Bordro takvimi, işletmelerin bordro süreçlerini verimli ve etkin bir şekilde yönetebilmelerini sağlayan önemli bir araç. Peki, bordro süreçlerini kolaylaştırmada bordro takviminden nasıl yararlanılır? Detaylar yazımızda!
Çalışanlara doğru ve zamanında ödeme yapılabilmesi için net bir zaman çizelgesi sunan bordro takvimi, hataların ve gecikmelerin önlenmesine yardımcı olduğu gibi, yasal yükümlülükler noktasında da işletmeleri belirli yaptırımlardan koruyor.
Bordro takvimi nedir?
Bordro takvimi veya bordro zaman çizelgesi, bir şirketin çalışanlarının ücretlerinin ne zaman ödeneceği, hesaplamaların ne zaman yapılacağı, beyannamelerin ne zaman gönderileceği ve bu ilişkili görevlerin ne zaman tamamlanması gerektiğini gösteren bir zaman çizelgesidir.
Bir iş sürecinin zaman çizelgesine göre takip edilmesi, sürecin ne zaman tamamlanması gerektiği ve bir sonraki adımın ne zaman yapılması gerektiğinin belirlenmesine yardımcı olur. Bu sayede süreçler daha etkin bir şekilde yönetilebilirken olası gecikmeler de önlenir.
Bordro takvimi neden önemlidir?
Bordro takvimi, çalışanların ücretlerinin ne zaman ödeneceğini açık bir şekilde göstererek işletmelerin ücret ödeme süreçlerini planlama ve yönetme konusunda kolaylık sağlar.
Bir şirkette bordro operasyonuna katılan kişilerin süreçle ilgili diğer görevlerini esnek bir şekilde takvime eklemeleri önem arz eder. Bunun sağlanması için bir şirkete birden fazla takvim hazırlanabilir. Etkili bir maaş zaman çizelgesi aşağıdaki temel bilgileri içermelidir:
- Bordro dönemi başlangıç ve bitiş tarihleri
- Ödeme tarihi (çalışanların ücretlerini alacakları tarih)
- Puantaj tarihi (çalışanların zaman çizelgelerinin veya diğer gerekli maaş bilgilerinin bordro yazılımına aktarılabileceği son gün)
- İşleme tarihi (insan kaynakları ekibinin bordro hesaplarını yapacağı tarih)
Bir bordro takvimi kullanmak, işletmelerin bordro süreçlerini düzenleyerek, çalışanların ödemelerini zamanında ve doğru bir şekilde aldığından emin olmak için önemlidir. Bir diğer önemli konu da bordro takviminin yasal yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesi konusunda fayda sağlamasıdır. Sonuç olarak bir bordro takvimi, işletmelerin ödeme yönetimini etkili bir şekilde yönetebilmeleri için oldukça değerli bir araçtır. İşletmeler; ödemelerin ne zaman yapılacağı, ne kadar ödeme yapılacağı ve hangi ödemelerin yapılacağı gibi bilgileri takvimde tutarak, ödeme süreçlerini düzenli ve etkin bir şekilde yönetebilirler.
Bordro takvimi hazırlamanın sağladığı faydalar nelerdir?
Yüksek doğruluk: Bordro Takvimi, ödeme işleme sürecinde kayıtları dengeleyerek ve ücretleri zamanında hesaplayarak hataları azaltır. Bu, ödemelerin zamanında yapılmasını ve kayıtların doğru bir şekilde tutulmasını sağlar.
Verimlilik artışı: Bordro Takvimi kullanan şirketler, hangi tarihte hangi işin yapılacağına daha fazla hâkim olurlar. Gecikmelerin önlenmesi, hazırlık aşamalarının iyileştirilmesi gibi düzenlemeler maliyetlerin azaltılmasına ve diğer önemli görevlere odaklanabilmeleri için insan kaynaklarına daha fazla zaman ayırmaya yardımcı olabilir.
İyileştirilmiş iletişim: Açık ve kısa bir Bordro Takvimi, süreçte yer alan herkesin ne zaman girdi sağlamaları veya görevleri tamamlamaları gerektiğini açıkça belirtir. Bu, görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlayarak, bölümler arasındaki iletişimi güçlendirir.
Artan görünürlük: Yöneticilerin, işlemlerin tüm aşamalarını zaman çizelgesine göre izlemesi, potansiyel problemlerin önceden tespit edilebilmesini ve bu problemlerin çözülmesini kolaylaştırır. Böylece, yüksek maliyetli hatalar ve ücret ödemelerindeki olası gecikmeler önlenerek, ağır cezai sonuçların önüne geçilebilir.
Kötü yönetilen bir bordro sürecinin olumsuz etkileri neler olabilir?
