İyi bir yönetici veya iyi bir şirket olduğunuzu ortaya koyabileceğiniz en önemli göstergelerden biri şüphesiz ki performans değerlendirme sisteminiz. Kariyer eğitmeni ve koç Tuğba Kaplan, performans değerlendirme sürecinizi iyileştirecek önerilerini sizin için paylaştı.
Performans değerlendirmeyi; “Belli aralıklarla, çalışanların performanslarının değerlendirildiği, sonucun kaydedildiği ve çalışana geri bildirim verildiği” bir süreç olarak tanımlayabiliriz. Etkili bir şekilde uygulandığında verimliliğe olumlu yönde etkisi olan bu sürecin, etkisiz ve yanlış uygulandığında oldukça olumsuz etkilerinin olduğunu da söyleyebiliriz. İşte, etkili bir performans değerlendirme süreci için dikkat etmeniz gereken 10 şey:
- Öncelikle performans değerlendirme sürecini “aba altından sopa göstermek” olarak görmemeliyiz. Bu sürecin sonuçlarını kişisel ve kurumsal gelişime katkı sağlayıcı unsurlar dizisi, iç müşteri memnuniyetini arttırıcı bir etki, rol ve sorumlulukları netleştirici bir materyal, ücret entegrasyonu ile adil ücret yönetimini sağlama ve gerekli durumlarda ödüllendirme mekanizmalarından biri olarak görmeliyiz.
- Sadece yöneticilerin çalışanlarını değerlendirdiği bir sistem yerine, aynı zamanda çalışanların da yöneticilerini değerlendirebildiği bir sistem geliştirmeliyiz.
- Tüm çalışanların aktif katılımını sağlamalıyız.
- Bilgi güvenliğine dikkat etmeliyiz.
- Değerlendirme kriterlerini oluştururken “yetkinlikleri” mutlaka göz önüne almalıyız. Yöneticilerin ve çalışanların aynı kriterler üzerinden değerlendirilip değerlendirilmeyeceği kurumdan kuruma farklılık gösterebilir. Bazı kurumlar yöneticiler için yönetsel becerilerin bulunduğu ayrı bir form hazırlarken, bazı kurumlar kurum içi terfi sistemine önem verdiği için çalışanların da yönetsel becerilerini analiz etmek isteyebilir.
- Değerlendirme formlarında oldukça sade ve yalın cümleler kullanmalıyız.
- Değerlendirme yapacak herkesin detaylı bir şekilde bilgilendirilmesini sağlamalıyız. Burada en çok dikkat edilmesi gereken konulardan biri değerlendirme yapılırken aynı standartlara göre ilerlenmesi gerektiğidir. Örneğin, aynı konuda farklı puanlamalar yapılmamalıdır. Bu nedenle sistemin çalışanlara aktarılırken mümkün oldukça somutlaştırarak anlatılmasında fayda var. Bu konuyla ilgili şöyle bir örnek verebiliriz; “Genellikle hatasız iş yapmaktadır” maddesiyle ilgili değerlendirdiğiniz kişi 1 ay içerisinde en fazla 3 kez hata yapıyorsa “uygun” kısmını işaretleyin, eğer 1 ay içerisinde ortalama 3-6 kez hata yapıyorsa “biraz uygun” kısmını işaretleyin. Anlatımlarınızı somut durumlara ne kadar dayandırırsanız, değerlendiricilerin zihinlerinde de bir değerlendirme standardının oluşmasını o kadar kolay sağlarsınız.
- Sistem tamamen anlaşılana ve etkili bir şekilde ilerleyene dek pilot uygulamalar yapmalı, her pilot uygulamanın sonucunu analiz ederek eksikliklerini gidermeliyiz.
- Her performans değerlendirme sonrası çalışanların performans raporlarının kendileriyle paylaşılmasını sağlamalıyız. (Sadece belli bir puanın üstünde ya da altında sonuç elde eden çalışanlarla değil, tüm çalışanlarla sonuçlar paylaşılmalıdır.) Performans görüşmeleri esnasında çalışanların başarılı ve gelişime açık alanlarını birlikte paylaşılmalı, kendileriyle birlikte bir gelişim programı çıkarmalıyız.
- Son olarak, performans değerlendirme sürecinin adil ve şeffaf bir şekilde işlemesi için elimizden geleni yapmalıyız.
Konuk Yazar: Tuğba Kaplan / Kariyer eğitmeni ve koç