E-posta kullanım alışkanlıklarımız üretkenliğimizi ciddi oranda etkiliyor. Bu alışkanlığımızı değiştirerek hem daha verimli çalışabilir hem de vakit kaybı ve dikkat dağınıklığını önleyebiliriz. İşte e-posta yönetimine dair önemli ipuçları…
E-postalar her an hayatımızın içinde. Artık çalışanlar, günün hemen her saatinde telefonlarından ya da bilgisayarlarından e-postalarını kontrol ediyor ya da e-posta gönderiyor. Bunun verimliliği artırdığını düşünebilirsiniz, ancak pek çok çalışmaya göre sürekli e-posta takip etmek verimliliği ciddi oranda olumsuz etkiliyor. Bu nedenle çalışanların e-posta kullanım alışkanlıklarını değiştirmesi, daha verimli ve yönetilebilir hale getirmesi gerekiyor. Bu yazıda e-posta kullanım alışkanlıklarını düzenlemek için yapabileceklerini araştırdık…
Sürekli kontrol etmeyin
E-posta yönetiminde en son trendlerden biri “inbox zero.” Bundaki amaç, gelen kutunuzu her zaman temiz tutmak anlamına geliyor. Fakat bunu yapmak için günde ortalama 25 kez e-postaların kontrol edilmesi şart. Bu da gelen kutusunu temiz tutmak için her gün işlerinize 25 kez ara vermeniz gerektiği anlamına geliyor.
Dikkatinizin dağılmasını engellemek için sıfır e-posta hedefini unutmanız önemli. Bunun yerine kendinize e-postaları okumak ve yanıtlamak için bir zaman çizelgesi hazırlayın. Bunun sayesinde üretken olduğunuz zamanlarda dikkat dağınıklıklarını azaltabilir ve yaptığınız işe yeterince zaman ayırabilirsiniz. Hangi zaman çizelgesinin en iyisi olduğu hakkında bir kural yok. Gelen kutunuza bakmak için ne kadar zaman ayıracağınızı bilmiyorsanız, ilk olarak bir hafta boyunca günde sadece 3 kez bakmayı deneyin. Sonuç verirse bu şekilde devam edin. Kendi temponuz içinde en ideal kontrol sıklığını zamanla bulabilirsiniz.
Klasörler oluşturun
E-postaları departman, önem ve öncelik sırasına göre organize edebileceğiniz klasörler oluşturun. Böylece hemen yanıt bekleyen e-postalarla daha önemsiz olanları ayırmanız daha kolay olur.
E-posta zincirlerinden kurtulun
Yapması çok zor olsa da sizi gereksiz bir dolu e-postadan kurtaracak en etkili yöntemlerden biri bu. Artık sizi ilgilendirmeyen bir yazışma selinin içinde kaldıysanız, net bir dille yazışmadan ayrılmak istediğinizi belirtin. Onlarca kişinin yer aldığı bir yazışma akışından çıkmanız gelen kutunuzu önemli ölçüde rahatlatacak ve size bir kayıp yaşatmayacaktır.
E-posta araçlarını kullanın
Outlook, Gmail, Yahoo gibi e-posta servislerinden ve bu servislerin araçlarından yararlanmayı öğrenin. Bu hizmetlerin içinde e-posta trafiğinizi kontrol etmenize, yazarken ya da okurken daha hızlı olabilmenize yarayacak pek çok küçük araç var. Kurumunuzun kullandığı e-posta altyapısına göre bunlardan birini mutlaka kullanmaya çalışın.