürülebilir kılmak ve her bir Ford Otosanlı çalışma arkadaşımızın potansiyellerini keşfetmelerine destek olmak adına, İnsan Kaynağı Dönüşümü programını başlattık. Bireylerin mevcut becerilerini geliştirecekleri, yeni beceriler kazanabilecekleri ortam ve süreçler yaratmayı amaçladık.
Mevcut çalışma arkadaşlarımızın belirlenen roller ile uyumlarını tespit ettikten sonra kariyer yolculuklarında gerekli gelişim faaliyetlerini belirledik. Bu doğrultuda da şirket içerisinde yeniden beceri kazanımı programları geliştiriyor, oluşturduğumuz dijital gelişim kütüphanesi ile yeni yetkinlik ve beceri kazanımını destekliyoruz.
Değişen dünyaya ve iş gücüne uyum sağlaması, geleceğin iş yaşamında da değer üretmeye devam edebilmesi için saha çalışanı arkadaşlarımızın da dönüşümü projesini başlattık. Kendi kendini yöneten, dijital sistemleri ve yeni teknolojileri kullanabilen, inovatif, değişime açık, veri odaklı karar alan ve sürekli öğrenen, üretim organizasyonun en küçük yapı taşı olan MIT (Manufacturing Integrated Team) ile Üretime Entegre Ekipler adı verilen, sahadaki farklı rolleri olan arkadaşlarımızın dijital yetkinliklerini ve iş yönetim becerilerini geliştiren bu projenin iletişimini de tüm şirkette liderlerimizin de desteği ile sürdürüyoruz.
İnsan Kaynakları süreçlerimizi robotik süreç otomasyonu ile güçlendirmekteyiz. Ekiplerimizin operasyonel süreçlerinde yer alan manuel işlemleri ortadan kaldırmak, insana bağlı hata oranını minimuma indirmek ve çalışma arkadaşlarımızın iş yaşam dengesini korumak adına RPA otomasyonunu insan kaynaklarının farklı alanlarında 2022 yılında devreye aldık.
Yaptığımız tüm projelerle iş süreçlerimizi; Ford Otosan çalışanlarının geri bildirimlerini, deneyimlerini, yeni ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, tasarlıyor ve geliştiriyoruz.
Kurumsal sürdürülebilirlik adına yürüttüğümüz memnuniyet anketlerinden de besleniyoruz ve çalışan deneyimini pozitifte tutmak için geri bildirim kültürünün tüm şirkette benimsenmesi için çalışıyoruz. Ford Otosan olarak çalışma arkadaşlarımızın kariyerlerinin yön bulmasını çok kıymetli buluyor ve bu kapsamda sadece kariyer yönetimi odaklı bir ekip oluşturarak çalışma arkadaşlarımızın kendi potansiyellerini keşfedebilecekleri, şirketinde ihtiyaç duyduğu bilgi, beceri ve yeteneklerin FO TalentUP yetenek platformunda eşlenebildiği, mentorluk alındığı ve verildiği bir platform alanı ile kendi kariyerlerinin direksiyonunda oldukları bir süreç yürütüyoruz.
Geri beslemenin ve birbirinden öğrenmenin önemini çok değerli buluyoruz. Şu an içinde bulunduğumuz çevik yapı da bu sürecin en büyük destekçisi… Anlık geri bildirim mekanizmamız ile birbirimizin iyi uygulamalarını ve iş yönetim biçimlerini takdir ediyor veya geliştirilmesi gereken noktalar için bildirimde bulunabiliyoruz.
Sektörünüze özel adayları seçerken hangi niteliklere önem veriyorsunuz?
Adaylarımızı seçerken önem verdiğimiz nitelikler, vizyonumuzla paralel olarak şekilleniyor. Teknik uzmanlık, problem çözme becerileri, teknolojik gelişmelere uyum sağlama, ekip çalışması, ayrıntılara dikkat etme, güvenlik ve kaliteye güçlü bir bağlılık gibi nitelikleri vurguluyoruz. Bu kriterlerin yanı sıra adayların dinamik denge kültürü ve ilkelerimize uyumu ile çevik zihniyete yaklaşımlarını da göz önünde bulunduruyoruz. Şirketimizde her çalışanın yaptığı işin lideri olabileceği bir kültür oluşturuyoruz. Böylelikle farklı yeteneklere, deneyimlere ve liderlik potansiyeline sahip adayların başarılı bir kariyere adım atmalarına olanak sağlıyoruz.
