Dünyaca içinde bulunduğumuz salgın krizi, bir anda çoğu şirket ve çalışan için evden çalışma uygulamasını zorunlu kıldı. Peki, uzaktan çalışırken yöneticilere hangi görevler düşüyor, bu süreçte ekiplerle olan iletişimde dikkat edilmesi gerekenler neler? Kariyer.net Satış Genel Müdür Yardımcısı Uğur Sağlıkoğlu, İK Blog okurları için anlattı…
Çok hızlı bir şekilde evden çalışmaya geçtiğimiz şu günlerde zorluklarla karşılaşmamız kaçınılmaz. Ancak etkin planlama, doğru iletişim ve karşılıklı beklentileri doğru belirleyerek üretkenliğimizi koruyabiliriz.
Bugün sizlerle ekibinizi uzaktan yönetebilmeniz için bazı ipuçları paylaşmak istiyorum;
Ekiplerinizle net beklentileri konuşun ve uzlaşın
Planlama için zaman ayırın ve detaylara bakın. Evden çalışılan dönemler için aylık, üç aylık planınıza göz atın ve hedeflerinizde ne zaman ne gibi değişiklikler yapmanız gerektiğine karar verin. Ekibinizle konuşmaya başlamadan önce tüm kriterleri yazılı hale getirin. Böylece hedefler için doğru bir referans kaynak oluştururken, yanlış anlaşılmalardan da kaçınmış olacaksınız. Yeni dönem için beklentileri ve hedefleri içeren bu dokümanı tüm paydaşlarınızla ve birlikte çalıştığınız diğer ekiplerle de paylaşabilirsiniz.
Uzaktan çalışarak nelerin değişeceğini, destek olunacak konuların neler olduğunu ve yeni beklentiler olup olmadığını tartışmak için bir ekip toplantısı planlayın.
Gündeminize şunları ekleyebilirsiniz;
- Hedefler, hedefteki revizyonlar, hedefin sorumluları
- Süreçlerdeki revizyonlar (örneğin herkes evde olduğu için ve bazı şirketlerde ücretsiz izin nedeniyle kontaklarımız çalışmadığı için satış ekibinin arama saatlerinin değiştirilmesi ya da evrak imza süreçlerindeki değişiklikler gibi) konusunda açık bilgilendirme
- Güncellemelerin ne sıklıkta beklendiği ve hangi biçimde olacağı (yazılı, görüntülü sohbet, kayıt, telefon görüşmeleri vb.)
- İletişim normları ve SLA’ler (her bir mesaj türü için kullanmak istediğiniz teknoloji, beklenen yanıt süresi vb.)
Çevrim içi sohbeti ofis olarak konumlayın
Geçmişte birçok şirket ve ekip, çevrim içi sohbeti kişisel ya da işle ilgili bazı konularda bilgi almak için kullanırdı. Bugün ise Microsoft Teams, Slack vb. uygulamalar ekibin bir arada olması için kullanılmakta. Bu iletişim kanallarını daha aktif kullanmak adına liderler olarak iş dışı ve geneli ilgilendiren konulardaki ilk paylaşımları bizler yaparak ekibi teşvik etmeliyiz.
Bazı örnek konular;
- Beden sağlığı için evden egzersiz programları,
- Çocukları kırmadan, üzmeden çalışabilme taktikleri,
- Bu döneme özel sağlıklı yemek tarifleri, evcil hayvanların bakımı gibi işle ilgili olmayan konularla ilgili güncellemelerin paylaşabileceği samimi iletişim ortamı yaratmalıyız.
- Ayrıca, önemli hedefler ve onlara doğru ilerleme, elde edilen başarılar gibi konularda mümkün olduğunca sık iletişim kurmak için düzenli olarak sohbeti kullanmalıyız.
Bire bir toplantı saatlerini koruyun ve mümkünse frekansı arttırın
Bire bir toplantılar, sizin ve ekibinizin her üyesinin aynı hedef (ler) için çalıştığınızın, gidişatın ve tamamlanan çalışmaların doğru olduğunun garantisini verir. En önemlisi de ekip üyelerinin motivasyonu için en önemli iletişim anlarındandır.
Düzenli check-in’ler daha büyük sorunların oluşmasını önler, anında ve düzenli geri bildirime izin verir, açık iletişimi teşvik eder. Ekip üyelerinizle bire bir görüşmek, bir ekibi sanal olarak yönetirken daha da kritik ve önemli hale gelir. Haftada bir doğrudan çalıştığınız kişilerle 30 dakika ile 1 saat arasında bire bir görüntülü görüşme yapın.
Başarılı bire bir toplantılarının en önemli unsuru; insanların zihinlerindeki sorunları ve endişeleri tartışarak kendilerini rahat hissedebilecekleri bir alan yaratmaktır. Bu toplantılar öncelikle çalışan içindir ve açık iletişimle gönülden katılımı hayati önem taşır.
Bire bir görüşmelerinizi daha verimli hale getirmek için;
- Toplantı öncesi paylaşılacak gündemi önceden karşılıklı olarak belirleyin. Bu durum, toplantıdan önce karşılıklı hazırlanmanızı sağlayacaktır. Konular için süre belirleme imkanınız varsa, bu görüşmelerin çok daha verimli geçmesini sağlar.
- Corona virüsün sürekli artan olumsuz sonuçları ve bunların her an, her medyadan paylaşılıyor olmasıyla birlikte ekip üyelerinin bazılarının bunalmış veya endişeli olabileceğini unutmayın. Bu endişeleri dinleyin, anlayın ve destek olun. Bir liderin sorumluluklarından biri, her zaman her konuda ekibini desteklemek, bilgilendirmek ve bunu somut davranışlarıyla ekibine göstermektir.
