Yönetici olarak bazen ekibinize olumsuz ve onları da etkileyecek bir haber vermeniz gerekebilir. Bu durum, liderlik becerilerinizin test edileceği durumlardan biridir. Peki, bu süreci en iyi nasıl yürütebilirsiniz?
Ekibinize iletmeniz gereken durum, bir şirket kararı olabilir. Ekibinizin bu haberi duyması, duygularını ifade etmesi, karara mümkünse onay vermesi veya en azından nötr kalması ve -yeni karar bazı bireyleri etkileyecek olsa da- şirketin geleceği için daha iyi olacağı duygusunun yaygınlaşması sizin sorumluluğunuzdadır. Bazı çalışanlar için bu mümkün olmayabilir; ancak ekibinizin bu zor durumda “bağlılık” seviyesini korumak, tamamen sizin bu iletişimi nasıl yönettiğinize bağlıdır. Gelin bu süreçle ilgili püf noktalarına birlikte bakalım…
Empati ile hazırlanın
İletişime lütfen empati ile hazırlanın, şu sorular yardımcı olabilir;
- Dinleyenler bu haberi duyduklarında neler hissedecekler?
- Ben olsam ne hissederdim?
- Ben olsam bu haberi nasıl duymak isterdim?
Özellikle giriş cümlelerinizde ekibinizi anladığınızı, onların duygularını bildiğinizi, onların durumunu gördüğünüzü ifade edin, bu ifade sırasında ne kadar samimi olduğunuz zaten ses tonunuzdan hemen belli olur. Burada rol yapmaya çalışmayın. Gerçekten çalışanlarınızın durumu ile ilgili ve bundan sonraki süreç ile ilgili düşünün, dertlenin, planlayın.
Siyah & Beyaz yerine duygu karmaşasını kabul edin
Bu tür durumlarda bireysel duygular çok yoğunlaşabilir, farklı çalışanlar farklı şekillerde düşünebilir. Şirket kararını alkışlayacak çalışanınız da olabilir, duygu patlaması ile protesto etmek isteyecek de… Lütfen çok köşeli ve keskin bir tavır takınmayın, her tür farklı tepkiyi dinleyin ve anlamaya çalışın…
“Şirket bir karar vermiş, artık tartışma zamanı geçmiş, kabul edenler kalsın, etmeyenler gidebilir” şeklinde köşeli bir tavır gösterdiğinizde kalma ve durumu anlama ve yeni normalde yaşama eğilimi gösteren çalışanlarınızdan da ayrılanlar olabilir. Sizin misyonunuz kararın en doğru şekilde algılanmasını sağlamak ve ekibinizle birlikte geleceğe bakmak olmalıdır.
İletişim stratejinizi 5M aracı ile planlayın
İç iletişim stratejinizde şu 5 boyutu planlayarak başarıya ulaşabilirsiniz:
- Mission – Misyon: Konuşmanın başında misyonunuzu ve şirketin var olma sebebini paylaşın
- Members of Audience – Dinleyenler: Sizi kimler dinleyecek, nasıl bir eğilimleri var, nelerden endişe duyarlar, neleri duymak isterler, onları düşünerek cümlelerinizi hazırlayın.
- Messages – Mesajlar: Mesajınızın net, keskin, kısa ve kararlı olmasına özen gösterin.
- Media – İletişim araçları: Hangi araçları hangi sırayla kullanacağınızı belirleyin, ön mektup, yüz yüze toplantı, soru & cevap dokümanı, telefon konferansı, odak grup toplantısı, haber bülteni, liderlerden videolar gibi çok çeşitli araçları kullanabilirsiniz.
- Manager’s Support – Üst Yönetim Desteği: Uygunsa mesajı üst yönetimden birinin ekibinizle paylaşmasını sağlayabilirsiniz. Bu, kararın tüm şirket tarafından desteklenmesi gerektiği konusunda yardımcı olur.
