Ekibimizin üzerinde ‘yeterli’ miktarda iş olduğunu nasıl anlarız? Ekibimizin iş yükünün olması gerekenden çok olduğunu düşünmemize neden olacak sınır ne? İş yükü uygun, fakat ekibimiz bu uygun “dozu” yönetmekte zorlanıyor mu acaba? Tüm bu soruların cevabını ve daha fazlasını Çalışan Bağlılığı Danışmanı Bertay Fişekçi sizin için açıkladı.
Altı başlıkta ilerleyelim. Özellikle Microsoft’un CEO’su Satya Nadella liderlik pratiğinde bu konuda bazı örnekler sunuyor;
Ekibinizin gerçekte ne yaptığını bilin
Her şeyden önce ekibinizin mevcut iş yükü hakkında gerçekçi bir gözlem yaparak bir değerlendirme yapmanızı öneririm. Eklenecek yeni işler olabileceğini düşünebilirsiniz, fakat belki de gerçekten yeni işler için zamanları yoktur. Bunu daha iyi anlayabilmek için 2-3 hafta boyunca ekibinizdeki her çalışanın yaptıkları “tüm” işleri not etmelerini isteyin… Toplantılar, görevler, raporlar, e-postalar, proje aşamaları gibi… Bunu “teşhis” olarak düşünebilirsiniz.
Satya Nadella Microsoft’un CEO’su olarak göreve başladığında benzer bir durumla karşılaştı. Microsoft’un iş gücü kendi yöntemleriyle belirlenmişti ve çalışanlar genellikle aşırı yüklenmiş hissediyordu. Kültürü açıklık ve esnekliğe doğru kaydırmasıyla ünlü Nadella, işe herkesin zamanını nereye harcadığını anlamakla başladı. İnsanların anlamsız görevler için zaman harcadığını görmeye başladı, ancak net bir resim elde ettikten sonra yavaş yavaş değişim getirmeye başladı.
Yavaş yavaş değiştirin
Yıllarını eski yöntemlerine odaklanarak geçiren ekibinizden yeni bir yaklaşıma doğrudan süratle adapte olmasını beklemek zor olacaktır. Yeni becerileri/görevleri küçük ve yönetilebilir parçalar halinde gündeme getirebilirsiniz.
Nadella, Microsoft’un bulut hizmetlerine geçişinde de benzer bir şey yaptı. Ani bir değişimi zorlamak yerine, önce öğrenme yaklaşımını teşvik etti. Bu sayede çalışanlar boğuluyormuş gibi hissetmeden kademeli olarak becerilerini geliştirebildiler.
Bu yolda adımlar:
- Yeni görevlerle ilgili eğitim veya uygulamalı pratik için her hafta birkaç saat ayırın.
- Küçük başlayın – çok fazla baskı olmadan öğrenme ve büyüme şansı veren bir “pilot proje” düşünebilirsiniz.
Beklentileri ve nefes alma alanını netleştirin
Ekibiniz önüne her yeni görev çıktığında panikliyorsa, kendilerinden ne beklendiğini anlamıyor olabilirler. Makul teslim tarihleri olan net, spesifik hedefler belirleyerek şaşırmalarını ve telaş yapmalarını önleyebilirsiniz. Yeni adımlar atma konusunda yavaş olan ekip üyeleri bile net tanımlanmış yeni bir görevde başarılı olabilir.
Yeni işler yüklemek yerine kapasite oluşturun
Bir ekip işleri yetiştirememekten şikayet ediyorsa, bunun olası nedenlerinden biri genellikle limitlerinde ya da limitlerine yakın çalışıyor olmalarıdır. Bu durumda bir ekibi yönetiyorsanız, yeni işleri önlerine koymak yerine bazı görevleri basitleştirerek veya otomatikleştirerek zaman kazanmalarına yardımcı olabilirsiniz.
Görevlerin arkasındaki ‘neden’i iletin
İnsanlar kendilerinden neden yeni görevler üstlenmelerinin istendiğini anladıklarında ve bu yeni görevleri büyük misyon ile birleştirebildiklerinde bu görevleri benimsemeleri daha olasıdır. Ekibiniz örneğin pazarlama becerilerinin işlerini nasıl daha etkili ve kolay hale getireceğini görebilirse, değişikliği daha fazla iş yerine olumlu bir gelişme olarak görmeye başlayacaktır.
Verilerden ve istatistiklerden yararlanın
Ekibinize vereceğiniz “doğru” iş miktarını belirlemek rol, sektör, bireysel kapasite gibi çok farklı parametleri ilgilendirdiğinden karmaşıktır, ancak araştırmalar optimum iş yükü seviyeleri, üretkenlik ve çalışan refahı hakkında bize bazı içgörüler sağlıyor.
Örneğin;
70 kapasite kuralı: Yaklaşık %70 kapasiteyle çalışmak üretkenliği optimize eder ve tükenmişlik sendromunu önler. Yani kapasiteyi bu düzeyde tutmaya çalışmakta fayda var.
90 dakikalık çalışma döngüleri: Araştırmalar, molalarla birlikte 90 dakikalık bloklar halinde çalışmanın odaklanmayı artırdığını gösteriyor.
Aşırı çalışmadan kaçınmak: Stanford araştırması, haftada 50 saatten sonra üretkenliğin önemli ölçüde düştüğünü gösteriyor. Çoğu rol için performansı ve refahı korumak için 35-45 saat arasında kalmak idealdir. Yani fazla mesai aslında getirdiğinden daha fazlasını götürüyor olabilir.
Görev karmaşıklığı ve bilişsel yük: Bilişsel Yük Teorisi, karmaşık görevleri daha basit olanlarla dengelemeyi önerir. Bu, çalışanların zihinsel olarak zinde kalmasını ve yüksek odaklı görevlerin üstesinden daha iyi gelebilmesini sağlar.
Görev çeşitliliği: Araştırmalar, farklı görevlerin çalışanların bağlılığını artırdığını ve tükenmişlik sendromunu azalttığını göstermektedir. Görevlerde farklı beceri seviyelerini gerektiren farklı işleri bir arada değerlendirmek iş memnuniyetini artırabilir.
Ekibimin iş yükü acaba az mı, çok mu, uygun mu diye düşünmek doğaldır ve ekip yöneticileri için kritik önemde bir konudur. Ekibinizin mevcut iş yükünü objektif bir biçimde anlayıp, kapasite ve verimliliklerini artırma yönünde bir gelişim planı geliştirip uygularsanız kötü hissetmeden yeni görevlere hevesle adım atabileceklerini göreceksiniz.
Tabii ki rol tanımında olmayan ek görevler role eklendiğinde bunun gelir ve yan haklara yansımasının da değerlendirilmesi gerekir.
