Görev tanımları nasıl hazırlanmalı?

Görev tanımları; kurum içerisinde bulunan pozisyonlardan, hangi işlerin beklendiğini gösteren ve bu işlerin hakkıyla yerine getirilebilmesi için sahip olunması gereken yetkinlik ve özelliklerin bulunduğu dokümanlardır. Peki bu dokümanlar nasıl hazırlanmalı? İK danışmanı ve eğitmen Tuğba Kaplan, sizin için açıkladı…

Görev tanımlarıyla ilgili dokümanların hazırlanması, çalışanlara deklare edilmesi ve muhafaza edilmesi kanunen zorunludur. Bu nedenle kurumların hepsinde görev tanımları bulunur. Burada asıl önemli olan konu görev tanımlarının bulunmasından ziyade, tanımların gerçeği net ve anlaşılır şekilde yansıtmalarıdır. Karşılaştığımız birçok görev tanımını inceleyip, o görevi yerine getiren çalışanların çalışmalarını gözlemlediğimizde; görev tanımlarında yazanlar ile yerine getirilen görevler arasında farklılıklar, eksik ya da fazla kısımlar fark edebiliyoruz. Tam da bu durumlarda hazır olan görev tanımlarının gerçeği yansıtmadığını söyleyebiliriz.

Peki, gerçeği yansıtan görev tanımlarını nasıl hazırlamalıyız? 

Bu sorunun cevabını vermek için aşağıdaki konulara dikkat etmemizde fayda var.

• Görev tanımları kişiye özel değil, pozisyona özel hazırlanmalıdır.
• Görev tanımı hazırlanırken (yeni pozisyon değilse) o işi yapan kişilere detaylı bir anket yapılmalıdır. Bu anket hazırlanırken başlıklar günlük, haftalık ve dönemsel görevler olarak ayrılırsa süreç kolaylaşır.
• Mümkünse pozisyondan beklenen iş süreçleri gözlemlenmelidir.
• İlgili yönetici ile pozisyondan beklenen görevler ve sorumluluklar ele alınmalıdır.
• Tüm bu bilgilere piyasa araştırması da eklenmelidir.
• Edinilen tüm veriler derlenerek yetkinlikler kısmı eklenmelidir.

Yetkinlikler eklenirken  şu konulara dikkat etmemiz önemlidir:

• Pozisyonun gerektirdiği işleri “hakkıyla” yerine getirebilmek için ihtiyaç olan “minimum” teknik ve davranışsal yeterliliklerin listesi çıkarılmalıdır.
• Gerekli olan minimum eğitim seviyesi gibi diğer yeterliliklerin de listesi çıkarılarak görev tanımlarına eklenmelidir.

Tüm bunların ardından görev tanımları o pozisyondaki kişilere ve pozisyonun yöneticisine deklare edilerek dosyalanmalıdır.

Son olarak, görev tanımlarının arada gözden geçirilmesi ve gereklilik olduğunda güncellenmesi önemlidir.