Yıl sonuyla birlikte kurumlarda eğitim bütçesi hazırlıkları da başladı. Peki, efektif bir eğitim bütçesi nasıl hazırlanır? Nasıl püf noktaları var?
Eğitim bütçesi hazırlamanın birçok detayı olmasına rağmen temelde eğitim ihtiyacını organizasyonel bazda, pozisyonlar bazında ve kişisel bazda ortaya koyacak şekilde hazırlıklar yapılır.
– Kurumun kısa/uzun vadeli hedefleri (Önümüzdeki 1 yıl ve sonraki 3-5 yıl içindeki dönem)
– Her bir pozisyon için mevcut görev tanımları ve bu görevleri yerine getirebilmek için ihtiyaç duyulan niteliklerin incelenmesi
– Her bir çalışanın yerine getirmesi gereken görevlerin gereklilikleri ve kişisel yeterlilikleri incelenmesi
Yukarıda belirtilen kapsamda 3 boyutlu bir analizle kurumun eğitim ihtiyaç analizi tanımlanır.
Organizasyonel analiz
Kurum bazında yapılan bir analizdir. Organizasyonun kısa ve uzun vadeli amaçlarıyla bu amaçları etkilemesi olası eğilimlerin incelenerek eğitimin, bunlarla nasıl bir uyum içerisinde olması gerektiğinin belirlenmesidir. Organizasyonel analiz kapsamında aşağıdaki sorular sorularak eğitim ihtiyacı tespit edilir:
– Kurum önümüzdeki yıl neler yapacak, yeni yatırımlar var mı?
– Kurum içinde yeni açılacak bölümler var mı?
– Kurumun açılacağı yenir bir pazar (ülke veya şehir) var mı? Varsa onun için yapılması gereken bir hazırlık var mı?
– Yeni yatırımlar veya pazarlar için dışarıdan eleman almam gerekiyor mu yoksa kendi çalışanlarımdan mı yararlanacağım?
– Kendi çalışanlarımdan yararlanacaksam onlara özel bir eğitim düzenlenmesi gerekiyor mu?
İş (görev) düzeyinde analiz
Performansın düşük olduğu alanlarda işlerin temel görev ve sorumluluklarıyla işi yapan çalışanların sahip olması gereken nitelikler incelenir. İnsan Kaynaklarında maalesef her zaman hayal ettiğimiz çalışanı işe alamıyoruz. İşin görev tanımında belirtilen eğitim, deneyim, yetkinlik ve niteliklerin çoğunluğunu taşıyan kişileri işe almak durumunda kaldığımızda kişi ve görev uyumunda eksiklikler olabiliyor. İşte bu aşamada çalışandan bağımsız pozisyonun gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışların tespit edilmesi yani iş düzeyinde analiz söz konusu olur:
– İş tanımında yer alan görevi gerçekleştirecek kişinin eğitimle geliştirilebilecek temel iş becerileri nelerdir?
– Bu iş öğeleriyle ilgili olarak işe başladığında temel oryantasyon eğitimi almış mıdır?
– Temel iş öğeleriyle ilgili olarak yetiştirme veya iş başı eğitimi almış mıdır?
– İşiyle ilgili almış olduğu eğitimler planlanan eğitim saati açısından yeterli midir?
Kişi düzeyinde analiz
Kişi düzeyinde analizde çalışanın eğitim ihtiyacı, istenilen performans düzeyiyle (standart performans), bireysel (mevcut) performansı arasındaki farktır. Bu analizle birlikte çalışanda var olan bilgi ve becerilerle ortaya koyduğu mevcut performansının, standart (istenen) performansa uygun olup olmadığı araştırılır. Ayrıca performans farkının bilgi ve beceri ve nitelik eksikliğinden mi, yoksa motivasyon, işe uyumsuzluk, doyumsuzluk, ücret ve benzeri başka sebeplerden mi kaynaklandığı araştırılır.
Eğitim konusunda en sık yapılan hata, işletmeyle ilgili ve insan faktörü yoğun problemlerin sadece eğitimle ve eğitim sonrası hemen çözüleceğine inanılarak bu tür sorunlar karşısında tepkisel olarak eğitim planlamasına gidilmesidir. Eğitimin, bu tür insan faktörü yoğun problemlerin tek çözümü olarak görülmesi kaynakların boş yere harcanması demektir. Bu yüzden organizasyon analizi, iş analizi ve kişi analizinden sonra sorulması gereken en önemli ve kritik soru belirlenen ihtiyaçların eğitimle giderilip giderilmeyeceği olmalıdır.
En ideal olanı, her yıl Kasım-Aralık döneminde yani yeni yıl bütçesi hazırlanırken eğitim ihtiyaç analizi yapılarak yıllık eğitim planı yapılması ve eğitim bütçesi hazırlanmasıdır. Sonrasında da her 3 aylık dönemde şirketin kârlılık, performans ve gelişim gibi kriterleri analiz edilirek gerekirse eğitim ihtiyaç analizi tekrarı yapılarak bütçe revizesi yapılabilir. Organizasyonel, iş ve kişisel bazda analiz yapabilmek için aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır:
– Stratejik hedefler (Kurumun stratejik hedefleri içinde eğitim ihtiyacı gerektiren konuların belirlenmesi)
– Performans değerlendirme sonuçları (Beklenenin altında performans gösteren çalışanların alması gereken eğitim başlıklarının belirlenmesi)
– Bölüm çalışanlarına ve müdürlerine uygulanan “Eğitim ihtiyaç analizi anketi” (Çalışanların talep ettikleri eğitim konu başlıklarının belirlenmesi)
– Anket sonucu yöneticilerle birebir görüşmeler (Çalışanların talep ettiği eğitim başlıklarının analiz edilip ortak karara varılması)
– Güncel eğitim trendleri (Dünyada, Türkiye’de ve ilgili sektörde beklenen gelişmelerle trendlerin belirlenmesi, bu aşamada aynı sektörde yer alan firmalarla benchmark görüşmesi yapmak)