Çalışanlarınıza yönelik motivasyon uygulamalarınızı anlatır mısınız?
Ford Otosan olarak sektörde “Türkiye’nin en değerli ve en çok tercih edilen sanayi şirketi olmak” vizyonuyla topluma fayda sağlayan yenilikçi otomotiv ürün ve hizmetleri sunmayı hedefliyoruz. Yaptığımız işin sürdürülebilirliğini sağlamak ve en yüksek kalitede hizmet sunmaya devam edebilmek için en önemli değerimizin hem mevcut hem de potansiyel yetenekler olduğuna gönülden inanıyoruz. Bu sebeple insan kaynakları stratejimizin temelinde yer alan Çevik Organizasyon, Kültür ve Liderlik ve İnsan Kaynağı Dönüşümü odak noktalarımızı, çalışan deneyimi yolculuğunu merkeze alarak her geçen gün bir adım öteye taşımak için çalışıyoruz.
Her yıl Koç Topluluğu bünyesinde dahil olduğumuz “Çalışan Bağlılığı Anketi” sonuçlarımız aksiyon planlarımız için çok besleyici oluyor. Bu yıl itibarıyla ara nabız araştırmasına da katılmaya başlayarak yılda bir kere olan ve çalışma arkadaşlarımız için de çok önemli olduğunu bildiğimiz bu geri bildirim ve değerlendirme ortamını artırdık. Bunların yanı sıra etnografik ve detay çalışmalar yaparken diğer taraftan farklı fonksiyonlardaki arkadaşlarımızın “Deneyim Alan Şampiyonu” rolüyle temsil ettiği uygulamamıza devam ediyoruz. Alan Şampiyonu arkadaşlarımız aksiyon planlarının uygulanabilirliği ile ilgili çaba sarf ederken diğer taraftan devreye aldığımız uygulamaların farklı personalarda yarattığı etki ve öncelikleri anlayıp geliştirebilmemize dair sürekli geri besleme fırsatı sağlıyoruz.
Bir çalışma arkadaşımızın işe giriş görüşmeleri ile başladığı deneyim yolculuğu, emeklilikte dahi Ford Otosan’a olan duygu ve bağlılığı ile devam ediyor. Çalışanlarımızın bu yolculuğunda da onlara eşlik ettiğimiz süreç, sistem ve yaklaşımlarımız mevcut. Diğer taraftan hayat dinamik, çalışma arkadaşlarımızın da bu dinamik yolculukta beklentileri, duygu ve düşünceleri değişebiliyor. Hem halihazırdaki süreçlerimizi hem de daha iyiye evrilmenin gerektirdiği yeni süreç tasarımlarında insan odaklı deneyim yaklaşımı ile temas noktalarımızı tasarlamaya devam ediyoruz. Buradaki en büyük kaynağımız ise geri bildirimler, çalışma arkadaşlarımızın nabzını tutmak, verinin yanı sıra anlatılan deneyim hikayelerine kulak verebilmek ve en değerli birikimimiz olan tecrübe ve sezgilerimizi bu tasarıma dahil edebilmektir. Süreçlerimizi her şeyden önce bizlerin sahiplenebildiği “bizden” bir dünya yaratma motivasyonuyla hareket ediyoruz.
Bu motivasyonla üst düzey liderlerimizin de desteği ile hem çalışma arkadaşlarımızı şirketteki gelişmelerle ilgili bilgilendirmek hem de fikirlerini özgürce dile getirmelerine olanak sağlamak için Genel Müdür ve üst düzey yöneticilerimizle online canlı yayın görüşmeleri yapılıyor. Gelişmeler üzerine herkesin fikri alınıyor ve sorular yanıtlandırılıyor. Tüm çalışma arkadaşlarımız dijital paylaşım platformu olan Yammer platformu üzerinden sorularını paylaşabiliyor, bu sorular üst yönetim tarafından düzenli olarak cevaplandırılıyor. Yıl boyu çalışma arkadaşlarımızla bir araya geldiğimiz bilgi paylaşım toplantıları, takım aktiviteleri ve aile günleri ile bu iletişimizi devam ettiriyoruz.
