Hayatta başarılar olduğu kadar başarısızlıklar da var. Söz konusu iş dünyası olduğunda ise kriz dönemlerinin nasıl atlatılacağı, liderlerin deneyimi ve bakış açısıyla doğrudan ilgili. Peki özellikle kriz dönemlerinden en az hasarla çıkmak, hatta krizlerin oluşmasına ortam yaratmamak için nelere dikkat etmek gerekiyor?
Kriz; bir sistem, teşkilat veya yapının hali hazırda ilerleyen bir sürecinde hiç beklenmedik anda ortaya çıkarak buhrana ve ciddi sorunlara neden olan bir durumdur. Kriz doğru yönetilmediği takdirde, istenilmeyen bir sürece gidilme olasılığı kaçınılmazdır. Peki, liderler için krizi yönetmenin en önemli ipuçları neler?
Krize karşı hangi tedbirler alınmalı?
Yürütülen bir proje veya bir kurum yönetiminde olası bir krizin yaşanmaması ya da yaşanabilecek bir krizin etkilerini en aza indirmek için bazı basit tedbirler almanız gerekiyor.
İşte, onlardan birkaçı:
- Sürece hâkim olmak,
- Alanında uzman ekip kurmak,
- İş paylaşımı yapmak,
- Check and balance (Denge mekanizması) kurgusunu oluşturmak,
- Kontrol sürecini çaprazlama yapmak,
- Sürecin belirli aşamalarında rapor istemek,
- Dijital sistemler üzerinden gitmek,
- B ve C planları hazırlamak,
- Farklı fikirlere açık olmak.
Bu başlıkları nasıl kullanabilirsiniz?
Eğer yöneticiyseniz, alt departmanlardaki her işi ve süreci ayrıntılı bilmek zorunda değilsiniz; ancak verileri doğru analiz etme, direktifleri net verecek kadar bilgili olma ve genel yapıyı yönetecek kadar sürece hâkim olmak zorundasınız.
Yürütülen iş için işinizi kolaylaştıracak uzman bir ekip kurmalısınız. Ekip içerisinde herkesin farklı bir uzmanlığı olacağından sürecin efektif ilerlemesi adına iş paylaşımı yaparak hızlı sonuç elde edecek sistem kurabilirsiniz. Ancak oluşturulan yapı, bir iskelet niteliğinde olacağından, birim içerisinde yapılan işlerin kontrol mekanizmalarını oluşturup, kontrol yapacak kişilerin birbirlerini de kontrol edeceği çapraz bir sistem kurmanız önemli. Bu olası hataların, proje oluşmadan ve önünüze dosyalar gelmeden önlenmesine önemli bir katkı sağlayacaktır.
Planlama aşamasındaki taleplerinizden birisi mutlaka, belirli periyotlarla isteyeceğiniz raporlamalar olmalıdır. Öyle ki bu raporlamalar, özet ve sürecin hangi aşamada olduğunu göstermelidir. Aksi takdirde astlarınız size rapor hazırlamaktan iş yetiştiremez duruma gelebilir. Raporlamanın amacı iş yükü değil, ilerleyen aşamadaki sorunları öngörüp düzenleme yapmaktır.
Kısa toplantılar esnasında süreci yürüten çalışanınızın önerilerini mutlaka dikkate alın. Masada duran bir kupa bardağın, karşılıklı oturan iki kişinin açısına göre kulpunun farklı yönlere baktığını, ancak her ikisi için de görünenin doğru olduğunu unutmayın. Farklı fikirler, size çıkış yolları sunacaktır. Bu çıkış yollarından B ve C planları oluşturabilirsiniz. Son bir kontrol mekanizması oluşturarak hataları en aza indirgeyebilirsiniz.
Tasarlayacağınız bu kurgu neticesinde ortaya “check and balance” (Denge mekanizması) sistemi çıkacaktır. Böylelikle olası krizler size gelmeden önlenmiş olacaktır. Bu noktadan sonra çıkabilecek krizin daha yönetilebilir bir seviyede olması kuvvetle muhtemeldir. Krizlerin önlenmesinde sorunların tespiti önem arz etmektedir. Sorunlar ise genellikle hatalardan meydana geldiğinden, hataların azaltılması sizi olası krizlerden koruyacaktır.
Krize farklı açıdan bakmak önemli
İş hayatında sıklıkla karşılaşılan kriz dönemleri, aslında önemli bir tecrübe olarak kazanım sağlamaktadır; çünkü tecrübe olumsuzluklar üzerinden deneyimlenir. Kriz esnasında karşılaştığınız durumun, dünyanın sonu olmadığını ve size farklı ufuklar açacağını zihninize not edebilirsiniz. Krizi kendiniz için bir fırsat olarak görmelisiniz. Sorunları hızlıca çözüp, süreci kendi lehinize çevirmenin yollarını aramalısınız. Bu da ancak sakin kalarak, fevri davranmadan ve ortak akıl ile alınan kararlar neticesinde mümkündür.
Konuk Yazar: İshak Yıldız / IGU Personel Daire Başkan Yardımcısı