- Görüşmenize açık uçlu bir soruyla başlayın. Bu, en önemli ve akılda kalan konuların ortaya çıkmasını sağlar.
Kullanabileceğiniz bazı sorular:
- Nasıl hissediyorsun?
- Evden çalışırken seni en çok zorlayan konular hangisi?
- Aklında ne var?
- Net önceliklere ve hedeflere sahip olduğunu düşünüyor musun?
- Seni yeni dönem için en çok ne heyecanlandırıyor?
- En çok neden endişeleniyorsun?
- Sana nasıl yardım edebilirim?
- Yanıtları amasız ve eleştirisiz tam olarak dinleyerek anladıktan sonra, geliştireceğiniz çözümler ekip arkadaşınızın hayatını kolaylaştıracak cinsten olmalı. Nasıl heyecan hissedebileceklerini, başarılı olmaları için onlara nasıl destek olabileceğinizi ve işlerini en iyi şekilde yapabilmeleri için önlerindeki engelleri nasıl ortadan kaldırabileceğinizi net şekilde ortaya koyun ve uygulayın.
Çok sık geri bildirim verin ve destek olun
Çalışanlar günlük geri bildirim aldıkları bir ofis ortamından, sessizliğin ve belirsizliğin hakim olduğu uzaktan çalışma ortamına geçerlerse bu durum karışıklığa ve kopmalara neden olabilir.
İnsanlar aksini duymadıkları sürece en kötü ihtimalleri varsaymaya meyillidir. Bunu engellemek amacıyla yapılacak düzenli geri bildirim; çalışanların nerede olduklarını bilmelerini sağlar, herkesi aynı odağa yönlendirir ve yanlış anlamaları, belirsizlikleri, uyuşmazlıkları ortadan kaldırarak insanların iyi hissetmelerini sağlar.
İlgili bilgileri hızlı, kapsayıcı ve organize bir şekilde paylaşın
Bilgileri tüm ekip üyeleriyle zamanında paylaşın. Gerekli bilgileri zamanında, doğru, açık ve şeffaf bir şekilde öğrenmek için liderliğinize ihtiyaç duyulduğunu unutmayın. Ekibinizin ne konuştuğunu, hangi bilgilere neden ihtiyaç duyduğunu yakından takip edin ve belirsizlikleri gidermek için zaman ayırın.
Mesajlarınız ve paylaşacağınız bilgiler için doğru ortamı veya metodu seçin. Bazı iletiler için bir e-posta ve ardından bir ekip toplantısı gerekir. Bazen de önce sözlü açıklama ardından e-posta ile detaylı bilgi vermek daha doğru bir yöntem olabilir.
Uzaktan çalışırken özellikle de ilk günlerde ekibinizle daha fazla iletişim halinde olmanız her durumda daha iyidir. Bazen (ve iletişim tarzınıza bağlı olarak) uzun bir e-posta yerine bir video çok daha etkili bir yöntem olabilir.
Bir aradayken uyguladığımız rutinleri evden de sürdürün
Evden çalışırken, takım arkadaşlarımızla projelerin ve durum güncellemelerinin ötesinde etkileşim kurmak için hep birlikte kolektif konular yaratmak her zamankinden daha önemlidir. Uzaktan çalışmak, bazı insanları gergin ve tetikte tutabilecek yalnızlık duyguları getirebilir. Evden çalışırken ekibe bağlı kalmanın bazı yolları şunlardır:
- Çevrim içi sohbeti happy hour olarak da kullanın, sürekli pozitif ve eğlenceli konular döndürün
- Yüz yüze çalıştığınız zamanlarda yaptığınız gibi ekip kahvaltılarını, öğlen yemeklerini, çay/kahve molalarını online ve görüntülü sohbetle yapın. Sonuçta bunu yapmak için önünüzde bir engel yok.
- Hep birlikte okuyacağınız (aynı anda senkron okumayı kastetmiyorum) bir kitap, makale veya bu dönem evde çalışırken bizi zorlayan ortak konuları (örneğin çocuklarımızla birlikte nasıl iş/ev dengesi tutturacağız) tartışmak için görüntülü sohbet konuları oluşturun, iyi örnekleri paylaşın.
- İyi planlanmış ve yapılandırılmış sanal ekip toplantıları ve aktiviteleri, uzak çalışmanın doğurduğu kişisel iletişim dezavantajlarını ortadan kaldırabilir ve hatta avantajlı duruma geçilmesini bile sağlayabilir. Yeter ki isteyin ve uygulamak için harekete geçin.
Unutmayın içinde bulunduğumuz son 1 ay içerisinde dünyada çalışma yöntemleri ve iş hayatı bir daha eskisi gibi olmamak üzere değişti. Bizler de yenilenmeli, yeni dünyaya uyumlu işler yapmalı, çözümler üretmeliyiz.
Çok sevdiğim bir Marshall Goldsmith sözü ile bitirmek istiyorum:
“Seni buraya getiren şey, oraya götürmeyecek.”
Eğer günün koşullarına uyum sağlamak ve hatta daha da ileriye gitmek istiyorsak, bazı şeyleri farklı yapmanın zamanı geldi.
Hemen, şimdi!
Konuk Yazar: Uğur Sağlıkoğlu
Kariyer.net Satış Genel Müdür Yardımcısı