Pandemi süreci İK uygulamalarınızı nasıl şekillendirdi? Çalışan bağlılığını arttırmak adına hangi uygulamaları hayata geçirdiniz?
Pandemi işin doğasını dünyanın dört bir yanında önemli ölçüde etkileyerek, faaliyet biçimlerinde köklü değişikliklere yol açtı. Pandemiden önce birçok şirket büyük ölçüde geleneksel fiziksel mağazalara, yüz yüze etkileşimlere ve fiziksel tedarik zincirlerine güveniyordu. Ancak pandemiyle birlikte, birçok kurum şunu gördü: Hayatta kalabilmek için yeni çalışma yöntemlerine hızla uyum sağlamak, operasyonları, stratejileri ve öncelikleri yeniden tasarlamak durumundayız.
Çalışma ortamımızın sistemsel ve organizasyonel dönüşümü Ford Otosan’da pandemiden çok önce başlattığımız bir yolculuktu. Uzun zaman önce dünyadaki ve Türkiye’deki dönüşümleri izleyerek, geleneksel organizasyonların değiştiği öngörüsüyle önümüzdeki süreçleri nasıl yöneteceğimiz üzerine kafa yormuştuk. Yeni dünya düzeninde daha çevik, yaratıcı ve iş birliğine açık olan şirketlerin hayatta kalacağını fark etmiştik. Vizyonumuz doğrultusunda dijital dönüşüm, inovasyon ve yalınlaşma süreçlerini başlattık. Bu süreçlerin başarılı bir şekilde uygulanabilmesinin ancak ortak bir anlayış, değer ve prensipler ile mümkün olacağını gördük. Bu doğrultuda, 2017 yılında şirket kültürel değerlerimizi ve prensiplerimizi yenileyerek “Dinamik Denge” çatısı altında yeniden şekillendirdik. 2019 yılı sonuna geldiğimizde ise “Dinamik Denge” kültürümüzü iş yapış şeklimize de yansıtmak ve vizyonumuza giden yolda yeni servis, ürün ve iş modellerimizi ile gerçek potansiyelimizi keşfetmemizi sağlamak üzere çevik dönüşüm çalışmalarına başladık. Kültür ve çevik dönüşüm süreci sayesinde esnek ve dayanıklı bir yapıyı oluşturmayı başardık ve böylece sürece hızla uyum sağladık.
Pandemi sürecinde, çalışma arkadaşlarımızın sağlığını ve refahını ön planda tutarak çeviklik ilkesiyle hareket ettik. Uzaktan çalışma ve dijital etkileşim yöntemlerine odaklanarak iş sürekliliğimizi sağladık ve arkadaşlarımızın sağlığını garanti altına almayı amaçladık. Aynı zamanda onların hayatlarını kolaylaştıracak destek mekanizmaları oluşturarak duygusal bağlılıklarını arttırdık. Özellikle bir arada olma hissine odaklanarak, şirket kültürümüzü pekiştiren çeşitli iletişim ve motivasyon programları uyguladık.
Pandemi ile değişen çalışan iletişimindeki beklentileri karşılayabilecek; çalışma arkadaşımızın dirsek temasında gibi yakın ve şirkete bağlı hissedebileceği, birbiriyle bağ kurup liderlerimizin de görünür olabileceği, şirketimizin güçlü kaslarından biri olan sosyal ve spor kulüpler yapısındaki ilgi alanları ve yaşam odaklı paylaşımların yapılabileceği bir platforma ihtiyaç duyduk. Bunu sağlayabilmek için de diğer uygulamalarımızla entegre olabilecek, herkesin özgürce paylaşım yapabileceği şirket içi iletişim platformumuz Yammer’ın devreye alınmasını sağladık. Bu platform sayesinde farklı konularda bir araya gelmek isteyen kişilere ayrı topluluklar oluşturma imkânı verirken, “Biz Bize” adını verdiğimiz ve tüm çalışma arkadaşlarımızın dahil olduğu en büyük topluluğumuzda da nerede olursak olalım bir ekip olduğumuz hissini sürdürebiliyoruz. Bu platformda herkes içerik üretebiliyor, herkes bir başkasının içeriğine yorumda bulunabiliyor, paylaşımı çoğaltabiliyor. Yammer aracılığı ile bilgilendirme gibi tek yönlü iletişimlerden çift yönlü, interaktif iletişime geçişi gerçekleştirebildik.
