En etkili toplantıları yönetmeniz için 7 adım

Toplantılar, iş dünyasının vazgeçilmez bir parçası; ancak etkin olmayan toplantılar, zaman kaybına ve hayal kırıklığına yol açabilir. Bu durumu engellemek için Çalışan Bağlılığı Danışmanı Bertay Fişekçi’nin size önerileri var.

Toplantılarla ilgili müşterilerimden tatminsizlikler ve hayal kırıklıkları duymaya devam ediyorum… Bu konu anlatılmaya, konuşulmaya devam ediyor; fakat tüm organizasyonun zaman ve iş çıktısı açısından daha iyisi olması için çaba gösterilmeli diye düşünüyorum.

Bu yazıda toplantı organize eden kişinin yolculuğu üzerinden 7 adımda toplantının etkinliğini en yüksek seviyeye çıkarmak için yapılması gerekenleri paylaşacağım.

Neden toplantı yapacağınızı iyi bilin

Toplantınızın karar verme, çözüm bulma veya bilgi paylaşma amacıyla olduğuna karar verin,
Bu üç sebepten biri değilse, o toplantıyı düzenlemeden ilerlemeyi düşünün,
Toplantınızın sonunda gelmek istediğiniz noktayı netleştirin,
Kimlerin katılabileceğini düşünmeye başlayın.

Net bir ajanda oluşturun ve paylaşın

Toplantının amacına göre nelerin konuşulmasının gerektiğini listeleyin,
Her bir bölüm için kabaca bir zaman planı yapın,
Her bir ajanda bölümü için kimlerin toplantıya katılması gerektiğini netleştirin,
Aynı bölümden birkaç kişi, aynı konudan birkaç kişi çağırarak verimsizliğe yol açmamaya çalışın.

Sizin konuşma akışınızı planlayın

Paylaşacağınız verileri bir araya getirin ve kısa ve net bir sunuma dönüştürün,
İstediğiniz veya ihtiyacınız olacak veriler tamam değilse toplantıyı ertelemeyi düşünün,
Her bir ajanda bölümü için notlar veya görseller hazırlayın,
Mümkünse savunduğunuz pozisyonları desteklemek için gerçek hayattan örnekler veya hikayeler kullanın.

Katılımcıların hazırlanmalarına yardımcı olun

Katılan her kişinin toplantının amacını bildiğinden emin olun,
Gerekli ön okumalarla ilgili dokümanları en azından 24 saat öncesinde katılımcılara iletin,
Katılımcıların konuyu ve tartışmayı bilerek toplantıya gelmelerini sağlayın.

Toplantıyı yürütün

Toplantınızın temiz ve net bir açılışla başlaması için gerekli özeni gösterin, zamanı ayırın,
Her bir ajanda bölümünün planlanan sürede tartışılmasına özen gösterin,
Toplantı sırasında alınan kararları ve netleşen sorumlulukları not edin veya not eden birini atayın,
O toplantıya ait olmayan ve fakat değerli fikirler ve notlar içeren ifadeleri ayrı bir yerde birleştirin.

Toparlayın ve takip noktalarını netleştirin

Toplantının sonunda alınan kararları özetleyin,
Her bir eylem kararını netleştirin,
Her eylem kararının ardından kimin yapacağı, nasıl bir çıktı beklendiği ve ne zamana kadar yapılacağı bilgilerini netleştirin ve herkesle paylaşın,
Kenara yazılmış diğer konularla ilgili kimin neyi takip edeceğini de aynı şekilde belirleyin,
Eylem listesinde yazılanların gerçekleşmesinin takibi, toplantının sahibi olarak sizin sorumluluğunuzdadır. Katılımcı kişi bazı işleri delege edebilir, fakat takip ettiğinizden emin olmalısınız.

Değerlendirme yapın

Toplantı sonunda değerlendirme için bir beş dakikanızı ayırın,
Katılımcılara “Bu toplantıda neleri beğendiniz?” ve “Neler daha iyi olabilirdi?” diye sorarak notlar alın.

Temel uzlaşılan kurallar

Toplantıların tüm şirkette belli bir verimlilikte ve uygun sürelerde yapılmasının sağlanması için tüm şirketin kabul edeceği bazı kuralların netleştirilmesi ve herkesle paylaşılması çok iyi olur, bazı örnek yaklaşımlar şöyle olabilir;