10İşe yeni alınan bir çalışanı işe başlatmak duyarlılık gösterilmesi gereken önemli bir konu. Pratikte ise pek çok çalışan maalesef unutulmayan ilk iş gününü boş boş oturarak, yöneticiyi merak ederek, öğle yemeğine çıkmak için davet bekleyerek veya bir çalışandan nispeten daha sıcak bir bakışla karşılaşmak umuduyla geçiriyor.
Boş pozisyonlara ne kadar iyi adaylar yerleştirilmiş olunursa olunsun, yeni çalışan kurumun kendisine değer verdiğini hissedemiyor, sosyal kaynaşma sağlanamıyor, kısacası çalışan kurumun bir parçası haline getirilemiyorsa işe alım sonrasında bazı sorunlar yaşanabiliyor. Bu sorunların en büyük sebebi ise ilgili kurumda başarılı bir oryantasyon programı uygulanamıyor olması… Oryantasyon eğitiminin önemini kavrayamayan pek çok işletmede, başarılı bir işe alım sürecine rağmen yeni çalışan kısa zamanda işten ayrılıyor ve işletme de boşalan pozisyonu doldurmak için tekrar zaman, para ve emek maliyetine katlanmak zorunda kalıyor. Ayrıca personel devir hızı da yükseliyor.
Oryantasyonun kelime anlamı nedir?
Yönlendirme, kılavuzluk etme anlamlarını taşıyan ve Fransızca orientation kelimesinin Türkçe söylenişi olan oryantasyon ile işe yeni başlayan çalışanların işin gerektirdiği tutum ve bilgileri edinmeleri, düşünsel ve/veya bedensel becerileri kazanmaları, bu şekilde en kısa zamanda kendilerini önemli hissederek kuruma aidiyet hissinin oluşması, işe ve kuruma uyumlarının sağlanması amaçlanır. Aynı zamanda çalışanın aktarılan bilgilere uyup uymadığı denetlenerek, sorular sorularak, hataları düzeltilerek hem işi öğrenmesi hem de eğitilmesi amaçlanır. İşletmelerde mevcut düzenin devamı, kurumsal hafızanın korunması ve gelişim için oryantasyon eğitimleri büyük önem taşır.
Oryantasyon eğitiminin içeriği ne olmalı?
Oryantasyon programının kapsamı ve içeriği işletmenin ölçeğine göre farklılık gösterebilir. Küçük ölçekli işletmeler genelde daha az sayıda ve nadir işe alım yaptıklarından dar kapsamlı programlar uygulayabilirler. Bu tarz işletmelerde yeni personeli işe alıştırma görevini de genelde ilk yönetici veya görevli uzman yerine getirir. Sık ve geniş ölçüde işe alım yapan büyük ölçekli işletmelerde ise kapsamlı ve biçimsel oryantasyon programlarının uygulanması daha isabetli olur. Her iki durumda da önemli olan oryantasyon kapsamındaki tüm uygulamaların ilk yöneticiler ve İnsan Kaynakları Bölümü ile paylaşılmasıdır. Oryantasyon programlarında yeni çalışanın şirkete alıştırılması aşamasını büyük ölçüde İnsan Kaynakları Bölümü, işe ve çalışma arkadaşlarına alışma aşamasını ise belli kriterlere göre belirlenen oryantasyon sorumlusu veya yeni çalışanın ilk yöneticisi gerçekleştirir. Başarılı bir oryantasyon programı yeni çalışanın ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içermelidir, oryantasyon prosedürü de bu bilinçle hazırlanmalıdır.