Sağlık merkezimizin Yammer paylaşımlarını İyi Yaşam Platformu adı altında birleştirdik ve 2023 itibarıyla 1400 takipçiye ulaştık. Pandemide her ay öne çıkan farklı konularda seminerler yaparak başladığımız faaliyetlerimiz şirket genelinde beğeni topladı. Sağlık-zihin ilişkisi, feng shui, minimalizm, fiziksel iyileşme ve duruş farkındalığı, aile içi şiddet ve etkileri, kadının hakları gibi konularda webinar’lar düzenledik. Çalışma arkadaşlarımızdan aldığımız geri bildirimlerle daha fazla yüz yüze, kapsayıcı metotlarla çalışarak pandemi döneminde ortaya çıkan esenlik ihtiyacını bugün de sürdürülebilir olarak devam ediyoruz.
Pandemi sonrası çalışma şekliyle ilgili çalışanlarımızın beklentileri de önemli ölçüde farklılaştı. Hibrit çalışma uygulaması pandemi sonrası kalıcı olarak hayatımıza girdi. Burada sürekli dinleme mekanizmalarımız sayesinde ihtiyaçları anlayıp o doğrultuda aksiyonlar aldık. Koç Holding ile ortak olarak yürüttüğümüz bir proje oldu; çalışma arkadaşlarımızın Koç Holding topluluğunun şirketlerinde ‘Office Free’ uygulaması aracılığıyla çalışabilmelerine imkânı sağladık.
Yazılım alanında görev yapan ekiplerimiz için %50 olan uzaktan çalışma oranını %100’e çıkardık. Ayrıca hibrit ve uzaktan çalışan arkadaşlarımızın deneyimini desteklemek amacıyla öğle yemeği ve GSM hat ile internet desteği veriyoruz.
Özetle Ford Otosan’da biz, bugünün ve yarının ihtiyaçlarına uyumlu, yenilikçi çözümleri keşfeden ve destekleyici bir takım olma vizyonuyla insan odağımızla potansiyelimizi ortaya koyabileceğimiz kapsayıcı, güvenli, eşit ve özgür bir çalışma ortamını paylaşıyoruz.
Yeni mezun programlarınız var mı, genç yetenekleri şirketinize katmak için ne tür çalışmalar yürütüyorsunuz? Şirketinizin çevik bir yapıda olması gençlere kariyer hayatlarında ne gibi faydalar sağlıyor?
Ford Otosan olarak her kuşağın işe yönelik tutumlarını ve bir işte aradıklarını şekillendiren benzersiz değerleri, beklentileri ve deneyimleri olduğuna inanıyoruz. Y ve Z kuşakları Ford Otosan için oldukça değerli. Otomotiv sektörü dönüşürken, bu süreçte gençlerin yer alması çok önemli. Sadece çalışma arkadaşlarımızın değil, aday öğrencilerin yeteneklerini ve yetkinliklerini geliştirmeyi hedefleyen etkinliklere çalışma arkadaşlarımız ile katılım gösteriyoruz. Liderlerimiz ile öğrencileri bir araya getirerek liderlerimizin deneyimlerini yeni nesile aktarmalarını sağlıyor ve kendi kariyer planlarını oluştururken genç mühendislere katkı sağlayabilmeyi hedefliyoruz. Üniversite kulüplerinin ve Kariyer Merkezlerinin hazırlamış olduğu takvim planı doğrultusunda etkinliklere katılım gösteriyoruz. Geçtiğimiz yıl olduğu gibi önümüzdeki yıl da ağırlıklı olarak online etkinlik planlarına katılım gösterme eğilimimiz bulunuyor.
