Son dönemde farklı trendler olsa da yıl sonu performans görüşmeleri halen ekip lideri ile çalışan arasında önemli bir ilişki dönemeci olmaya devam ediyor. Bazı şirketler bunu tamamen kaldırdılar, ancak büyük çoğunlukta halen bu görüşmedeki sonuçlar çalışanın maaş artışı, başarı kriterlerinin belirlenmesi gibi önemli konularda rol oynuyor. Performans görüşme sürecinde size yardımcı olacak şu önerilere dikkat!
Erken başlayın ve sizce “zor” görüşmeleri önce yapın
Size rapor eden çok sayıda çalışanınız varsa, performans görüşmeleri ve bu görüşmelerin dokümantasyonunu son güne bırakmayın… Önceden kiminle görüşeceğinizi planlayın ve mümkünse sizce “zor” olan çalışanınızla görüşmeyi en öne alın. Bu önceden planlama size ne konuşacağınızı, ardından neler yazacağınızı düşünme fırsatı verecektir. Her ne kadar yılın sıkışık zamanına denk gelse de bu konuya özel zaman planlamaktan çekinmeyin. Size zor gelen görüşmeleri öne almanız, size düşünme zamanı verecek ve bu görüşmeleri son ana sıkıştırmanın getireceği ek gerginlikten de kaçınmış olacaksınız.
Gerekirse “prova yapın”
Bazı görüşmelerde provaya ihtiyaç duyabilirsiniz. Bu aslında bu konuyu ne kadar ciddiye aldığınızın da bir göstergesi olabilir. Eğer bir çalışanınızla farklı görüşlerin dile getirileceği bir görüşme olacağını düşünüyorsanız, konuyla ilgisi olmayan bir arkadaşınız ile bu görüşmeyi prova edebilirsiniz. Hem bu tür bir provada farklı senaryolar da tartışılabilir, hazırlığınız artar. Bu noktada bir başka ekip lideri arkadaşınız veya insan kaynakları size yardımcı olabilir.
Sürpriz yapmayın (Mecbur kalıyorsanız da çalışanın sindirmesi için ona zaman tanıyın)
Her çalışanınızla aranızda düzenli bir geri besleme döngüsü olması beklenir. İyi bir performans görüşmesi sürpriz içermez ve yıl boyu süregelen belli konuların toparlandığı bir görüşme olmalıdır. Çalışan performans görüşmesinde yıl boyu sizden duyduğu şeyleri duymalıdır. Performans görüşmesinde bir olumsuz akış varsa, çalışan bunu sizden zaten duymuş ve üzerinde çalışmaya başlamış olmalıdır. Eğer müdür değişikliği veya farklı bir sebepten çalışan bu olumsuz geri beslemeyi ilk kez performans görüşmesinde sizden duyuyorsa, ona bunu anlaması ve sindirmesi için zaman tanıyın lütfen. Geliştirici yaklaşımınızı bir süre erteleyebilirsiniz ve daha sonra yapabilirsiniz.
Diyaloğu dengede tutun
Performans görüşmesi yaptığınız çalışanınız işini %95 oranında iyi bir şekilde yapıyorsa, oturumun yarısını “geliştirmesi” gereken bir iki konuya ayırmayın. Başarılı ve gelişmesi gereken alanlara ayıracağınız zamanı gerçek hayattaki ağırlıkları ile dengede olacak şekilde yapın. Aynı şekilde bir çalışanınız büyük oranda beklenenin altında iş yapıyorsa, görüşmenin %70’inde “iyi” yaptığı şeyler üzerinde durup beklenti altında kaldığı konuları önemsiz hale getirmeyin. Görüşmedeki geri beslemelerinizin hayata uyumuna dikkat edin.
Spesifik örnekler verin
Çalışanınızı bir konuda takdir ederken “Çok iyi iş çıkardın orada!” demeniz yeterli olmayacaktır. Aynı şekilde gelişim alanlarından bahsederken “Biraz daha yaratıcı olmalısın” veya “Takım çalışmasına katılımını arttırmalısın” demek de çok bir anlam ifade etmeyecektir. Çalışanlar spesifik olarak davranışları ve o davranışların ekip lideri tarafından değerlendirilme biçimini bilmek isterler ki ona göre yeni davranışlar için çalışmaya başlayabilsinler. Bu sebeplerden hem takdir hem de gelişim alanları ile ilgili ifadelerinizde spesifik olayları ve davranışları örnek göstermeniz son derece önemlidir. Bu aynı zamanda çalışanınızın güvenini kazanmanızı sağlar ve sizin onun gelişimi için spesifik davranışları izleyip önem verecek bir detayda gözlemlediğinizi de ortaya çıkarır.
Zemininizi koruyun
Performans değerlendirme toplantısı yıl boyunca verdiğiniz mesajları tam tersine çevireceğiniz bir toplantı olmamalı… Sürpriz yapmama prensibine de uygun olacak şekilde vermekte olduğunuz temel mesajlara tutunmanızı öneririm. Çalışandan gelecek görüşlere dayanarak konumunuzu sert şekilde değiştirmeniz farklı algılara yol açabilir, size ve ilişkinize hizmet etmeyebilir. Eğer bu tür durumlarda konumunuzu koruyamıyor ve diyaloğun istemediğiniz noktalara gitmesini engelleyemiyorsanız, o zaman prova yapmanızı öneririm.
Buradaki “zemini koruma” dar fikirlilik veya inatçılık değil… Performans görüşmesi tüm yılın diyaloglarının özetlendiği bir oturum olmalı. Görüşünüz tabii ki değişebilir, ancak bu değişim ani olmamalı…. Siz çalışandan bir konuda ek bir eylem bekliyorsanız ve bu eylemi görüyorsanız, görüşünüz olumluya dönüşüyorsa bunu ona performans görüşmesini beklemeden de söyleyebilirsiniz.
Odada olmayanlarla ilgili konuşmaktan kaçının
Her görüşmede ekibinizden bir arkadaşı değerlendiriyorsunuz. Bu nedenle odada olmayan diğerlerini bu diyaloğa sokmamaya gayret edin. Belli bir çalışana verdiğiniz geri besleme, ekipten başka çalışanların yaptığı ve yapmadığı eylemlere bağlı olmasın, sadece oturumdaki çalışan ile ilgili olsun. Eğer illa başka çalışanlarla ilgili bir örnek vermeniz gerekecekse bunu mümkün olduğu kadar “veriler” ve “gerçekler” üzerinden yapın ve “kişisel” fikirlerinizi diyalog dışında tutun.