Zamanlamaya dikkat edin
Ekibiniz bu yeni kararı sizden duymalı. Bu yüzden zamanlama çok önemli bir faktördür. Ekip lideri olarak kararın nasıl alındığını, hangi faktörlerin etkili olduğunu, kararın ardındaki stratejik değişimi ekibinizin sizin ifadelerinizle duyması çok değerlidir. “Haber” bir defa sızdırıldıktan sonra herkes anlamak istediği gibi anlayacak, sizin haberi vermeniz bu dedikodulara “karşı” bir savunma tiradı gibi olacaktır. Bunu istemezsiniz. Ayrıca ekibinizin güvenini kazanmak ve kaybetmemek için bu tür haberleri sizden duymalarında büyük önem vardır. Ekipte çok sayıda çalışanı etkileyecek bir haberin mümkünse 60 gün, olmazsa 30 gün önceden etkilenecek çalışanlar ile paylaşılması değerlidir ki çalışan kendi planlamasını yapabilsin. Bu süreçte de “zamanlama” her şeydir.
İfadeleri basit ve resmiyetten uzak tutmaya çalışın
Bir şirket kararını borsaya yazılmış bir basın açıklaması tonunda açıklamak ekibinizle aranızdaki mesafeyi açacağı gibi resmiyet daha iyi anlaşılmasını da sağlamaz. Ayrıca ağdalı, uzun, resmi, bürokratik dil mesajı da önemsizleştirir, dinleyenler “bu laf kalabalığının arkasında ne var acaba?” sorusunu sorar.
Haber neyse, dolandırmadan, sol kulağınızı sağ elinizle göstermeden, etrafını güzel kelimelerle doldurmadan, doğrudan ifade edin. Odağı daraltıp konu üzerinde kalırsanız, kararı açıklamanızdan sonraki soru cevap da daha verimli olur.
Arka planı – Nedeni ve süreci paylaşın
Araştırmalar gösteriyor ki çalışanlar kendilerini olumsuz etkileyen haberlerde bile eğer arka planda inandırıcı bir karar alma süreci olduğuna ikna olurlarsa haberi daha yumuşak karşılayabiliyorlar. Kararın arka planını açıklayın, bildiğiniz kadar karar sonrası durumla ilgili vizyonu paylaşın. Sürecin nasıl çalıştığını, hangi kriterlerin dikkate alındığını, şirketin geleceği için bazı çalışanları kötü etkilese de kararın alınması gerekliliğini açıklayın. Tabii bazı kararlar bu anlattıklarınıza uymayabilir veya siz böyle olduğuna inanmayabilirsiniz, ancak liderlik becerilerinizin kendini göstereceği yer burası, şirket stratejisinin arkasında durmanız gerekiyor.
Çalışanların iyiliğini düşündüğünüzü ve onlara değer verdiğinizi belirtin
Çalışanlar kendilerini de etkileyen kötü bir haber duyduklarında akıllarına ilk şu soruların gelmesi normaldir.
- Bu değişim beni nasıl etkiler?
- (Örneğin) İşimi kaybedeceksem bundan sonra neler olacak?
- Şirket benim iyiliğimi düşünüyor mu?
- Şirket etkilenen çalışanlara adil davranıyor mu?
- Şirket insancıl bir yaklaşım benimsemiş mi?
Etkilenen çalışanlarla ilgili düşünüldüğünü, bir geçiş dönemi tasarlandığını belirtip bu desteğin ayrıntılarını paylaştığınızda çalışan bu sorulara olumlu cevap verebilir.
Dinleyin
Ekibinizin duygularını ifade etmesine olanak tanıyın. İsyan edebilirler, kararı saçma veya adaletsiz bulabilirler, bırakın konuşsunlar. Savunma yapar gibi cevap vermeyin, tartışmaya girmemeye özen gösterin. Ekip lideri olarak bir sorumluluğunuz da ekibinizin bu duygusal ağırlığını omuzlarınıza almak, taşımaktır. Onlara empati gösterin, ancak “Üst yönetimin kararı, ben de katılmıyorum” demeyin. Dinlerken mümkün olduğu kadar geleceğe odaklanmaya çalışın. Çalışanlar verilen bu karardan sonra neler olacağını, çalışma biçimlerini ve onların günlük hayatına etkisini bilmek isteyeceklerdir. Mümkün olduğu kadar bu karardan sonra nasıl bir çalışma biçimine geçileceğini ve bunun sebeplerini anlatın. Eğer öyle inanıyorsanız, bu yeni stratejinin sizi heyecanlandırdığını söyleyebilirsiniz.
Liderliğiniz bu tür durumlarda belli olacak, kolay gelsin…