Ekip yöneticisi olarak zaman zaman ekibinizde işlerin yavaşladığını fark ediyor olabilirsiniz. Böyle bir durumla karşılaştığınızda ne yapmalısınız? Çalışan Bağlılığı Danışmanı Bertay Fişekçi, size 6 öneri sunuyor!
Bazı durumlarda tek tek ekibinizdeki üyelerin peşinde koştuğunuz oluyor mu veya kronik bir kaçınma/yavaşlama sezdiğiniz oluyor mu? Ekip yöneticisi olarak en öncelikli göreviniz ekibinizin iş çıktısının en üst düzeye çıkmasını sağlamaktır. Bu yolda işinize yarayabileceğini düşündüğüm 6 önerim var.
Temel bir vizyon ile başlayın
Projenin veya ekibinizin sorumluluğunun “sonunda” nereye varmasının istendiğini ekibinizle paylaşmanız ve bu konuda aynı sayfada olmanız kilit önem taşıyor. Ekibinizin misyonunu yazarak ekiple paylaşabilirsiniz.
Örneğin;
“Bu projede yaratacağımız app para transferinde dünyayı değiştirecek.
Ekibimiz ülkemiz ihracatında önemli yere sahip firmamızın nakit akışını yönetmek gibi kritik bir misyona sahip.”
İnanılacak bir oyun planı yaratın
Bu oyun planı, gerçekleşme ihtimali yüksek ve yapılabilir bir eylem akışı içermeli. Çözmek için ekibin önüne gelen sorunu tam olarak tanımlamalı ve çözüm için net yollar önermeli. Ekibin kaynaklarını, zamanını ve araçlarını göz önüne alarak oluşturulmuş olmalı.
Ekibiniz büyük bir firmanın içinde küçük bir ekipse, mutlaka büyük misyona dokunan bir oyun planı olmalı… Özellikle satış ekipleri için pazar büyüklüğü, pazarın trendleri, büyük alıcıların davranışları ve ürün & fiyat pozisyonu gibi tüm faktörler düşünülerek bu oyun planı yaratılmalı. Tabii ki, sahadaki arkadaşlarımızın bu planda sözü olmalı ki katılımları da daha canlı ve disiplinli olabilsin.
Planınız, ekibinizin güçlü yanlarını ortaya koyacak şekilde olsun
Planınızı hazırlarken ekibinizin becerilerini ve olağanüstü özelliklerini dikkate almanızı öneriyorum. Örneğin; satış ekibinin en beceriyle satabildiği ürün gamı, tasarımcıların uzman oldukları platform veya ürün yöneticisinin önceki deneyimine dokunan yeni ürün planı düşünülebilir. Birçok ekibin birbiriyle etkileşimde çalıştığı projelerde her ekibin kendi uzmanlığı üzerine en çok zamanı harcaması, toplamda proje başarı şansını da artıracaktır.
Pareto prensibini unutmayın
Pareto prensibini herhalde duymuşsunuzdur… Çıktılarınızın yüzde 80’ini çalışmalarınızın %20’si sağlar, gelirinizin yüzde 80’ini müşterilerinizin yüzde 20’si getirir der bu prensip. Siz de bu prensip ışığında ekibinizin çaba harcadığı eylemleri takip ederek en çok getiri sağlayacak o yüzde 20’yi bulmaya odaklanabilirsiniz.
Ekibinizin işler arasındaki önceliklendirme tercihleri belli mi, bu konuda sıkıntı olduğunda sizinle tartışıyorlar mı? Bireysel olarak da her ekip üyesi şu soruyu sorabilir ve cevaba göre günlük & haftalık eylemlerini planlayabilir.
Bugün sadece bir işi başarabilecek olsam, hangi işi bitirirdim?
Zaman Yönetimi eğitimlerimde de andığım Steve Jobs’un şu cümlesini hatırlatmak isterim.
İnsanlar “odaklanma” deyince üzerinde odaklanmaları gereken işe “Evet” demek olduğunu düşünüyorlar. Aslında bu hiç de doğru değil. Bu arkada duran yüz güzel fikre hayır diyebilmek anlamına geliyor. Çok dikkatli seçmelisiniz. Ben yaptıklarımız kadar yapmadıklarımızla da gurur duyuyorum. İnovasyon bin şeye “Hayır” diyebilmektir.
Kimin, neden sorumlu olduğunu netleştirin
Bazen bir beyin fırtınası toplantısında harika birçok fikir havalarda uçuşabilir. Yeni bir özelliği denemek, o özelliğin tutup tutmayacağı ile ilgili araştırma yapmak, farklı bir tasarım dili önermek, müşteri ile bir pilot çalışma yapmak gibi… Bu heyecanlı dakikaların ardından toplantı birdenbire biter ve kimin ne yapacağı sorusu havada kalabilir. Ekip yöneticisi olarak kimin tam olarak neden sorumlu olduğunu net bir şekilde ifade etmekten çekinmeyin. Eşit ekip üyeleri arasında bir konuyu paylaştırırken konunun bir boyutunu bir arkadaşımız üstlenebilir, diğer boyutunu diğer arkadaşımız üstlenebilir, sonra bir araya gelip fikirleri üzerinde tartışabilirler. “Her konu” havada kaldığında sorumluluk almama kültürü de yerleşmiş, insanların birbirine iş vermeleri üzerinden gereksiz tartışmaların oluştuğu bir ekip haline de gelebilirsiniz.
Büyük işi parçalayarak ilerleyin
Parkinson yasasını da duymuş olmalısınız: Her iş “mümkün olan” zamana kadar uzar. Yapılacak iş veya projeyi “büyük” parçalar halinde ele aldığımızda işin uzaması “doğal” kabul edilmeye başlar, verilen “son tarih” hep uzakta algılanır ve hep “daha vaktimiz var” yaklaşımı hakim olabilir. Bunun sonuçları çok sıklıkla o “son tarihe” yetişememek ve o tarih yaklaştıkça panik havası yaşamak olur.
Projeyi küçük parçalara ayırıp bitirme sürelerini de buna uyumlu şekilde planladığınızda başarı şansınız artacaktır.