Oryantasyon eğitimi temel ve mesleki oryantasyon olmak üzere ikiye ayrılabilir. Temel oryantasyonda yeni çalışana işletmenin geçmişi ve bugünü, marka değeri, örgütsel yapısı, üst yönetim pozisyonları ve bu görevleri yürüten yöneticilerin isimleri, organizasyon yapısı, bölümler, üretilen mal ve hizmetler, üretim hattı, üretim süreci, işletme kural ve politikaları, kalite uygulaması, güvenlik uygulamaları, hedefleri, misyonu, vizyonu, işletmenin geçmiş ve mevcut performansı, işletmenin fiziki yapısı gibi konularda bilgi verilerek işletme tanıtımı yapılırken, deneme süresi, ücret ödeme şekli, ödeme günleri, fazla mesai, resmi tatil ve izinler, çalışma ve ara tatili saatleri, yemek ihtiyacının sağlanma durumu, eğitim olanakları, servis olanağı ve güzergahları, sigorta düzenlemeleri, personele sağlanan diğer olanaklar ve hizmetler, iş yeri hekimi çalışma gün ve saatleri, rapor uygulamaları, emeklilik sistemi, disiplin kuralları ve yönetmeliği, personel yönetmeliğinde yer alan bilgiler, nakil, harcırah, sosyal haklar gibi konuların aktarılması ile de özlük haklarıyla ilgili bilgilendirme yapılır. Yeni çalışanın yöneticilerle, çalışma arkadaşlarıyla, İnsan Kaynakları Bölümü çalışanlarıyla, iş yeri hekimiyle, eğitmenlerle, pozisyonu gereği çok fazla iletişimde olabileceği bölüm çalışanlarıyla tanıştırılması da temel oryantasyon kapsamında gerçekleştirilir.
İK yöneticisi oryantasyon sürecine nasıl hazırlanmalı?
İşe yeni başlayacak çalışanların ilk iş gününden önce çalışma yeri ve bilgisayarının hazırlanması, e-posta adresinin alınması, telefon numarasının belirlenmesi, personel devam kartının hazırlanması, fotoğraflı kısa özgeçmişlerinin tüm kuruma sanal yolla veya ilan panosuna asılarak duyurulması, yeni çalışan için hoş geldiniz yazısı/kartı hazırlanması ve iletilmesi, yeni çalışanın ilk gün İnsan Kaynakları Bölümü tarafından karşılanması ve oryantasyon süreci hakkında bilgilendirilmesi, yeni çalışanlara mümkünse işe başlamadan önce veya ilk günlerinde oryantasyon sunumu yapılması gibi konular temel oryantasyon süreci içindedir. Söz konusu oryantasyon sunumları toplu işe başlatmalarda çalışanlara direkt yapılan, yukarıda açıklanan ve temel oryantasyon kapsamında yer alan konuları içeren üst düzey yöneticilerin fotoğraflarının ve iletişim bilgilerinin de olduğu sunumlar olarak hazırlanmalıdır. Yeni çalışana direkt sunum yapılamayan durumlarda sunuma benzer şekilde kurumu tanıtan ve yeni çalışanın ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içeren oryantasyon el kitabı veya diğer dokümanlar da kullanılabilir. Lokasyonu farklı olan ve direkt oryantasyon eğitimine tabi tutulamayan yeni çalışanlar için en güzel oryantasyon eğitimi uzaktan eğitim ile gerçekleştirilebilir.
Mesleki oryantasyonda ise yeni çalışanın işbaşında öğrenerek uygulamayı kolaylaştırması ve işe uyum sürecinin kısaltılması amaçlanır. Ne kadar deneyim sahibi olursa olsun, yeni çalışandan ilk günlerde iyi performans beklemek haksızlık olur. Yeni çalışan ile bölümündeki oryantasyon sorumlusunun veya önceki personelin işlerin uygulanması sırasında birlikte çalışmaları; oryantasyon sorumlusu tarafından hangi bilgiye nasıl ve nereden ulaşılabileceğinin açıklanması, işin konumu, amacı ve diğer işlerle olan ilişkisinin, kurum kültürünün, iletişim kurallarının, çalışma ortamı alışkanlıklarının yeni çalışana aktarılması; bölüm/birim hedeflerinin yeni çalışanla paylaşılarak çalışanın sorumluluklarını önceliklendirilmesine yardımcı olunması gibi konular da mesleki oryantasyon kapsamında yer almaktadır. Mesleki oryantasyon sürecinde iş güvenliği sağlanarak yeni çalışan için risksiz bir çalışma ortamı sağlanmalıdır.
Oryantasyon eğitimi tamamlandıktan sonra yeni çalışanlar için iş akışını çok fazla aksatmayacak şekilde düzenlenecek ve sosyal kaynaşmayı arttıracak küçük bir hoş geldiniz partisi, birlikteliği pekiştirecek organizasyonlar gibi ritüeller oryantasyon programlarına renk katar. Oryantasyon programlarında konferans, açık oturum, işletme gezileri, işletmeyi tanıtıcı yayın, görsel ve işitsel teknikler, çalışanlarla yapılan görüşmeler vb. kullanılabilir. Hangisinin uygulanacağı ise oryantasyonun amacına ve kapsamına göre değişebilir. Oryantasyon süresi ise genelde işin karmaşıklığına ve pozisyonun özelliğine göre 2 hafta – 6 ay arasında değişebilir.
