Yetkinlik temelli yapılandırılmış satış temsilcisi mülakatında müşteri odaklılığı ölçmek adına hangi sorular sorulmalı?
Gürşan Gürel anlatıyor…
Çoğu uluslararası, çok uluslu firma ve kurumsallaşmış firmalar tarafından kullanılan çok önemli bir iş aleti yetkinlikler. Özellikle; genç İnsan Kaynakları çalışanlarına faydası olabileceğini ümit ettiğim, yüz yüze yapılan iş görüşmelerinde kullanılabilecek yetkinlik değerlendirme, soru hazırlama çalışmasını sizlerle paylaşıyorum, dilerim değer katar çalışmalarınıza.
Yetkinlikler üstün performans gösterenden, vasat performans göstereni ayırt eden, kişinin bir görevi başarıyla, başarısızlıkla yerine getirirken sıklıkla tekrarladığı tutumlar, kabiliyet, davranış ve diğer kişisel karakterlerdir. Yetkinlikler, bir kişinin değişik durumlarda, daha sık ve daha iyi sonuçlar almasını sağlayan karakteristik özelliklerdir. Çalışanların şu anki düzeyleri, gelişim ihtiyaçları ve aradaki farkı tanımlar. Kişilerle işleri eşleştirmeye yardımcı olurken, İnsan Kaynakları süreçlerini bütünleştirir. Yetkinlik tanımlaması hakkında yaptığımız bu girizgahtan sonra kısa tarihçesine can sıkmadan ve de uzatmadan bakalım: Yetkinlik modellemesi 30 yıl önce ortaya çıkmış ve İnsan Kaynakları yönetiminin ana uygulamalarından biri haline gelmiştir. Zaman içerisinde yöntem kısmen kuruluşlar ve işyerlerindeki değişimlere yanıt vermek üzere ve kısmen de işletmelerdeki özellikli ihtiyaçlara dikkat çeken yetkinlik modellerinden yararlanan insanların ihtiyaçlarına yanıt vermek üzere geliştirilmiş.
İlk yetkinlik modellerinden 30 yıl sonra günümüzde Fortune 500 şirketlerinin yarısından fazlası yetkinlik modellemesinden faydalanılıyor. Yetkinlikler ana kullanım alanları olarak bunlarla sınırlı kalmamak üzere, özellikle ülkemizde görev tanımlarında, eleman tedariki ve performans yönetim süreçlerinde kullanılıyor.
Yetkinlik Bazlı Mülakat Hazırlığı
Yetkinlik temelli yapılandırılmış bir mülakat örneğini paylaşalım. Görevimiz de bir satış temsilcisi olsun. Acaba satış temsilcisi mülakatında ne tür sorular sormamız gerekiyor? Öncelikle, görev tanımının “yetkinlikler” bölümünde nasıl bir yetkinlik ihtiyaçları resmi çizmişiz? Yetkinlik “Müşteri Odaklılık” olsun. Olsun da müşteri odaklılık tanımı hepimiz için aynı anlamda mıdır? Müşteri odaklılık tanımı en sıklıkla şu şekilde karşımıza çıkıyor: “Müşterilerine değer verir, müşteri isteklerini tam ve eksiksiz; iş önceliklerini dikkate alarak karşılar.”
Yetkinlik Temelli Mülakat Soruları
Şimdi soru hazırlama bölümüne ayak basalım. Ne tür sorular sormalıyız ki bu davranışları bize doğru olarak cevaplandırsın?
Birkaç örnek:
1. Müşterinizin ihtiyacını şirket prosedürleri dışında işlem görerek yerine getirdiğiniz / karşıladığınız bir çalışmanızı anlatınız.
Durum Aksiyon Sonuç
2. Büyük bir satışı bağlayacağımız esnada, heyecanlanarak kazaen müşteriye verebileceğimizden biraz daha fazlasını öneririz. Bu tür bir satış olayınızı anlatır mısınız?
Durum Aksiyon Sonuç
3. Ürün ve hizmetlerimizi karşılaştığımız her müşterimize iç huzuru ve rahatlıkla satmadığımız zamanlar mutlaka olmaktadır. Sizin yaptığınız böyle huzursuz bir satışı anlatır mısınız. Ne yaptınız / Niçin yaptınız?
Durum Aksiyon Sonuç
4. Müşterinizi ikna ederek aslında almak niyetinde olduğu bir ürününüz yerine, daha pahalı bir ürünü nasıl sattığınızı anlatır mısınız?
Durum Aksiyon/Yaklaşım Sonuç
5. Siz ve ekibiniz müşteri memnuniyetini ( iç ve dış müşteriler ) sağlamak için nasıl bir süreç hazırladınız ? (Bu soru ilk kademe satış yöneticisi seçiminde daha sıklıkla kullanılmaktadır)
Süreç Memnuniyet Ölçüleri
6. Şirketinizin hedefleri ile müşterinizin ihtiyaçlarının örtüşmediği bir durumunuzu anlatınız. Duruma nasıl yaklaştınız ?
Durum Aksiyon Sonuç
7. Müşteri planlarınızı geliştirirken, müşterinizi hangi noktada sürecin içerisine dahil ediyorsunuz? Böyle bir örnek olayınızı anlatır mısınız? Durum Aksiyon Sonuç
8. Organizasyonda sizin ortaya çıkardığınız / tanımladığınız bir müşteri hizmeti problemini anlatınız.
Problem Aksiyon Sonuç
9. Organizasyonunuzda müşteri hizmetleri programlarını güçlendirmek için ne tür adımlar attınız? Üst yönetiminize ne tür fikir ve yenilikler sattınız?
Durum Aksiyon Sonuç
10. Müşterinizi memnun etmek için “extra 1 km daha yürürüm” dediğiniz bir örneğinizi anlatır mısınız? Neler yaptınız?
Durum/Müşteri Beklentisi Aksiyon/Nasıl Yönetti Geribildirim
11. Hepimizin kimi zaman kabul edilemeyecek müşteri istekleri ile uğraştığımız olmuştur. Böyle kabul edilemeyecek bir müşteri isteği vakanızı hatırlayın, ne yaptınız ve nasıl davrandınız?
Durum/İstek Aksiyon Sonuç/Tepkiler
12. Başarılı ve verimli sonuç yaratan bir müşteri şikayetini nasıl yönettiniz, anlatınız. ( Bu örneği siz, başarısızlık soru formuna koyarak kendi sorunuzu oluşturabilirsiniz)
Durum/Şikayet Aksiyon/Nasıl Yönetti Sonuç/Geribildirim
13. Müşterilerinizin memnun olduğunu nasıl anlıyorsunuz (araştırma sonuçları, teşekkür mektupları, başka müşteri önerileri gibi.)? Örnek veriniz.
Durum(lar) Aksiyon Sonuç
Yukarıda örneklediğim sorulardan sadece bazılarının yanıtları bile eminim sizde adayın sahip olduğu müşteri odaklılığı yetkinliğini netleştirecektir. Diğer önemli yetkinliklerden; esneklik, sonuç odaklılık, planlama ve organize etmeye yönelik soru önerilerimi de ilerleyen yazılarımda sizlerle paylaşacağım.
Yazar: Interim HR Director & HR Consultant to CEO The Coca-Cola Bottler Co. Iran, Tehran Gürşan Gürel