Kadın mühendislere ve geleceğin yetkinliklerine ağırlık veren etkinliklerle beraber yıl içerisinde 2 kez olmak üzere yeni mezun adaylarımızın Ford Otosan işe alım süreçlerine katılmasına olanak sağladığımız ‘’Geleceğine Yol Çiz’’ etkinliğimizi gerçekleştiriyoruz. Bu ve bunun gibi farklı etkinliklerde yer alarak, öğrencilerin yetkinlik gelişim planlarına katkı sağlayarak Ford Otosan vizyonumuzu paylaşma şansı elde ediyoruz.
Ford Otosan’ın marka imajı ile de uyumlu olacak şekilde genç yeteneklere alternatif staj deneyimleri sunan Gelecek Tasarımcıları programımız ile Z kuşağının iş hayatında aradığı anlama da dokunuyoruz.
Sanayi & Üniversite iş birliği projelerine verdiğimiz önem doğrultusunda yapılandırılmış programları devreye alıyoruz. Bu bağlamda; İTÜ’de bu sene ilk kez devreye alınması planlanan “Sanayi/Sektör Odaklı Bütünleşik Lisans-Yüksek Lisans Programı’na katıldık. Program kapsamında, anlaşmalı olduğumuz üniversitelerimizde lisans 3. sınıfta okuyan çok başarılı öğrenciler 5 sene içinde hem lisans hem de yüksek lisans programından mezun olabiliyorlar. Ayrıca öğrenciler üniversite eğitimlerine devam ederken en az 200 iş günü şirketimizde çalışarak deneyim kazanıyor ve bitirme tezlerini gerçek bir vaka üzerinde çalışarak tamamlayabiliyor. Böylece başarılı öğrencilerin henüz mezun olmadan şirketimize kazandırılmasını ve mezun olduktan sonra tam zamanlı olarak Ford Otosan’da çalışmaya başlamalarını amaçlıyoruz.
Ford Otosan’daki gibi çevik bir yapıya sahip olmak, gençlere kariyer hayatlarında önemli faydalar sağlıyor. Çeviklik genç yetenekler için fikirlerini özgürce paylaşabileceği ve katılımcı bir kültürde yetişebileceği bir ortam yaratıyor. Bu sayede gençler, özgüvenle yeni fikirlerini hayata geçirebiliyor. Genç profesyoneller, yeni teknolojilere ve iş yöntemlerine kolayca adapte olurken, proje bazlı çalışmalarda kendi yetenek, tecrübe ve yetkinliklere uygun görevlerde aktif olarak yer alıp sorumluluk üstlenebiliyor. Çevik bir yapı, bu zengin öğrenme deneyiminin yanı sıra büyüme için düzenli geri bildirim ve şeffaf iletişim avantajlarıyla fark yaratıyor. Kariyer gelişimi ve başarı için destekleyici bir ortam sağlıyoruz.
Gelecek dönemdeki projeleriniz arasında neler var?
2023 yılına ve ötesine baktığımızda İnsan Kaynakları alanındaki gündemimiz, dört temel alana odaklanıyor: Yetenek Yönetimi, Çalışan Deneyimi, İşin Geleceği ve Çeşitlilik-Eşitlik-Kapsayıcılık. Bu alanlarda yeteneklerin tutundurulması, iş gücünün çağın gerektirdiği alanlara yönelik transformasyonu, yetenek sürdürülebilirliğinin güçlü yedekleme yapısı ile desteklenmesi gibi birkaç temel gündem önceliklendiriliyor. Stratejik işgücü planlaması, gelecek için doğru yeteneklere sahip olmamızda önemli rol oynuyor. Ayrıca, STEM rollerini artırmak ve cinsiyet eşitliğini teşvik etmek için aktif olarak çalışıyoruz. Bu odak alanları, yeniliği benimseyen ve işgücüne değer veren, gelişen ve dinamik bir kurum yaratma çabalarımızı yönlendiriyor.