Oryantasyonun faydaları nelerdir?
İşletmelerin başarılı oryantasyon programlarına sahip olabilmeleri içinse oryantasyon sürecini de işe alma fonksiyonun bir parçası veya devamı olarak görmeleri, işe alma sürecini yeni çalışanın kendini kurumun bir parçası olarak görmeye başlamasıyla sonlandırmaları, oryantasyon eğitiminin yönetici, işçi, mevsimlik, dönemsel, bölge personeli, part-time ayrımı olmadan yeni personelin tamamına uygulanması, mümkünse temel oryantasyon eğitiminin yeni çalışan işe başlamadan hemen önce veya işe başladığı ilk günlerde gerçekleştirilmesi, oryantasyon eğitiminin uzun süreli ve sürekli bir süreç olarak düşünülmesi, personelin kendine aktarılan bilgileri öğrenmekten sorumlu tutulması ve öğrenmenin ölçülmesi, oryantasyon sonunda katılımcılara başarı belgesi verilmesi ve oryantasyon eğitiminin yeni çalışanın ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içermesi gerekir. Oryantasyon eğitiminin başarısında ilk yöneticilere çok büyük sorumluluk düşer.
Başarılı uygulamalar şirkete ne kazandırır?
Pek çok zahmete katlanarak başarılı oryantasyon programları oluşturabilmiş işletmelerde söz konusu çabaların karşılığında çalışanların işletmeye uyumları sağlanarak sosyal kaynaşma gerçekleştirilir, personel devir hızı düşer, bilgisizlikten doğacak şikayetler önlenir, çalışanların deneme yanılma yoluyla öğrenmeleri engellendiğinden kuralların bozulmasının ve mevcut düzenin alt üst edilmesinin önüne geçilir, ayrıca iş görenin iş verimliliği artar.
Oryantasyon programının başarılı olabilmesi için İnsan Kaynakları bölümüne çok fazla sorumluluk düşer.
– Yeni çalışanın oryantasyon eğitimi öncesinde beklentileri öğrenilmeli,
– Sonrasında da beklentilerinin karşılanıp karşılanmadığı değerlendirilerek gerekirse yeni düzenlemeler yapılmalı,
– Uygulanan oryantasyon eğitiminin etkinliğini ölçmek için yeni çalışanın oryantasyon eğitimini ve sorumlusunu, oryantasyon sorumlusunun da yeni çalışanı değerlendirdiği bir süreç tasarlanmalı,
– Alınan sonuçlar mutlaka ölçülerek raporlanmalı ve süreçte gerekli iyileştirmeler yapılmalı,
– Oryantasyon kapsamındaki işlerin getireceği iş yükü nedeniyle işletmelerin İnsan Kaynakları departmanında oryantasyondan sorumlu bir çalışan istihdam edilmeli.
Oryantasyon, yeni çalışanı işletmeye kazandırabilmek ve çalışandan en kısa zamanda verim alabilmek için işe alım sürecinin devamı olarak değerlendirilmesi gereken önemli bir konudur. Kapsamı, biçimi, içeriği ve süresi işletmelerin gerekliliklerine göre farklılıklar gösterebilir. Oryantasyon eğitiminde yeni çalışana aktarılan bilgilerin gerçeklerle çelişmemesi önemli. Oryantasyon, işi ve çalışanları tanıtmaktan ibaret değildir. Süreç boyunca alınan değerlendirmeler ölçülerek gerekli iyileştirmeler yapılmalıdır. İnsan Kaynakları, oryantasyon eğitiminin gerekliliğini ve faydalarını aktarmak için değerlendirme sonuçlarını raporlayarak önerileriyle birlikte üst yönetime sunmalıdır. Oryantasyon eğitiminin faydalarının ve gerekliliğinin anlaşılmasıyla, insan kaynağının önemini fark eden global ekonomilerde yaygınlaşması da kaçınılmaz olur.
Konuk Yazar: Nilüfer Özemir / İnsan Kaynakları Yöneticisi