Ekibinizde hemen her durumda önce şikayet etmeyi seçen, durumu olduğundan daha kötü gören kişiler var mı? Peki, bu özellikteki kişilerle dengeyi nasıl koruyabileceğinizi biliyor musunuz?
Bir ekibin üyelerinin hepsinin aynı özellikte olması elbette ki beklenemez. Bazen konu ne olursa olsun sorumluluğu almadan durumu veya sizi suçlama eğiliminde olan zorlu çalışanlar olabilir. Bu çalışanlar sizinle olan ilişkilerini iyi yönetemedikleri gibi tüm grubun havasını da olumsuz etkileyebilirler. Biliyoruz ki sadece şikayet etmek sorunları çözmüyor, tam tersine çözüm yollarını ararken bizi çıkmaza sokuyor ve psikolojimizi olumsuz etkiliyor.
Sürekli şikayet edenleri idare etmekle ilgili sizlere 7 önerim var:
Takdir beklemeyin – Dönüp kendinize bakın
Colin Powell‘ın beğendiğim bir sözü var:
“Askerlerinizin size şikayetlerini getirmeyi bıraktıkları gün, sizin liderliğinizin bittiği gündür. Ya size olan güvenlerini kaybetmişlerdir ya da sizin yardımcı olamayacağınıza veya ilgilenmeyeceğinize inanmışlardır. Her durumda bu bir liderlik başarısızlığıdır.”
Şikayet edenleri ve şikayetlerini size getirenleri siz takdir edebilir, “hiç olmazsa birlikte çözüm yolu arıyorlar” diye değerlendirebilirsiniz. Hem bu şekilde sizin bu şikayeti “ele alma” yollarında farklı alternatifleriniz de olabilir.
Çalışanlara şikayetleri için zaman ve mekan ayırın
Çalışanlarınızın şikayetlerinin ardında her zaman “bu sorunu çöz” mesajı olmayabilir. Belli bir zamanda size kendilerini ifade etmek, seslerini duyurmak istiyor da olabilirler. Bunu da düşünerek bu tür diyaloglar için “sınırlı” bir zaman ayırmayı düşünebilirsiniz. Bu şekilde hem çözülebilecek sorunları duyabilir hem de şikayet kası güçlü çalışanlarınızın sizin dışınızda sizinle ilgili veya işle ilgili herkese olumsuz konuşmasının da önüne geçmiş olabilirsiniz.
Toplantı gündemini önceden belirleyin
Bu tür bir toplantıdan önce çalışanınıza “gündemi” onun belirlemesi gerektiğini ve gündemi önceden görmek istediğinizi söyleyin. Böylece sorunu ve hikayeyi çerçevelemiş olursunuz. Çalışanınızın sunduğu gündeme sadık kalın ve konunun bambaşka yerlere gitmesine izin vermeyin. Eğer bir sebepten çalışanınız bu gündemi gönderememişse, siz bir defalık gönderin ve örnek olun.
Şikayetlere & sorunlara çözüm talep edin
Çalışanlarınıza her türlü şikayetlerini dinleyebileceğinizi gösterdikten sonra onlardan bu şikayetleri ile ilgili çözüm önerilerini de getirmelerini isteyin. Bu çözüm gerçekçi ve uygulanabilir olmalı, belli bir kişinin amacına değil tüm bölümün veya şirketin amacına hizmet etmeli. Çalışanınız getireceği şikayet konusuyla ilgili büyük ihtimalle sizden daha çok bilgiye sahiptir. Bunu ona ifade edin ve en iyi çözümü de onun getirebileceğini düşündüğünüzü iletin. Böylece onun kariyerine, uzmanlık ve deneyim alanına da saygı göstermiş, çözümün daha doğru olması için de liderlik etmiş olacaksınız.
Zaman sınırlamalarına uyun
Her türlü benzer toplantı öncesi çalışanınıza ne kadar zamanınız olduğunu belirtin. Özellikle çalışanınız bir konuyu konuştuktan hemen sonra başka konularda şikayet etmeyi seviyorsa bu madde kritik önem taşır. Şikayet ettiği konuyla ilgili çözüm önerisi ile gelen çalışan, çözüm önerisi olmadan başka konularda şikayet etmesinin doğru olmadığını ve sizin onu bu şekilde dinlemeyeceğinizi de böylece görmüş olur. Bu toplantıları mutlaka zamanında bitirin, gerekirse hemen bu toplantı sonrasında başka bir randevu ayarlayın.
Çalışanlarınızla açık sözlü bir iletişim geliştirin
Belli bir şikayetle ilgili eylem alamadığınız bir durum varsa, gizlilik kurallarını da göz önünde tutarak çalışanınıza neden eyleme geçemediğinizi açıklayın. Bu karşılıklı güveni ve iletişimin kalitesini arttıracaktır. Aynı diyalog içinde çalışanınız bir çözüm önerisi ile gelmediyse bunu onun yüzüne söyleyebilir, açık olabilirsiniz. Bu konuda örnekler paylaşmanız doğru olacaktır.
Köprüden önce son çıkış – Etkileşiminizi sınırlandırın
Yapılan araştırmalarda ekip liderlerinin ekip yönetimi için harcadığı zamanın büyük çoğunluğunun en iyi, en başarılı çalışanlar için olduğu saptanmış. Bir çalışanınız şu ana kadarki yaklaşımlarınıza cevap vermiyor ve aynı minvalde şikayete ve yıkıcı söylemlere devam ediyorsa, onunla da görüşerek ayırdığınız zamanı sınırlandırın. Ancak belli şekilde çözüm önerileriyle geldiği zaman onunla görüşebileceğinizi belirtin. Kendi iş yapma biçiminizi de anlamasını sağlamanız çok yerinde olur.
Şirkette yataylarınız arasında böyle çok şikayet eden biri varsa da mümkün olduğu kadar “Senin çözüm önerin ne olurdu bu durumda?” diye sorun ve ilgiyle dinleyin. Bu soru daha anlamlı diyalogların kapısını açacaktır.
Konuk Yazar: Bertay Fişekçi / Çalışan Bağlılığı Uzmanı & Profesyonel Koç
Yazara ait diğer yazıları okumak için buraya tıklayabilirsiniz!