Günümüzde, tamamen farklı bir forma dönüşen iş yaşantısı; daha hızlı, daha doğru ve sürekli güncel teknolojiler ile çalışan mobilitesini destekleme ihtiyacı duyuyor. Dijitalleşme sürecinde, sadece ücretlerin hesaplanmasını sağlayan basit yazılımlardan, bordro süreç yönetim sistemlerine olan dönüşüm, ileri teknolojilerle desteklendiğinde verimlilik sağlıyor. Peki İK’da bordro işlemleriyle ilgili süreç gelecekte nasıl olacak?
1990’da IBM, bulunduğu kulvardaki en hızlı ve en güçlüler arasında yer alan, dokuz iş istasyonundan oluşan bir ürün ailesinden olan RISC System/6000’in lansmanını yaptı. RS/6000, IBM’in öncülüğünü yaptığı, sistem komutlarının daha hızlı çalışmasını sağlamak için işlem adımlarını basitleştiren yenilikçi bir teknolojiyi duyurdu. Süreçlerinde hızlı ve doğru sonuçlara ihtiyaç duyan firmalar anında talep oluştururken, daha temkinli davranan firmaların harekete geçmesini sağlayan sözler ise IBM RS/6000 Takım Lideri Andrew Heller’dan gelmişti: “Teknoloji balık gibidir. Rafta ne kadar uzun süre kalırsa, o kadar az arzu edilir hâle gelir.”
Bordro, her organizasyon için önemli bir fonksiyondur, ancak çoğu zaman yeniliğin ön saflarında kendine yer bulamamıştır. Bununla beraber bordro sistemleri; değişen çalışma modellerine ayak uydurmak zorunda oldukları için bordro hesaplama deneyimini kolaylaştıran, sorunsuz bordro süreçlerini mümkün kılan ve daha üstün teknolojileri barındıracak şekilde gelişmeye başlamışlardır. Bordro süreçleri; sık değişen mevzuat, hibrit çalışma, esnek çalışma gibi yeni iş modelleri ile giderek daha karmaşık hâle gelirken, yüksek teknoloji ürünü sistemler bu süreçleri nasıl destekliyor hep birlikte göz atalım.
Buluta çıkan bordro
Bulut (cloud) bilişim sayesinde çeşitli iş uygulamaları ve bilişim hizmetleri web üzerinden kolaylıkla sağlanabiliyor. Zaman ve mekândan bağımsız olarak kullanılan uygulamalar, bizlere özgürlük sağlamasının yanında hayatımıza ivme de kazandırıyor.
Gelişen internet teknolojileri sayesinde, ücret ödemelerinin tamamen online olarak banka sistemlerinden güvenli bir şekilde transfer edildiği bir dönemde, aynı gizlilik ve güvenlik seviyesini Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) bordro sistemlerine de adapte etmek artık mümkün.
Bulut tabanlı bordro sistemi, işletmeler için birçok avantaj sunuyor. Bu avantajların bazıları; esneklik, altyapı yatırımı gerektirmeme, kullandığın kadar ödeme modelleri şeklinde karşımıza çıkıyor. Tabii ileri teknolojinin en önemli faydalarından biri de yüksek entegrasyon kabiliyeti!
Entegrasyon uzmanı
Bir şirketin bordro sürecini kusursuz ve etkin yürütebilmesi için verinin toplanması, işlenmesi, raporlanması gibi süreçlerin etkileşimini sağlamak çok önemli. Bir organizasyonun İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi’ne (IKYS) entegre edilen bordro verilerinin yönetimi daha kolaydır. Yeni nesil Bordro Süreç Yönetim Sistemi sayesinde PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) uygulamaları ve diğer farklı insan kaynakları uygulamalarının birbiriyle konuşmasını sağlamak, hataları azaltır ve size zaman kazandırır. Hatta eğer bordrolarınız için outsource (dış kaynak) hizmet alıyorsanız, bordro tedarikçiniz ile aranızda bir köprü kurarak veri trafiğini hibrit şekilde yönetebilir, tedarikçinize ayrıca veri gönderme zahmetinden kurtulabilirsiniz.
Hata düşmanı veri doğrulama
Son derece yüksek işlem adedi ile yürütülen bir insan kaynakları fonksiyonu olan bordro süreci; gecikmelerin, geriye dönük düzeltmelerin ve yeniden hesaplamaların çok yaygın olduğu bir faaliyet alanı. Üstelik bu düzeltme ve hatalar ağır yasal sonuçları olan, işletme için yüksek riskli iş süreçleridir. Bordro hesabı, bir organizasyonun tüm çalışanlarının ücretleri ile ilgili bir süreç olduğu için çalışan motivasyonunu da kapsar. Bir çalışanın ücret hesaplamasındaki hata, süreçte bir eksiklik olduğu anlamına gelir ve bu durumun farkında olmamak da hatanın tekrar edebileceği anlamına gelir.
Bordro süreci, önemli verilerin toplanmasından, ücretlerin ödenmesine ve beyannamelerin gönderilmesine kadar bağlayıcı teslim tarihlerine göre yürütülen bir süreçtir. Bu aşamada, kullanıcıyı veya diğer bir deyişle bordroları hesaplayan uzmanı hatalardan korumak için sahip olunan yazılımın veri doğrulama yeteneği büyük önem taşır. Kullanıcı, sistemin çeşitli validasyon özelliklerinden yararlandığında hataları hızlı bir şekilde tespit edebilmelidir. Bunun için bordro sistemi, etkin ve doğru parametre setleri ile yapılandırılmış üstün validasyon yeteneklerine sahip olmalı ve varyans raporları ile farkların hızlı şekilde ortaya çıkmasını sağlamalıdır.
Bordro sistemini yeniden tanımlamak: Bordromat®
CottGroup®, uzun yıllardır farklı sektörlerden yüzlerce firmanın ücret bordrolarını yapıyor. Bu alanda elde ettiği deneyimi, insan kaynakları profesyonellerinin tecrübesiyle birleştirerek Bordromat’a aktaran CottGroup, uzun yıllar AR-GE çalışmaları yaparak en güvenli şekilde buluta taşıdığı deneyimini, en ileri teknolojiler ile destekliyor ve sürekli gelişiyor.
Siz de bordro süreçlerini dijitalleştirmeyle ilgili detaylı bilgi almak için buraya tıklayabilirsiniz.