İş hayatında, sık sık ayaküstü konuşuruz. Vakit olmadığı için, çok fazla derine odaklanmadan, kısa sohbetler yapar ve farkında olmadan çoğu şeyi de bu konuşmalarda geçiştiririz. Peki, bu konuşmalar biraz daha stratejik yöntemlerle yapıldığında, size nasıl katkı sağlayacağını hiç düşündünüz mü?
Mono Mimarlık İnsan Kaynakları Uzmanı Zeynep Kıyak anlatıyor…
Bizim “Havadan sudan konuşma” veya “hoş beş etme” diye ifade ettiğimiz ayaküstü konuşmaları, Amerikalılar “small-talk” olarak adlandırıyor. Ve bunu bazı noktaları dikkate alarak yaptığımızda, bize katacağı artıları oluyor. Rastladığı veya tanıştığı kişilerle mutlaka konuşulacak bir şeyler bulmak, havadan sudan konular olsa bile, iletişim kurmayı becerebilmek, bir anlamda yetenek işi.
Uzun süredir konuşmak istediğiniz pazarlama bölüm müdürüyle asansörde karşılaştınız. Gülümseme ve selamlaşmanın ardından, asansörden indikten sonra konuşmaya devam edebilirsiniz. Epeydir kendisine sormak istediğiniz şeyler için, en azından bir açık kapı bırakabilirsiniz.
The Fine Art of Small Talk’ın Yazarı Debra Fine şöyle diyor: “Eskiden topluluk içinde, kendimi çok rahatsız hissederdim. Daha sonra, bunun üstesinden nasıl geleceğimi düşündüm ve çevremi gözlemlemeye başladım. İnsanları gözlemleyerek, onlarla nasıl iletişim kurabileceğime baktım. Konuyla ilgili kitaplar okudum. Kimseyle ayaküstü konuşmayı aslında çok sevmediğim halde, her hafta üç yeni insanla konuşmaya karar verdim. Çünkü iletişim kurma yeteneği, kazanılan bir hüner.”
En İyi Bilgi Yönetim Alanı: Kahve Makinesi Civarı
Bu yüzden özellikle işyerlerinde, iş bağlantısı yapabileceğimiz ortamlarda, kalabalık toplantılarda, doğru zamanda ve doğru yerde yapacağımız küçük konuşmalar, sosyal çevreyi genişletmenin yanı sıra, organizasyonel öğrenmeye de fayda sağlar. Hatta Simon-Kucher&Partners Türkiye Direktörü Serkan Gülener bununla ilgili şunu vurgular: “En iyi bilgi yönetimi aracı, bir CRM sistemi değil, şirketteki kahve makinasının civarıdır. Orada buluştuğunuz meslektaşlarınızla yapacağınız iki dakikalık sohbet sizin bilgi paylaşımını en verimli gerçekleştirmenizi sağlar.” Toplantı masasında konuşulanlar değil de, yemekhane sırasında, kahve makinesi önünde veya fotokopi odasında yapılan ayaküstü konuşmalar, daha verimli olur. En azından bu konuşmaları, sıkılmadan, herhangi bir mecburiyet hissetmeden yaparsınız.
İşyerinde ayaküstü yapılan kısa bir sohbet, çalıştığınız kişilerle aranızda sıcak ve güvene dayalı bir bağ oluşmasına önemli katkı sağlar. Ayrıca, bu konuşmaları yaparken, iyi ilişkiler kurmayı amaçladığınız için, doğabilecek sorunlar, daha yüzeye çıkmadan hallolabilir. Karşılıklı konuşan insanların kavga etme oranı, konuşmayanlara göre çok daha düşüktür.
Ayaküstü konuşmaların bazı sırlarını, Debra Fine şöyle özetliyor:
1. İlk olarak hakkında konuşulacak üç şey ve diğerlerinin de konuşmasını sağlayacak dört genel soruyu hazırla. Eğer kişiyle daha önceden tanışıyorsanız, onun hakkında bildiğiniz şeyleri hatırlamaya çalışın, örneğin spora olan ilgisi gibi
2. İlk “Merhaba” diyen siz olun. Eğer diğer kişinin sizi hatırlayacağından emin değilseniz, adınızı söyleyin. Önce gülümseyin ve birisiyle tanıştığınızda el sıkışın, tokalaşın
3. İsimleri hatırlayın ve sıklıkla kullanın
4. Örneğin; bir toplantıda, organizasyon veya mekânla ilgili yorumlar yaparak diğer kişileri konuşmaya çekebilir, daha sonra konuyla ilgili açık uçlu sorular sorabilirsiniz. “Katılımcılar geçen yıldan daha fazla, ne kadar süredir bu kongreye katılıyorsunuz?” gibi. Ayrıca diğerlerine seyahatleri gibi hakkında sorular sorabilirsiniz
5. Konuştuğunuz kişiye odaklanın, onu iyi dinleyin ve geribildirimde bulunun. Göz temasınızı devam ettirin. Sizinle konuşulurken asla gözlerinizi, odanın veya salonun etrafında gezdirmeyin
6. Konuştuğunuzdan daha fazla dinleyin
7. İlginç konular bulun. Güncel olaylara yakın olmak, sizi harika bir konuşmacı yapar. “Şu konuda ne düşünüyorsunuz?” “… duydun mu?” gibi cümleler kurun. Olumsuz ve çekişmeli konulardan uzak durun, uzun hikâyelerden veya detay vermekten kaçının.
8. Eğer özellikle tanışmak istediğiniz kişiler varsa, ulaşmanın en iyi yolu, onların saygı duyduğu kişiler tarafından tanıştırılmaktır. Bir arkadaşınızdan, tanıştırılmayı rica edebilirsin
9. Birisi size kartvizitini verirse bunu bir hediye olarak kabul edin. İki elinizle tutun ve üzerinde ne yazdığını okuyun. Daha sonra gömlek cebinize ya da cüzdanına koyun, değer verdiğinizi belli edin. Sonrasında hatırlamak için, kartvizite mutlaka not alın : “Şu toplantıda tanışmıştık, x şirketinden, filan uzman” gibi.
10. Kendi beden dilinizi de izleyin. Hasta gibi gözüken insanlar diğerlerini rahatsız eder. Öyle olmasanız bile rahat davranın.
11. Önden başlamış bir konuşmaya katıldıysanız, iyi gözleyin ve dinleyin.
12. Birkaç çıkış noktası bırakın ki, incelikle konuşmadan çıkabilesiniz. Örneğin “Bir müşteriyi kontrol etmem gerek”, “Öğle yemeğini kaçırdım, büfeye gitmem gerek” gibi.
Denemekte fayda var diye düşünüyorum. Özellikle suskun ve utangaç yapılı kişilerin, tanımadığı ama görüşmeyi istediği birisiyle iletişim kurmaları açısından, yol gösterebilir nitelikte.
Unutmamak lazım, isteyen ve iyi fikri olan herkes girişimci olabilir. Bunun ilk sırrı da, iyi iletişim kurmaktır.
Mono Mimarlık İnsan Kaynakları Uzmanı Zeynep Kıyak