Motivasyon düşüklüğü: Bordro fonksiyonu, işletmelerin önemli bir parçasıdır ve doğru yönetilmezse, çalışanların motivasyonunda düşüşe sebep olabilir. Çalışanların maaşları sürekli geç veya yanlış ödeniyorsa, bu durum çalışanların kendilerini değersiz hissetmesine yol açarak performanslarına olumsuz etki eder. Ayrıca düşük motivasyon, çalışanların işten ayrılma olasılığını artırır ve işletmenin çalışan devir hızının yüksek olmasının maliyeti, olumsuz bir finansal etki yaratır.
Bu nedenle, çalışanların motivasyon düzeylerini yüksek tutmak, işletmenin üretkenliğini ve kârlılığını artırmak için önemlidir. Çalışan ile organizasyon arasında önemli yer tutan ücret hesaplama ve ödeme süreçlerinin efektif bir şekilde takip edilmesi bu nedenle oldukça önemlidir.
Güven kaybı: Bordro süreci doğru yönetilmediğinde, çalışanlar işletmenin güvenilirliğini sorgulamaya başlayabilir. Bu, yönetim ile çalışanlar arasında iletişimin bozulmasına neden olabilir ve üretkenliğe ciddi olumsuz bir etki yaratabilir. Ayrıca, çalışanların güvensizliği, işletme hakkında farklı negatif düşüncelere de yol açabilir ve işletmenin imajı ciddi anlamda zedelenebilir. Bu nedenle, insan kaynakları yöneticilerinin çalışanların güvenini korumak ve artırmak için bordro süreç yönetiminin doğru bir şekilde yapılması konusunda çaba göstermeleri önemlidir.
Maliyet artışı: Düzenli ve etkili bir zaman planlaması olmadığı durumlarda yaşanacak olan bordro hataları; yapılan bu hataları düzeltmek, gecikmeli ve cezalı beyannameler göndermek gibi konular için gereken fazla çalışma saatlerine neden olabilir. Ayrıca, işletme, çalışanlara zamanında ve doğru olarak ödenmeyen ücretler nedeniyle hukuki işlemlerle karşılaşabilir.
Gizlilik ve güvenlik sorunları: Belirli bir düzende yapılmayan insan kaynakları süreçlerinde, gizlilik ve güvenlikten ödün verilebilir. Örneğin; plansız ve hızlı bir şekilde yapılan bir işe alım süreci, adayların kişisel verilerinin düzgün bir şekilde korunmamasına neden olabilir. Bu nedenle, insan kaynakları işlemlerinin düzenli ve dikkatli bir şekilde yapılması, gizlilik ve güvenlik açısından önemlidir. Diğer taraftan, Kişisel Verilerin Korunması kapsamında, bordro verilerinin yetkisiz kişilerin eline geçmesi, çok sayıda sıkıntıya neden olabilir. Örneğin;
- Güvenlik ihlali: Bordro verileri, çalışanların kişisel bilgilerini içerir (örneğin; ad, soyad, doğum tarihi, adres vs.) Bu bilgilerin yetkisiz kişiler tarafından elde edilmesi, çalışanların güvenliklerini tehdit edebilir.
- Kişisel veri ihlali: Bordro verileri, çalışanların özel bilgilerini içerir (örneğin; maaş, primler, yıllık izin günleri vs.) Bu bilgilerin yetkisiz kişilerin eline geçmesi, çalışanların özel hayatlarının gizliliğini ihlal edebilir.
- Hukuki sorumluluk: Bordro verilerinin yetkisiz kişilerin eline geçmesi, işletmeyi hukuki sorumluluk altına sokabilir. Örneğin; çalışanların maaş bilgilerinin paylaşılması durumunda çalışanların maaş haklarını ihlal ettiği gerekçesiyle işletme sorumlu tutulabilir.
- Kurumsal imajın zedelenmesi ve itibar kaybı: Bordro verilerinin yetkisiz kişilerin eline geçmesi, işletmenin itibarını zedeleyebilir. Çalışanların güvenliklerini ve özel hayatlarını tehdit eden bir olayın meydana gelmesi, işletmenin imajını zedeleyebilir.
Bu nedenlerden dolayı, bordro verilerinin yetkisiz kişilerin eline geçmemesi için bordro sürecinin en iyi şekilde tanımlanması çok önemlidir.
Bordro stresine elveda deyin!
Bordro hataları, ücret ödemelerindeki gecikmeler ve zaman kaybından kurtulmak istiyorsanız Bordromat’ın takvim özelliği tam size göre. Sürecin karmaşıklığının neden olduğu sıkıntıları Bordromat ile kolayca çözebilirsiniz. Ayrıca Bordromat® ile hatasız ve zamanında işlem yaparak, süreci uçtan uca yönetebilirsiniz. Şirket içerisindeki bordro işlerinizde veya outsource bordro operasyonlarınızda, bırakın süreci Bordromat yönetsin. Bu sayede siz de stressiz bir bordro süreci geçirmenin ayrıcalığını yaşayın.